Wir haben 4 Arbeitsplätze.
Zwei Arbeitsplätze sollen, auch mit Regeln, Dokumente und E-Mails in DT3 importieren.
Wie verhindere ich, dass Dokumente doppelt importiert werden?
Oder merkt DEVONthink das?
Vielen Dank.
Peter Schulze
Handelt es sich um Regeln in Mail oder in DEVONthink? Und wie genau werden die Dokumente oder E-Mails denn importiert?
Es handelt sich um Regeln in DT3.
Die Arbeitsplätze bekommen die selben E-Mails. Und es würden die selben Regeln ausgeführt werden.
Der Hintergrund ist, es ist immer mal jemand einige Tage nicht am Platz.
Z.B. meine Kollegin macht Home-Office. Oder Ich bin auf Dienstreise. Schalte nach einer Woche den Mac an und alle Regeln werden ausgeführt.
Die dann schon mal auf dem anderen Mac ausgeführt worden.
Ist das sinnvoll?
Lassen sich die Markierungsflaggen in Mail mit DEVONthink lesen und in Mail setzen? Dann könnte eine Regel nach dem Importieren die Mail auf dem Mailserver mit einer Flagge versehen, die “schon importiert” bedeutet. Und die Regel würde nur importieren, wenn diese Flagge nicht gesetzt ist.
DEVONthink selbst kann das nicht, aber die Skripte für Apple Mail sollten sich entsprechend ändern lassen.
Oder sollte ich lieber in einen zusätzlichen DT3 Benutzer investieren?
Da kann ich DT3 auf unserem MacMini-Server laufen lassen und die Regeln nur dort arbeiten lassen.
Sonst gibt es sicher Dublikate, wenn 2 Benutzer das gleiche importieren?
Ein weiterer Benutzer ist eigentlich nicht nötig. D.h. abgesehen von angepassten Skripten gibt es noch zwei Möglichkeiten:
- Nur ein Benutzer führt die Regeln auf seinem Rechner aus
- Eine weitere Regel filtert Email-Duplikate
Vielen Dank erst mal.
Grundsätzlich braucht es das Ausführen der Regeln nur auf einem der Rechner. Die anderen Rechner übernehmen das.
Ansonsten könntest du auch die Datei, in der die Regeln gespeichert werden, synchronisieren (dann halt nicht mit DT, sondern mit einem anderen Tool, z.B. ChronoSync). Die Regeln findest du in diesem Pfad:
~/Library/Application Support/DEVONthink 3SmartRules.plistDanke für die Antwort.
Das ein Rechner für die Ausführung der Regeln reicht, ist mir soweit klar.
Unser Arbeitsablauf ist oft so, dass meine Kollegin und ich (also 2 Arbeitsplätze) gleichzeitig arbeiten.
Soweit so gut.
Des öfteren bin ich halt auf Kundenbesuch oder ein paar Tage weg. Dann ist mein Computer aus und arbeitet keine Regeln ab.
In dieser Zeit ist meine Kollegin da und Ihr Computer “regelt” das.
Wenn ich nun wieder im Büro bin und meinen Computer anschalte, würde dieser anfangen die Regeln abzuarbeiten (meistens E-Mails und Anhänge in DT3 einsortieren). Da wir die gleichen Mails erhalten (über unterschiedliche Postfächer).
Meine Befürchtung ist, dass diese Vorgehensweise in DT3 Duplikate erzeugt.
Getestet habe ich es jedoch noch nicht.
Da wollte ich vorher die Profis fragen.
Vielen Dank.
Ich habe es erst mal so gelöst:
- E-Mails werden mit einer Regel (Script) aus Mac-Mail zu Devonthink 3 exportiert.
DT3 importiert die Mails immer nur einmal. Das ist gut - E-Mail Anhänge würden mit Script-Regel Regel, wenn sie auf zwei Computern laufen, doppelt importiert werden und Duplikate erzeugen.
Hier habe ich das mit Zapier und Hazel gelöst.
Für unseren Zweck funktioniert es jetzt.