ich suche nach einer Möglichkeit meine Dokumente in ein Archiv auszulagern. Schön langsam kommt mein DevonThink an die Grenzen der Produktivität. Es kann durchaus passieren dass mein Devonthink 5 Minuten braucht bis es den Ordner wechselt (Vor allem wenn es ein paar Stunden nicht genutzt wurde - ist es in Benutzung, dann läuft es) Ich habe einfach schon zu viele Daten und Dokumente drin. Ich spreche von ca 1.300.000 Dokumenten und in Summe ca 650 GB. Dokumente von vielen Jahren.
Ich weiß es gibt bei Ablage Export → Archiv. aber das macht ja nur ein Zip File mit der Datenbank. Das ist nicht das was ich suche.
Ich suche eher so eine Möglichkeit ähnlich wie bei Outlook. Das man einen Archivpfad angeben kann, wo alle Dokumente inkl. der Ordnerstruktur verschoben werden, die älter als XX Zeitraum sind.
Auch das kann ich theoretisch manuell machen, hier gibt es aber Grenzen.
Möglichkeit
Ich kopiere die Datenbank, und lösche aus der produktiven dann alle Dokumente die älter als XX Zeitraum sind. Mache ich das aber nach ein paar Jahren wieder, dann hätte ich zwei Archivdatenbanken. Nehme ich die letzte Archivdatenbank, dann müsste ich die Dokumente suchen die älter als X sind, aber ich könnte diese dann nicht mit der Ordnerstruktur verschieben.
Möglichkeit
Ich lege mir eine Archiv-Datenbank an, und kopiere alle Dateien inkl. Ordnerstruktur aus der Produktiv-Datenbank, und lösche dann in der Produktivdatenbank alle Einträge die Älter sind als X (Ähnlich wie in der 1. Möglichkeit). Dann beim nächsten Archivzyklus kopiere ich wieder alle Dateien inkl. Ordnerstruktur aus der Produktiv-Datenbank.
Nachteil → Ich habe alle Ordner doppelt, die beim 1. Zyklus auch schon vorhanden waren. Zweite nachteil, dass ich teilweise doppelte Dateien habe.
Mein Wunsch, bzw. Erwartung wäre:
Produktivdatenbank so einstellen, dass alle Dateien inkl. der dazugehörigen Ordner und Unterordner die älter als X sind in eine Archivdatenbank verschoben werden ohne die Archivdatenbank öffnen zu müssen.
Also wirklich so, wie man es von Outlook eben kennt. Das wäre echt der Wahnsinn wenn ich so eine Möglichkeit hätte.
Es ist ja schon lange keine “Eine” Datenbank mehr. Inzwischen bin ich bei 21 Datenbanken.
Eine Datenbank pro Kalenderjahr ist nicht möglich. Da ich immer wieder ab und an mal in alten Dateien wühlen muss. Wenn ich jetzt z.B. eine Datenbank für 2008, 2009, 2010 etc. hätte, ich aber nicht weiß von wann die Datei ist, dann müsste ich alle Datenbanken öffnen und suchen.
Wenn ich aber ein gesichertes Archiv hätte, dann bräuchte ich nur dieses Archiv öffnen - suchen - schließen. So wie ich es in Outlook (Windoof) auch machen würde. Da habe ich das Archiv ja auch nicht permanent geöffnet, sondern nur wenn ich wirklich mal was suchen muss.
Meine 21 Datenbanken sind gem. der Ordnerstrukturen aufgeteilt worden. So habe ich dann (wenn ich es am Register A-Z darstellen kann) die Ordner (inkl. der ganzen Unterordner) A/B/C in Datenbank 1 D/E/F in Datenbank 2 usw.
Eine andere Lösung für die Aufteilung habe ich nicht.
Das Problem ist halt, aufgrund der ganzen offenen Datenbanken und der anzahl der Dokumente und der einzelnen Datenbankgrößen kommt halt Devonthink inzwischen echt ordentlich in die Knie. Die Performance wird mit jeder Datei spürbar schlechter.
Habe ich nur 1 Datenbank mit 20 GB auf, dann ist da echt Speed und Power in Devonthink. Nur das bringt mir für das tägliche Arbeiten leider nichts, ich brauche alle Datenbanken.
Wenn ich jedoch die ganzen alten Daten aus den Datenbanken über eine Archivfunktion wegsichern kann. dann brauche ich vermutlich nur noch eine Datenbank von A-Z wo alle Ordner inkl. deren Unterordner drin sind, aber dann vielleicht nur 50.000 aktuelle Dokumente anstelle von 1,3 Mio. 99% Meiner Tätigkeiten konzentriert sich eh auf diese letzten 50.000 Dokumente, der Rest ist Datenarchiv und wird so gut wie nie benötigt.
macOS ist (besonders hart soll es wohl das aktuelle OS treffen) für seine Speicherplatzprobleme bekannt. Hast du mal geschaut, was sich in der Aktivitätsanzeige tut, während DT immer langsamer wird?
Leider gab es zu dem Zeitpunkt keinen 4. 16GB Speicher-Baustein zu kaufen, müsste ich mal wieder schauen ob ich hier den letzten auch noch kaufen kann.
@MichaelHD
Aktivitätsanzeige hatte ich nicht parallell auf. Werde ich morgen mal drauf schauen.
Da stimmt m.E. etwas bei der Bestückung mit RAM nicht. Die sollten immer paarweise getauscht werden. 16 - 4 - 16 - 16 kann also nicht hinhauen. Für die letzen iMacs gibt es auch eine genaue Empfehlung, wie die kreuzweise eingesetzt werden sollten.
Es gibt immer mal wieder Berichte darüber, dass unterschiedliche RAM-Bausteine zu Performance-Problemen führen können.
Allerdings habe ich (64GB, 4,2 Ghz i7) auch seit einigen Monaten erhebliche Probleme mit der Performance in DT3, auch bei mir kommt der Wartekringel regelmäßig, und minutenlang, auch wenn ich z.B. nur in die obere Suchzeile einen Begriff eintippen möchte, o.ä.
Selbst wenn unterschiedliche RAM-Bausteine zu einer Verschlechterung der Performance führen würden, müsste dies bei Dir durch die Gesamtgröße des RAM vollkommen ausgeglichen werden.
Ich habe hier auch das Gefühl, dass es eher an DT3 liegt, da ich diese Probleme mit anderen Programmen so nicht feststellen kann.
Wieviele Dokumente/Wörter enthalten denn alle geöffneten Datenbanken üblicherweise (s. Ablage > Datenbank-Eigenschaften)? Treten die Probleme evtl. seit Monterey auf?
Könnten Sie bitte…
Das Programm Dienstprogramme > Aktivitätsanzeige.app starten
DEVONthink 3 in der List der Prozesse auswählen
Den Menüpunkt Darstellung > Prozess analysieren auswählen, während DEVONthink nicht reagiert
Bei mir gab es schon vor Monterey diverse Delays. Aber wie gesagt bei 21 offenen DB’s mit über 1 Mio Files. Ich würde daher liebend gerne die Anzahl der offenen DB’s reduzieren → am liebsten auf 1 DB mit den letzten 50.000 Files, der Rest kann und darf gerne in ein Archiv wandern. Damit wäre mir am ehesten geholfen.
Denn mit einer einzelnen offenen DB habe ich überhaupt keine Delays.
