Automator in Verbindung mit DEVONthink

ich habe vorher noch “Finder-Objekte Suchen” gesetzt, damit auch nur diese Dokumente gelöscht werden.
Das löschen funktioniert - allerdings taucht das Dokument 2x im DEVONthink-Ordner auf :open_mouth:

Und so sieht das Protokoll aus - evtl. ist das eingekreiste das Problem, ich weiß nur nicht wo es herkommt

Wie sieht denn der komplette Workflow aus?

So sieht der bisher aus:

BTW: kann ich die Breite der Bilder eigentlich auch begrenzen, damit man sie komplett sehen kann? Ich habe die bisher immer mit “Upload Attachment hochgeladen”

Die Breite wird vom Forum vorgegeben, aber die Bilder lassen sich ja vollständig in eigenen Tabs/Fenstern öffnen.

Eigentlich dürfte der Workflow keine Duplikate mehr erstellen. Klappt es denn mit einer leeren Datenbank oder anderen Dateien?

das muss ich morgen mal mit der Testdatenbank testen

Ich habe das Ganze jetzt noch einmal in der Testdatenbank mit 4 verschiedenen Automator Workflows durchlaufen lassen.

Die Dokumente werden in den richtigen Ordner verschoben und aus dem Ursprungsordner heraus gelöscht. So weit - so gut.

ABER:

Bei jedem der 4 Versuche/Tests wurde genau ein Dokument doppelt in der DEVONthink-Datenbank erzeugt.

  1. Beispiel-Ergebnis

  2. Beispiel-Ergebnis

Gibt es für ein solches Phänomen eine logische Erklärung? Auch wenn die doppelten markiert sind, wäre die Nachbearbeitung doch schon sehr groß und eigentlich auch nicht wirklich im Sinne des Erfinders.

Vielleicht haben Sie ja auch noch einen Lösungsansatz

Funktioniert denn dieser oder ein ähnlicher Workflow, wenn PathFinder/Hazel deaktiviert sind?

Was genau bedeutet in dem Zusammenhang deaktiviert? Wie realisiere ich das? Einfach die App beenden?

Ohne Hazel wäre das allerdings recht sinnlos :frowning: , da der komplette Workflow automatisch ablaufen soll

Beenden der Apps müsste reichen, evtl. sollte der Test-Workflow einen beliebigen Ordner verwenden, der nicht von Hazel beeinflusst wird.

die verschiedenen Möglichkeiten habe ich jetzt ausgetestet.

Wie es scheint, erzeugt Hazel das doppelte Dokument. Sobald ich den Automator Workflow mit einem Hazel-Befehl einsetze, wird das doppelte Dokument in DEVONthink erzeugt.

Beim Testen nur mit dem Automator (egal ob PathFinder geöffnet ist oder nicht) wird kein doppeltes Dokument in DEVONthink erzeugt.

Das ist natürlich ziemlich blöd, da der optimale Workflow mit Hilfe von Hazel vom Einscannen/Abspeichern der Dokumente, Umbennen der Dateinamen bis hin zum Einordnern in den richtigen DEVONthink-Ordner idealerweise ohne jegliches Eingreifen erfolgen soll (was auch funktioniert).

Noch irgendeine Idee oder einen Vorschlag :unamused: :astonished:?

Eventuell bleibt im Moment nur, zu den ursprünglich eingesetzten Skripten zurückzukehren. Eine zukünftige Version wird dies aber stark vereinfachen, d.h. Skripte, Automator oder Hazel werden sehr viel seltener nötig sein.

Das sind doch mal grandiose Aussichten - ich hoffe mal darauf, dass die zukünftige Version nicht all zu weit in der Zukunft liegt :smiley:

Das Skript habe ich wieder zum Laufen bekommen, ist halt sehr anfällig auf Ergänzungen

Genaueres kann ich noch nicht sagen, aber dieses Jahr wird’s definitiv nichts mehr. Wie genau sieht denn der komplette Hazel/Skript/Automator-Ablauf aus? Dann könnte ich schonmal überprüfen, ob das die zukünftige Version komplett übernehmen kann.

das neue Jahr fängt ja schon im Januar an :laughing:

ich versuche das mal in den nächsten Tagen per PN zu machen

Hallo, hier mal eine kurze Zusammenfassung des Workflows:

  1. Einscannen mit ScanSnap iX500 in 1.HazelOCR, dabei wird mit PDFpen Pro OCR durchgeführt. Allerdings klappt leider nicht immer einwandfrei, das scheint allerdings an PDFpen zu liegen

  2. Workflow ist hieraus [noodlesoft.com/forums/viewtopic.php?f=3&t=4694] abgeleitet.

  3. Unterteilung nach 2 verschiedenen Namen und ohne Namen (2.-4.)
    Screenshot 2017-10-08_03-20-36_PM.png

  4. Dokumente werden entweder mit Hazel automatisch oder manuell mit Hilfe von Textexpander umbenannt und danach automatisch in die Ordner 5.-8. verschoben

  5. Aus den Ordnern 5.-8. werden die Dokumente - aktuell noch mit manuellem Start - mit Hilfe der Skripte in die richtigen Ordner in DEVONthink importiert

Im besten Fall muss ich also bis auf das Einscannen nichts an den Dokumenten machen. Momentan starte ich die Aktionen in Hazel allerdings noch manuell, um die Automatik auf Fehler zu überprüfen

Das mit dem Automator habe ich mal getestet, als meine Scripte nicht funktioniert haben. Damit würde ich im Prinzip schon in den Ordnern 2.-4. ansetzen.

Reicht das für die Prüfung? Die Hazel-Regeln sind ja doch stellenweise sehr unterschiedlich.

Schönen Sonntag noch
Markus

Danke für die ausführliche Darstellung! Je nach Art der Umbenennung sind vielleicht noch Skripte nötig, aber insgesamt wird das definitiv sehr viel einfacher werden. D.h. externe Tools wie Hazel/Automator werden unnötig, ebenso die vielen Zwischenschritte oder Shell-Skripte.

ich bin echt mal gespannt, das hört sich auf jeden Fall sehr gut an. Auch jetzt ist das OCR noch nicht so gut, dass alles richtig erkannt wird. Deswegen ändere ich ganz bewußt einige Dokumente lieber manuell ab, bevor ich die hinterher nicht mehr wieder finde.

Wenn es dazu Neuigkeiten gibt, würde diese mich brennend interessieren :smiley:

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Mein Workflow mit ScanSnap und Hazel sieht genauso aus. Leider kann ich die Dokumente nur an die Inbox übergeben. Bei mir steht eine Intergration/Interaktion auf Platz 1 meiner Wunschliste an DTPOP.
Herzlichst, Marko

Hallo AbwehrchefVC,

danke für Deinen Tip. Leider brauch ich einige Zeit, bis ich mich in Deinen Flow einarbeiten kann.
In Kurzform hab ich das für mich so gelöst, daß ich Hazel ganz normal einen Scan bearbeiten lasse.
Ich scanne mit dem IX 500 in ein PDF, mit OCRKit wird eine Texterkennung durchgeführt und dann mit Hazel passend umgenannt und in eine ganz normale Ordnerstruktur auf meinem MAC gespeichert. Das ist so gesagt mein Master Ordner oder Backup.
Wenn ich in den letzten Ordner hazel, verschiebe ich zusätzlich mit einem Script in den passenden Ordner von DTPO, wo ich den Master Ordner gespiegelt habe. Nun habe ich ein Backup im Master Ordner und auf dem MAC sowie gleichzeitig eine passgenaue Ablage in DTPO.

Hierbei passiert aber alles ausserhalb von DTPO. Es wäre natürlich klasse, wenn genau dies auch von DTPO erfolgen könnte.
Und da ich damals in Englisch immer aus dem Fenster geschaut habe, sind Foren oder Anleitungen in dieser Sprache für mich nur minimal nutzbar.
Grundsätzlich frage ich mich aber schon, warum es bei so einem HighEnd Produkt wie DTPO, keine Sammlung der gängigsten Automatisierungen vorhanden ist.
Zwar ist der Support klasse, aber jedesmal vllt. auch einfache Dinge zu hinterfragen, nervt.

P.S. Das hazeln direkt in DPTO geht mit diesem Script…:

tell application “Finder”
set _path to (the POSIX path of theFile as string)
set {_name, _extension} to {name, name extension} of theFile

-- optional: hide extension in Finder
set extension hidden of theFile to true

-- optional: remove extension for DEVONthink displays
set _name to text 1 thru -((count _extension) + 2) of _name
set _extension to "." & _extension

end tell

– Launch DEVONthink if it isn’t already open.
tell application “System Events”
if not (exists process “DEVONthink Pro Office”) then
tell application id “com.devon-technologies.thinkpro2” to activate
end if
end tell

– Import the file.

tell application id “com.devon-technologies.thinkpro2”
set theGroup to get record with uuid “B1A2665D-A901-4C2B-A118-9A9A0C580EDC

-- choose one option, Index or Import, comment out the other
set theImport to import _path name _name to theGroup
-- set theIndex to indicate _path to theGroup

end tell

Gefunden hier:

therapage-apfelcomputer.de/ … ielgruppen

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Ich wollte mich einmal für den Tipp bedanken, den ich nun seit Monaten benutze. Schade, das es DTPOP-seitig immer noch keine Integrationsbestrebungen gibt, da das gewählte Vorgehen doch nur ein Workarround bleibt.