Beginn der Archivierung

Hallo,

ich habe DT Pro und möchte nun beginnen zu archivieren.

Habe dazu aber noch ein paar Fragen:

  1. ich scanne PDF’s und möchte diese in Gruppen einordnen. Wie funktioniert die automatische Einordnung in DT Pro? OCR hat Pro Version ja nicht. Macht man das dann nur per Tags?

  2. Ist es sinnvoll die Tags zu befüllen oder wie kann ich später meine Dokumente am einfachsten finden?

  3. MAcht es Sinn die Dateinamen bereits logisch zu benennen oder wäre das irrelevant?

Danke

Für die Klassifizierung wird nur der Inhalt des Dokuments verwendet, d.h. Tags oder Dateiname spielen bisher keine Rolle. Falls es sich um Scans ohne OCR handelt, wird dabei der Bildinhalt verwendet, was bei Dokumenten kaum ausreichend sein wird.

und was macht dann Sinn?
Wie sollte man Dokumente einscannen und archivieren?

Ich habe einen Canon DR-C125 Dokumentenscanner. Dort kann ich angeben, ob er OCR Informationen in die PDF eintragen soll. Dies habe ich bejaht. Kann Devonthink damit etwas anfangen?

Man sollte schon die Forumseinträge auch freischalten, sonbst bringt kein Forum etwas!!!

Das lässt sich leicht überprüfen, indem so ein PDF in Text konvertiert wird.

Wenn Du das PDF öffnest und mit der Maus den Text auswählen kannst, kann auch DT Pro damit etrwas anfangen.

Der Scanner erstellt PDF. Wenn es die beschriebene Option anbietet, erstellt er auch lesbare PDF, mit denen DT etwas anfangen kann. Letztlich wird aus der als PDF angelegten Bilddatei bei der OCR ein Layer mir maschinenlesbarem Text drüber gelegt. Soweit die Engine, die das bewerkstelligt sich an die Vorgaben für PDF hält (wovon ich mal ausgehe), kann jedes Programm, das PDF darstellen kann, auch diese PDF ausgeben und ggfs. die Textinhalte auslesen