zuerst einmal, DEVIONThink ist ein feines Programm. Lob an die Macher
Ich habe aber jetzt einmal folgende kleinere Fragen. Vllt. kann mir ja jmd. helfen !!
a) Wenn ich Dokumente in DT einfĂŒge, sind die dann in DT gespeichert und ich könnte diese von meiner vollen Platte löschen ?
b) Ich bekomme regelmĂ€ssig Rechnungen per eMail. Diese wĂŒrde ich gerne in DT Ordnen und speichern. Wie geht das ? Hab ich noch nicht gefunden bzw. den Weg dazu.
(Bsp: Strato Server Rechnungen)
c) Wie macht ihr das denn ? Habt Ihr z.b. fĂŒr einen ISP eine eigene Datenbank oder eine Datenbank rein fĂŒr Rechnungen und hier wiederum einzelne Ordner ? Wie Sortiert man diese dann ? So ala DATUM_Rechnung_StratoServer.pdf ? Oder 20130803_Server.pdf ?
d) Wichtige eMails ?
e) Lizenzcodes fĂŒr Software ? Aktuell jetzt - habe DT gekauft, wie könnt ich das ordnen?
Blöde Fragen ich weiss - aber mir fehlt hier noch der Aha-Effekt.
Ad 1) Ja, wenn man es nicht anders möchte, importiert DEVONthink Dokumente und man kann sie, wenn sie sicher in DEVONthink angekommen sind, anderweitig von der Platte löschen. Man kann aber auch Dokumente nur âindizierenâ, dann verweist DEVONthink lediglich auf das Original auĂerhalb der Datenbank.
Ad 2) Ist die Rechnung eine E-Mail, dann einfach die E-Mail nach DEVONthink Pro Office ziehen. DEVONthink Personal oder Pro kommen weniger gut mit E-Mail klar. DEVONthink Pro Office setzt auch einen eigenen Befehl in die MenĂŒs von Apple Mail ein.
Ad 3) Wir haben eine Datenbank fĂŒr alles geschriebene. Hier haben wir eine Gruppe fĂŒr Rechnungen und darin die Rechnungen. Man kann entweder das Datum in der Form 20130814 dem Namen voranstellen oder aber einfach DEVONthink nach Datum sortieren lassen (dies tun wir hier).
Ad 4) E-Mails kommen ebenfalls hier hinein, in eine andere Gruppe, evtl. mit Untergruppen.
Ad 5) Ich persönlich habe eine weitere Datenbank fĂŒr Referenzmaterial. Darin sind z.B. Kopieren unserer Ausweise oder von Versicherungsdokumenten sowie auch eine weitere Gruppe mit PDFs jedes Lizenzkodes.
Sie bleiben als unverĂ€ndertes Originaldokument in der DEVONthink-Datenbank erhalten. Wenn Du Dateien in DEVONthink importiert hast, kannst Du mal via ctrl-Klick auf die Datei aus dem KontextmenĂŒ den Befehl âIm Finder zeigenâ auswĂ€hlen, dann siehst Du es. Kurzum, man hat immer Zugriff auf die Datei, sie ist nicht âeingeschlossenâ in ein proprietĂ€res Format.
Und solltest Du mal aus DEVONthink Gruppen (DEVONsprech fĂŒr âOrdnerâ) mit Untergruppen exportieren, bleibt die Gruppenstruktur aus DEVONthink im Finder erhalten. Tolle Sache!
Wenn Du jetzt mit DEVONthink beginnst, hast Du ja die Chance ein System fĂŒr Dateinamen direkt zum Start zu etablieren. Gute Ideen dazu finde ich diese, ich halte es Ă€hnlich:
DafĂŒr hat DEVONthink Pro Office eine Vorlage, siehe MenĂŒleiste > Daten > Neu mit Vorlage > Konten und Kennwörter.
ZusÀtzlich könntest Du die email, mit welcher die Lizenzinformation kommt, in DEVONthink mit einem Tag oder einem Kennwort versehen.
