Frage zum Einstieg / Produktberatung

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Moin zusammen,

wir haben gerade eine Kundenanfrage bekommen, welche ziemlich genau auf die Funktionalität eines DM-Systems abzielt.

Es handelt sich um einen Einzelplatz, welcher aber möglichst auch von Unterwegs bedient werden soll. Außerdem möchte der Kunde, dass er Daten wie z.B. Rechnungen und Belege mit seinem Steuerberater teilen kann. Bzw. wäre es für den Kunden auch denkbar, wenn der Steuerberater einfach Zugang zum System hätte um sich die Daten rauszuziehen.

Kurz zum sehr einfachen Prozess:
Der Kunde möchte einfach alle möglichen Dokumente scannen, automatisiert importieren und dann mit entsprechendem OCR Meta Tags setzen, sodass die Dokumente im DMS durchsuchbar werden.

Einzelne Dokumente sollen wie oben beschrieben mit z.B. dem Steuerberater teilbar sein. Alternativ wäre ein Zugang für den Steuerberater denkbar.

Könnte dieser Workflow so mit Devonthink abgebildet werden? Wenn ja, welche zentrale Speicherung wird empfohlen? Wie könnte ein Zugriff für den Steuerberater aussehen?

Zum System: Der Kunde benutzt Mac / bisher keine NAS oder ähnliches vorhanden.
EDIT: Budget: ca. 10k

Danke für eure Anregungen!
Viele Grüße
Phil

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Disclaimer: ich habe nichts mit der Firma DEVONtechnology zu tun.

Was genau bedeutet “bedient”? Ein Einzelplatzsystem heißt für mich “ein Rechner, ein Anwender”, also kein simultaner (!) Zugriff mehrerer Personen auf dieselben Daten. DT und die mobile Version können Daten synchron halten, was bei einer Nutzung durch nur eine Person leicht per Bonjour funktioniert. Alternativ ein NAS mit WebDAV. Von Apples Cloud zum Synchronisieren ist eher abzuraten.

Das geht vermutlich nur mit der Serverversion, die aber nicht genau dieselben Funktionen bietet wie Pro. Ich jedenfalls schicke der StBin einfach die Dokumente, die sie braucht, per E-Mail. Aber nur einmal pro Jahr – das ist für viele Unternehmen zu selten.

Der Teil “mit einfachen OCR Meta Tags setzen” ergibt für mich keinen Sinn (mag an fehlenden Bindestrichen liegen). OCR erzeugt ein Textlayer, das kann man durchsuchen. Tags sind Etiketten, die man setzen kann oder auch nicht. Und man kann nach ihnen suchen, aber ich sehe sie eher als Markierungen zum schnellen Sortieren und Gruppieren.
Aber was sind “Meta Tags”? Übertags? Woher sollen die kommen, und was für eine Rolle spielen sie beim Durchsuchen?

Ja. Aber er ist so ungenau, dass man vielleicht auch nein sagen müsste. Will der Kunde zb die Dokumente automatisch gruppieren, nach welchen Kriterien, um welche Datenmengen (gesamt, pro Tag/Monat) geht es?

Eigentlich keine – DT benutzt nur lokale Speicher, ggf eine externe Platte.

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einfachste Möglichkeit: a) ordentlicher Scanner, wie ScanFront von Canon. Dann kann direkt auf verschiedene Orte zugegriffen/gescannt werden: z.B. FTP beim Stb oder auf NAS, welches durchs Internet zugänglich ist. Weiterhin Scan zu DEVONthink, zur Verwaltung von den Dokumenten auf den Mac. Weiterhin entweder unter iOS die Dokumente unterwegs verwalten oder VPN zum Heimnetzwerk.

Hoffe, das hilft.

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Hi,

erstmal vielen Dank für die Antwort.
Okay, falls die der Kunde die mobile Variante ebenfalls nutzen will, fällt also ein weiterer “Arbeitsplatz” an. Ich kenne es nur so, dass die Hersteller ihre Client Software lizensieren, maximal noch den User und dann eine eine mobile Anbindung z.B. via App ebenfalls bereitstellen.

Genauer wird der Workflow tatsächlich leider nicht.

Man muss sich vorstellen, dass die Dame eine DigiBoost Förderung zur Prozessoptimierung abgeschlossen hat, aber eigentlich noch gar keine definierte Prozesse nutzt.
Derzeit läuft das alles so wie es gerade passt.

Die Grundanforderung wäre also wirklich nur Scan, dann Texterkennung (OCR). Mit Meta Tags meine ich natürlich, dass ich hinterher Daten wie z.B eine Rechnungsnummer “tagge” und diese in nem Feld Rechnungsnummer irgedwann ersichtlich ist. Z.b. bei der Suche.

Spannend wäre noch die Anbindung mit dem Steuerberater.

Außerdem, warum rätst du von iCloud ab? Hat das einen bestimmten Hintergrund?

Viele Grüße
Phil

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Guter Ansatz mit dem NAS.

In Kombination z.B. mit nem WireGuard VPN auch easy implementierbar.
Die App benötigt also auch die “interne” Datenquelle? Z.b. dann den NAS?

Viele Grüße
Phil

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dann kann man die Prozesse ja generieren, wenn sie weiß wie sie arbeiten möchte. Daher s. oben mein Komentar, damit ist der erste Prozess erledigt. Bei Fragen einfach anrufen.

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nein kann auf Webdav laufen, daher nicht unbedingt intern. VPN wegen “Einzelplatz” nehme an, sie hat nur einen Mac/MacBook.

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Manche Scanner können selbst OCR (ich weiß aber nicht, ob sie das lokal machen oder dazu auf Dienste im Netz zugreifen – DSGO?). DT Pro (!) jedenfalls kann auch OCR.

Hmpf. Das kann man manuell machen (würde ich aber nicht wollen, brauche ich auch nicht). Oder man kann für Rechnungen auf ZUGFerd setzen, das bettet ein brauchbares XML in das PDF ein (was natürlich vom Rechnungsaussteller abhängt – machen bislang vermutlich nur die ganz großen). Oder man kann versuchen, das zu automatisieren, d.h. nach dem OCR einen möglichst guten Algorithmus auf das Dokument loslassen, der die gewünschten Informationen rausholt. Das allerdings bei beliebigen Rechnungen hinzubekommen, dürfte ein lebenslanges Projekt werden.

Dazu habe ich alles geschrieben, was ich weiß. Entweder DT Server, sodass der StB darauf per Browser zugreifen kann. Oder eben Mail-Versand nach Bedarf. Spannender wird es nicht – DT ist kein Client-Server-System (nicht mal wirklich in der Server-Variante, mE).

Ja. Einfach mal nach “Sync” und “iCloud” im Forum suchen.

Aber ehrlich: Prozesse und Workflows zu optimieren, die es gar nicht gibt – das ist mE sinnfrei. Bewegliche Ziele trifft man eher schlecht.
Ich kann mir auch nur schwer vorstellen, wie man (ohne unglaubliche Honorare zu zahlen), mit DT auf eine Mindestinvestitionssumme von 4000 € (Digiboost) kommen will. Aber ist ja nur Steuerzahlergeld.

Was auch immer damit gemeint ist. WebDAV ist schick zum Synchronisieren. Aber nicht, um die DT-Datenbanken anzusprechen. Der Hersteller rät sogar ausdrücklich davon ab, Datenbanken nicht lokal anzubinden, wenn das nicht per GBit-Ethernet passiert. Ein "nicht unbedingt intern"er WebDAV-Server passt nicht zu dieser Vorgabe.

Nachdem sie eine Hardware/Software erworben hat, die womöglich nicht das tut, was sie gerne tun möchte, von dem sie aber noch nicht weiß, was es ist? Würdest Du einfach so bis zu 10.000€ für irgendwas ausgeben, wenn Du nicht weißt, ob Du es brauchst und was Du eigentlich tun willst?

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Was auch immer damit gemeint ist. WebDAV ist schick zum Synchronisieren . Aber nicht , um die DT-Datenbanken anzusprechen. Der Hersteller rät sogar ausdrücklich davon ab, Datenbanken nicht lokal anzubinden, wenn das nicht per GBit-Ethernet passiert. Ein "nicht unbedingt intern"er WebDAV-Server passt nicht zu dieser Vorgabe.

Genau so ist, es geht hier auch um die Synchronisation und nicht um die Datenbanken weil ein Steuerberater unmöglich DEVONthink kaufen würde wegen einem Mandat.

iCloud ist nicht DSVGO-konform!

Nein, ich würde keine 10k ausgeben wollen - das ist auch gar nicht nötig, sondern das Restgeld kann hervorragend dazu verwendet werden, um die weiteren Prozesse (s. Thread oben) aufzubauen. Summasumarum denke ich nicht das überhaupt 5000 EURO Steuergelder nötig sind.