Funktionswunsch: Gruppe mit intelligenter Funktion

Im Endeffekt läuft es aber doch auch bei Dir darauf hinaus, dass entweder Du Glück hast, und die “automatisierte” Namensvergabe funktioniert, oder Du bist wieder bei der Handarbeit.
Ich habe das vor einiger Zeit mal bei mir getestet, nachdem mir die sprechenden Namen auch von verschiedener Seite empfohlen wurden, und es funktioniert mit meinen Dokumente eben zu einem erheblichen Teil nicht, z.B. weil im relevanten Bereich verschiedene Daten sind, bestimmte Informationen bei dem einen Rechnungsersteller an der einen, bei einem andern an einer anderen Stelle stehen, und ich im Übrigen eben auch viele Dokumente habe, bei denen es sich überhaupt nicht um Rechnungen handelt, sondern um irgendwelche Schreiben oder was weiß ich was.
Die Handarbeit, die dabei entsteht, ist enorm.
Und wenn ich dann doch für sehr viele Dokumente eigene Regeln bereits beim Benennen benötige, dann sind wir eben wieder da, wo ich eigentlich von weg will, nämlich hier irgendwann mit hunderten von Regeln zu sitzen, die kein Mensch mehr überblickt, und die im Zweifel bei jeder Änderung an der Organisation auch noch mühsam angepasst werden müssen.
Ich habe z.B. am Anfang die Regeln so geschrieben, das sie nur stündlich ausgeführt werden, damit ich Zeit habe, das Dokument zu bearbeiten, und es mir nicht zwischendurch sozusagen verschoben wird.
Ich habe dann festgestellt, dass es 5 Minuten auch getan hätten, und darf jetzt manuell alle Regel überprüfen, und anpassen, da ich von “aussen” nicht sehen kann, ob es eine “alte” Regel ist, oder nicht.

Und ein Skript wäre toll!
Aber dann eines, das universell funktioniert, erkennt welches Tag zu welcher Gruppe gehört, und niemals manuell mit neuen Tags oder Gruppen “gefüttert” werden muss.
So 10 Zeilen wären super… :wink:

Oder aber ein kleines Kästchen in den “Informationen” einer Gruppe, in das ich einfach ein Tag rein setzen kann, und dann die “AI” von DT3 den Rest übernimmt, nachdem ich das Tagging im Eingang beendet habe… :grinning:
Oder Alternativ die Möglichkeit, die Inhalte von Intelligenten Gruppen tatsächlich in diese Gruppen zu verschieben…!

1 Like

Wow. Du schaffst es mit wenigen Worten, dich in die Herzen zu schreiben. Klar, wenn man täglich den Telefonanbieter wechselt, dann hilft einem sowas nicht weiter. Aber was will man dann mit DEVONthink?

Du verstehst es nicht richtig. Aber Du darfst das gerne glauben.

Nein. Aber auch das darfst Du gerne glauben.

1 Like

Ich habe mir mal das Skript angesehen, dass Du unter dem von Dir hier genannten Beitrag veröffentlicht hast.
Lasse ich die ersten Kommentierungen unberücksichtigt, dann komme ich auf über 230 Zeilen Code.
Es ist selbstverständlich möglich, dass ich das völlig falsch verstehe, und man mit dem Skript tatsächlich einen tollen Eisbecher mit Sahne bestellt, aber so wie ich das interpretiere dann ist das Skript dazu angelegt, 6 verschiedene Dokumente zu bearbeiten, diesen Tags zuzuweisen, und sie in bestimmte Gruppen zu verschieben.
Du hast dafür spezifische Codezeilen verfasst, um in Kontoauszügen, Telefonrechnungen etc. nach bestimmten Wörter oder Daten zu suchen, um die Dokumente entsprechend zu identifizieren, und zu verarbeiten.
Bei der Telefonrechnung versucht das Skript z.B. das Datum heraus zu lesen, und wenn dies nicht gelingt, dann soll es im Dateinamen gesucht werden.
Ähnliches machst Du mit Deinen Einkommensabrechnungen, Nebenkosten etc.

Im Ergebnis ist dies ein riesiger Aufwand, für eine doch recht übersichtliche Anzahl an Dokumente.
Klar ließe sich das Skript anpassen, aber es müsste im Zweifel für jede Dokumentenart nicht nur eine Zeile mit dem Tag und der Gruppe angelegt werden, sondern eben auch entsprechende Codezeilen, in denen das Skript dann nach den relevanten Daten in der Textschicht sucht usw.

Deswegen sage ich, dass dies eher ein Hobby ist!
Es macht schlicht für eine Anwendung wie die meine überhaupt keinen Sinn, mit einem derartigen Akt auf die Daten loszugehen. Bis da das erste Dokument verschoben ist, habe ich dutzende, oder sogar hunderte, von Dokumenten von Hand getaggt, und in die entsprechenden Ordner verschoben. Zumal ein solches Skript im Zweifel auch noch Fehleranfällig ist, wenn irgend ein kleines Zeichen im Code fehlt o.ä. geht im Zweifel erst einmal die Fehlersuche los, und wenn ein Absender einer Rechnung o.ä. etwas an seinem Format ändert, dann muss auch das u.U. angepasst werden.
Ich weiß mittlerweile, dass Du Deine Skripte liebst, und ich kann auch verstehen, wenn das jemand kann, dass er es dann auch als Herausforderung ansieht, alles damit zu erledigen, egal wie umständlich das im Ergebnis ist, da ist dann der Weg das Ziel!
Aber für eine produktive Anwendung, wie ich dies bräuchte, ist dies eben viel zu aufwändig, und daher für meine Anwendung nicht zu gebrauchen.

Übrigens, glauben tun die Leute die an bestimmten Wochentagen in die Gotteshäuser rennen, oder aber in Dallas auf die Rückkehr von JFK, Jr. warten!
Ich habe damit allerdings so überhaupt nichts am Hut!!

Ach ja, richtig interessant finde ich, dass Du in dem von Dir verlinkten Beitrag, im Grunde auf genau das gleiche Problem hinweist, für das ich mir hier eine Anpassung von DT3 wünsche!
Soweit liegen wir also wohl nicht auseinander, wir haben nur unterschiedliche Anforderungen an den Weg zum Ziel…

Der Aufwand relativiert sich mit der Wiederholung; d.h. einen solchen Aufwand zu treiben für Dokumente die mir nur ein oder zwei mal zugehen lohnt sich für mich nicht. Kommt bei mir eine E-Mail an, dass eine neue Telefonrechnung vorliegt, öffnet sich die entsprechende Downloadseite automatisch (die für die Handyrechnung gleich mit), der Download wird - weil ich keinen externen JS-Zugriff auf den Browser freischalten möchte - händisch angestoßen, die heruntergeladene Datei automatisch nach DT überführt, sowie umbenannt, als gelesen markiert und in den richtigen Ordner verschoben. In diesem finden sich dann noch intelligente Unterordner, die zwischen Mobilfunk und Internet/Festnetz trennen. Bei 24 Dokumenten im Jahr hat sich der Aufwand für mich gelohnt. Dasselbe Grundgerüst habe ich mit minimalem Aufwand an diverse andere Dokumente angepasst. Schreiben der Versicherung werden anhand von Merkmalen erkannt und dem richtigen Vertrag und Ordner zugeordnet. Bestimmte Dokumente müssen bei Eintreffen bei mir unverzüglich an bestimmte Empfänger verteilt werden; das ist inzwischen voll automatisiert. Manche Dokumente erhalten automatisch ein Verfallsdatum und werden zu gegebenem Zeitpunkt dann automatisch gelöscht. Die Formatänderung bei den Dokumenten war bisweilen für mich kein Problem, weil meine Kriterien immer erhalten blieben. Lästiger ist da schon die teilweise monatliche Änderung der an sich standardisierten Text in E-Mails, die in der Anfangszeit meine Mailregeln gebrochen haben.

Für mich hatte das alles weniger Hobbycharakter als viel mehr der Wunsch danach, möglichst wenige repetitive Aufgaben selbst erledigen zu müssen. Die Erfahrung die ich dabei gesammelt habe hat mir geholfen, sehr viel komplexere Skripte anzulegen die handschriftlich ausgefüllte Formulare abarbeiten und nur noch notwendigen zusätzlichen Input erfragen. Zeitgleich ist ein Tagsystem für mich ungeeignet - ich kann mich nie erinnern, für welche Logik ich mich entschieden hab, muss also nachschauen, wie ich denn das letzte mal ein solches Dokument verschlagwortet hab.

Viele Wege führen schlussendlich nach Rom. In der Tendenz bin ich wenig zuversichtlich, dass dein Wunsch - geäußert im ersten Post - in Erfüllung geht (wenngleich sich dazu nur DT abschließend äußern kann); wenn ich aber die Tage Zeit habe, überlege ich, ob man das nicht Skripten kann (nehme Tag von Datei, suche nach erstem Ordner mit demselben Tag, verschiebe Datei dorthin; das wäre dann völlig generisch. Einzig fällt mir grad spontan nicht ein, wie man vermeiden könnte, dass das Skript dabei jedes mal die gesamte Datenbankstruktur nach dem Ordner durchsuchen muss).

1 Like

Ich wollte Dir mit der Bezeichnung als Hobby nicht zu nahe treten.
Wenn man nur eine relativ überschaubare Zahl an unterschiedlichen Dokumenten hat, dann ist das sicherlich umsetzbar.
Das ist bei mir aber leider nicht der Fall.

Was die Umsetzung mit einem Script angeht:
DT3 kann das was ich will ja im Prinzip bereits mit den intelligenten Ordnern, nur am “echten” verschieben hapert es hier.
Gäbe es eine Möglichkeit, den Inhalt eines Intelligenten Ordners daraufhin zu prüfen, ob er aus dem Eingang kommt, und wenn dies so ist, mit dem Inhalt einen neuen “normalen” Ordner generieren (oder diesen in einen bereits erzeugten Ordner verschieben) der in der gleichen Struktur (also ggfls. mit übergeordneten Ordnern) erzeugt wird, nur in einer anderen Datenbank?

Das dürfen nur ein paar Zeilen sein. Ich sehe zwei potenzielle Schwierigkeiten:

  • mehr als ein Tag => sucht man für jeden und nimmt den ersten Treffer?
  • identisch benannte Gruppen in mehreren Datenbanken (“Rechnungen”) => wo landet der Datensatz?

Das soll dich aber nicht abhalten, deinem Hobby nachzugehen :stuck_out_tongue_winking_eye:

:stuck_out_tongue:

ad 1) ja
ad 2) ich würde die Gruppen auch taggen, und so nach dem Tag und nicht nach dem Gruppennamen suchen; bei mehrere Gruppen mit demselben Tag: first come, first served.

Aber der Post unmittelbar über deinem verlangt wiederum nach einem ganz anderen Mechanismus - das heißt zuerst sollte festgelegt sein, was denn eigentlich passieren soll; dann kann man das potentiell Skripten.

Warum, wenn es für den OP manuell viel schneller geht?

Aus Spaß an der Sache, natürlich :cowboy_hat_face:

Das ist trivial. Alles, was man erlernen und/oder vorbereiten muss, verbraucht erst einmal Zeit fürs Erlernen und Vorbereiten, die man währenddessen für die Sache selbst hätte verwenden können. In der Zeit, in der man Fahrradfahren lernt, hätte man locker ans Ziel gehen können. Sobald man aber fahren kann, kommt man schneller hin. Oder etwas problemnäher: Ein simples Skript zu schreiben, das “Hello World!” ausgibt – egal, in welcher Programmiersprache und unabhängig davon, ob man die Sprache schon beherrscht oder nicht –, dauert länger, als direkt “Hello World!” zu schreiben.

Auch, es zehnmal per Hand zu schreiben geht noch schneller. Aber hundertmal? Irgendwann kippt es eben, und ab da zieht der automatisierte Vorgang davon.

Der Aufwand für die Vorbereitung von Automatisierung ist also nicht das Problem, es kommt auf sein Verhältnis zu dem an, was sie leisten soll.

Von der puren Gesamtmenge Ihrer Daten her spricht alles erst einmal für einen automatisierten Prozess. Aber wenn für jeweils kleine Teil-Datensätze immer wieder eine neue Automatisierung benötigt wird, dann sieht das anders aus.

Und, wichtig, damit meine ich keineswegs nur ein potentielles Skript, sondern auch Ihre vielen Intelligenten Regeln. Die sind ja auch nur Automatisierung, in einer anderen Form halt und in einer, die Sie technisch beherrschen.

Aber auch die müssen angelegt werden und für sie müssen, damit sie greifen, die Dokumente getaggt werden. Wie viele Dokumente bewegen solche Regeln denn dann überhaupt? Und weil es sich doch um die Erfassung eines Papierarchivs handelt, wie viele Regeln werden mehr als einmal über einen kurzen Zeitraum benötigt? Ich meine damit: Faxe von Person oder Firma X von 1997 werden einmal abgelegt, und neue kommen nicht mehr hinzu.

Ich gehe davon aus, dass Sie Ihre alten Dokumente nicht wild durcheinander scannen, sondern dass sie sortiert sind. Ich vermute sogar, dass die Ordner-Struktur, die Sie in DEVONthink angelegt haben, die Struktur Ihrer Papierordner mehr oder weniger genau nachbildet.

Und da geht manuelles Ablegen tatsächlich langsamer als immer wieder zu taggen und Regeln anzulegen? (Diese Frage ist wirklich als Frage und keinesfalls als Vorwurf gemeint. Ich kenne Ihren Fall nur aus der Ferne, Sie sitzen ständig dran und sind daher der einzige, der die richtige Antwort kennt.)

3 Likes

Aber ganz ohne Idee möchte ich mich doch nicht in die Feiertage verabschieden:

Voraussetzung für meine Idee: Neue, von Ihnen auf die beschriebene Weise getaggte Dokumente landen (manuell oder sonstwie) auf der obersten Ebene Ihrer Ziel-Datenbank (bleiben wir der Einfachheit halber mal bei einer Datenbank).

Eine Intelligente Regel wird auf diese Datenbank und – ganz wichtig! – alle ihre Untergruppen gerichtet.
Sie erfasst alle Dokumente, d. h. alle Nicht-Ordner. Wenn Sie ausschließlich PDFs erfassen, dann beschränken Sie sie darauf.

Und jetzt kommt das, was sie tun soll (das technische Wie hier erst einmal beiseite): Sie sieht bei jedem Dokument, für das sie zuständig ist, die Tags durch. Und wenn sie ein Tag findet, das genau so heißt wie eine Gruppe auf derselben Ebene der Datenbank, auf der sich das Dokument befindet, verschiebt sie es in diese Gruppe.

Und weil sich diese Regel auch auf die Untergruppen der Datenbank bezieht, geht das von Ebene zu Ebene so weiter.

Beispiel: Auf der obersten Ebene der Datenbank befindet sich der Ordner “Geschäft”. Ein Dokument, ebenfalls auf der obersten Ebene, hat den Tag “Geschäft”. Die Regel verschiebt ihn dorthinein.

Beim nächsten Mal (dazu gleich mehr) prüft die Regel dasselbe Dokument, das sich nun aber im Ordner “Geschäft” befindet. Dieser enthält einen Ordner “IT”. Das Dokument enthält einen Tag “IT”, also verschiebt sie es dahin. Dort wird sie das Dokument wieder prüfen, entdeckt “Rechnungen” und den gleichnamigen Ordner, verschiebt es wieder usw., bis sich kein Tag und gleichnamiger Ordner mehr finden.

Ich weiß spontan nicht, wie die Abfrage “Befindet sich ein Ordner mit Namen X auf derselben Ebene wie das Dokument mit dem Tag X” per Skript umsetzbar ist. Aber falls ja, hieße das, dass es nur ein Skript für alle Dokumente zu geben bräuchte. Das Skript braucht ja keine Zuordnung wie Ihre Intelligenten Regeln zu kennen (“Ist Tag = X bewege Dokument in Gruppe X”, “Ist Tag = Y …”), sondern würde nur feststellen, ob ein Ordner wie eins der Tags heißt.

Damit wäre dann das Verhältnis für den Aufwand der Automatisierung zu ihrem Ergebnis dramatisch zugunsten der Automatisierung gekipppt.

Eine Hauptgefahr sehe ich dabei: Wann hört so eine Regel wieder auf, ein Dokument zu prüfen? Das Dokument würde ja irgendwann in der Ziel-Unter-Unter-…Gruppe angekommen sein, aber da ja jedes Element in jeder Gruppe von ihm geprüft wird, würde es trotzdem immer wieder durchgesehen.

Man könnte natürlich (das würde ich grundsätzlich so handhaben, aber das ist meine Präferenz) die erfolgreich zum Bewegen genutzten Tags entfernen. Aber dann blieben vielleicht immer noch andere Tags. Und selbst, wenn ein Dokument kein Tag mehr hätte, würde es kurz von der Regel überprüft. Malgenommen mit Ihren 100000 Dokumenten, und Sie könnten vermutlich wieder dem Spinning Beachball zusehen.

Ein Dokument müsste daher einen booleanschen Wert (wahr/falsch) haben. Das könnte die von DEVONthink mitgelieferte Flag sein, aber vielleicht brauchen Sie die anderweitig. Also ein Meta-Datum, nennen wir es “abgelegt”. Die Regel erfasst ein Dokument, entdeckt ein Tag, das wie ein Ordner heißt, verschiebt es dahin. Dann dasselbe von vorn. Irgendwann hat sie alle Tags eines Dokuments durchgesehen, ohne es zu verschieben. Dann setzt sie “abgelegt” auf Ja. Und die Regel wird nicht mehr auf alle Dokumente ausgerichtet, sondern nur auf alle Dokumente, die “abgelegt” = nein haben.

Die Ordner-Struktur müssen Sie natürlich vorher angelegt haben. (Aber das machen Sie ja auch jetzt.) Denn nicht vorhandene Ordner kann so eine Regel natürlich nicht anlegen. Der nicht vorhandene Ordner ist ja die unbedingt erforderliche Abbruchbedingung.

Und Sie müssten genau aufpassen bei der Benennung der Ordner – kein Ordner dürfte genau so heißen wie ein Unterordner in der Struktur, denn sonst könnte es passieren, das falsch abgelegt wird.

Was der Trigger einer solchen Regel wäre, das müsste auch noch überlegt werden. “Moved” wird vermutlich nicht funktionieren, weil die Dokumente nicht manuell verschoben werden. Ein zeitlicher Intervall also eher. Auch da müsste man sehen, dass das Programm nicht überstrapaziert wird.

Und und und.

Gedanken, Ideen, mehr noch nicht.

Schöne Weihnachten an alle!

PS: Ich habe beim Durchsehen gerade entdeckt, dass ich munter zwischen “Gruppe” und “Ordner” hin- und herspringe. Ich meine dasselbe damit.

1 Like

Der vorgeschlagene Algorithmus würde wohl funktionieren, wäre aber mE ein wenig umständich. Das nicht als Kritik – in Anbetracht der Wünsche des OP sehe ich da wenig Alternativen. M.E. müsste die Person sich eher überlegen, ob die geplante Organisation sinnvoll ist bei einem Produkt wie DT. Aber ich werde ihr sicherlich keine Ratschläge mehr geben.

Vermutlich

ist das genauso. Und dann bräuchte man gar kein DT, sondern könnte schlicht mit Ordnern im Dateisystem arbeiten.

Es erinnert mich ein bisschen an “Elster Formular”, die erste Iteration der elektronischen Steuererklärung. Da haben die Entwickler:innen genau die Formulare nachgebildet, die sie (und die Kund:innen) kannten – quasi digitales Papier. Kann man machen, bringt aber noch nicht die Vorteile, die man von der Digitalisierung erwartet. Die OFD Bayern hat in den vielen Jahren seitdem dazugelernt, und jetzt ist das Ganze zwar noch nicht optimal, aber schon deutlich besser.

2 Likes

Die Daten liegen eben hier nicht in Ordnern vor, sondern sind, im Sinne vom Ansatz diverser DMS chaotisch organisiert.
Leider scheitern die DMS Systeme, egal ob auf Mac, oder Windows, aber eben regelmäßig an ihren eigenen Versprechungen!
Ich würde alle Dokumente gerne in DT3 in einer einzigen großen Datenbank organisieren, schon weil so Funktionen wie die Duplettenanzeige nur innerhalb einer Datenbank funktioniert.
Ich stoße aber bei DT3 sehr schnell an die Grenze, bis zu der eine Datenbank noch halbwegs flüssig funktioniert, und die Ergebnisse von Suchen auch Brauchbar sind!
Es ist eben ein Unterschied, ob ich nach einer speziellen Rechnung mit zig (mir bekannten!) Operatoren suchen muss, um sie gezielt aus hunderten oder tausenden ähnlichen Dokumenten zu filtern, oder aber ob ich die Suche dann z.B. auf eine spezielle Gruppe beschränken kann, und damit eine Chance habe, das Dokument auch in einer vertretbaren Zeit zu finden.
Darüber hinaus gibt es in DT3 auch immer noch nicht die geringsten Ansätze, um GoBD konform arbeiten zu können. Das bedeutet, ich muss etliche Dokumente auch noch einmal ausserhalb von DT3 speichern, um im Falle einer Prüfung eine ordnungsgemäße Buchhaltung nachweisen zu können.
Auch hierzu benötige ich zwingend einen Überblick über die relevanten Dokumente, um die Vollständigkeit der Dokumente im externen System sicherstellen zu können!

Der Vorschlag von @chrillek Doch einfach auf DT zu verzichten, und alles im Finder abzuhandeln, ist durchaus interessant!
Immerhin kann man praktisch alles, was DT3 kann, auch im Finder mit Hazel und anderen Programmen abdecken.
Dann könnte man DT insgesamt einstellen, und die Entwickler sich mit etwas anderem beschäftigen, ich bin mir nur nicht so sicher, ob dies in deren Interesse wäre!?
Da wäre es dann vielleicht doch eher im Interesse des Gesamtsystems, wenn so ein eigentlich kleiner Vorschlag zur Weiterentwicklung, der vom Programmieraufwand wohl eher einfach umzusetzen wäre, ernsthaft von den Programmieren in Erwägung gezogen wird, statt hier vorzuschlagen, man sollte doch auf DT verzichten…!?

Ich hatte die Ironie-Tags vergessen.

Dann muss man automatisieren, sich also Regeln überlegen, was Zeit kostet…

Mal andersrum gesagt: Du hast ein Werkzeug. Das kann bestimmte Dinge. Du stellst fest, dass es bestimmte Dinge nicht kann. Und versuchst daraufhin, das Werkzeug zu ändern.

Es könnte ja immerhin auch sein, dass Du mit dem, was das Werkzeug kann, auch zum Ziel kommst (wenn man nur wüsste, was dieses Ziel eigentlich ist). Allerdings müsstest Du Dich dafür vielleicht auf das einlassen, was das Werkzeug kann. Dafür könnte es hilfreich sein, sich zurückzulehnen und zu überlegen, was man denn wirklich tut. Und dann findet man vielleicht auch heraus, wie man das (das Tun!) mit dem vorhandenen Werkzeug erreichen kann.

Mir scheint hingegen, wie @suavito schon angedeutet hat, dass Du ein analoges System in DT hineinzwängen willst. Z.B. ist mir nicht einsichtig, wobei “Geschäft/IT/Rechnungen/fax.de” hilft, bzw. welches Problem sich damit lösen lässt, das “Geschäft/Ausgaben” und die Tags IT & fax.de nicht lösen würden. @Blanc hat ja schon beschrieben, wie das z.B. mit Intelligenten Gruppen funktioniert.

Kommerzielle Produkte, die egal ob auf Mac oder Windows, durchgängig an ihren eigenen Versprechungen scheiterten, gäbe es schlicht nicht mehr. So gut funktioniert der Markt dann doch. Und ganz offensichtlich arbeiten einige Leute regelmäßig mit DT und können damit das tun, was sie tun wollen (was nicht heißt, dass es nicht auch noch Verbesserungspotenzial gäbe).

Du könntest z.B. MonkeyOffice benutzen, wenn Du Buchhaltung machen willst. Oder irgendeine andere Finanzsoftware. Aber wieso gerade DT?

Ich vermute, Du musst für eine ordnungsgemäße Buchhaltung sämtliche Belege revisionssicher speichern. Was hat das mit DT zu tun?

1 Like

Ich habe hier einen Verbesserungsvorschlag gemacht, und Du versuchst hier krampfhaft ein, für meinen Anwendungsfall nicht funktionierendes, Skript “an den Mann” zu bringen!
Ich bin an einem Skript aber nicht interessiert, schon deswegen nicht, weil ich es nicht selber anpassen könnte!
Ich bin daran interessiert, hier eine, für die Programmierer sicherlich sehr leicht umzusetzende Funktion zu bekommen, um meine Dokumente in die von mir gewünschte Datenbank zu bekommen, und das ohne zusätzliches gewürge, und externe Programme!
Es kann Dir, auch für meine Problemstellung, völlig egal sein, warum ich zusätzlich noch mit Gruppen wie IT und fax.de arbeite!
Es kann Dir sogar egal sein, wenn ich wirklich ein “analoges System” irgendwo hineinzwingen wollen würde, was eben nicht der Fall ist!
Im Gegenteil, ich versuche ein chaotisches digitales System so aufzubereiten, dass es mir auch im Falle eines Versagens der tollen “magischen Funktionen” noch nützt, zumal das System so wie es ist, mit der Anzahl von Dokumenten bei mir völlig überfordert ist, dass tolle digitale System mich also geradezu dazu zwingt, es durch mehrere Datenbanken zu entschlacken!
Das hier bestehende Grundproblem, die Dokumente in die entsprechenden Gruppen zu bringen, bestünde genauso bei weniger Gruppen, die Anzahl der Gruppen und Untergruppen ändert hieran überhaupt nichts, übrigens auch nicht für ein Skript!

Kämpfen Sie nicht alleine gegen die Informationsflut. DEVONthink für Mac legt für Sie automatisch Dokumente ab, je nachdem, wie Sie ähnliche Dokumente zuvor einsortiert haben. Fügen Sie intelligente Regeln hinzu, um Dokumente zu archivieren, umzubenennen oder auf andere Weise automatisch zu verarbeiten.

Das ist das Versprechen, das DT für seine Software macht, und leider stelle ich fest, dass es zwar eine Menge toller Spielereien in der App gibt, aber eben die automatische Ablage der Dokumente in der Datenbank überhaupt nicht funktioniert!!

Es kann Dir auch völlig egal sein, ob ich Dokumente, die ich für die Buchhaltung benötige, sowohl in meinem DMS als auch in einem GoBD konformen Programm ablege!
Es gibt gute Gründe dafür, und ich würde gerne darauf verzichten, zusätzlich zu meinem DMS ein separates Programm zu nutzen, aber mein DMS, in Form von DT3, kann so etwas wie GoBD, auch nach vielen Jahren, und obwohl es mal angekündigt war, bisher nicht!!

Unabhängig von GoBD würde es aber für ein DMS auch so Sinn machen, Dokumente so abspeichern zu können, dass sie vor Veränderungen wirksam geschützt sind, auch das geht hier aber leider nicht zuverlässig!

P.S.: Da DT übrigens intelligente Gruppen nicht nach DTTG synct, braucht man sich über eine Arbeit mit dieser Funktion in einem echten Arbeitsumfeld keine Gedanken zu machen…!

Das ist ein Thema für sich; gerne kannst du hierzu einen eigenen Thread öffnen. Das was du beschreibst entspricht nicht dem was ich erlebe; ich hatte ja auch schon weiter oben in diesem Thread erste Gedanken zu dem Thema angeboten (kein oder schlechte OCR Qualität, z.B.). Ich erlebe die AI als überwiegend hervorragend in ihren Vorschlägen zur automatischen Ablage, was dafür spricht, dass es für dein Erlebnis Verbesserungspotential gibt.

Im Allgemeinen geb ich dir Recht, dass wenn sich ein User eine Funktion wünscht, die - durchaus von mir auch praktizierte - Antwort „ne, wünscht du dir nicht“ nicht unbedingt zielführend ist. Ich hatte allerdings weiter oben schon meine Bedenken, warum dein Vorschlag m.E. nicht einfach umzusetzen ist aufgeführt. Weil im Wesentlichen eine vorhandene Funktion dupliziert werden würde, glaube ich auch nicht an die Umsetzung. Daher auch die Überlegungen, ob die Art, wie du DT anwendest letztlich für dich ideal ist, oder eben die Anpassung der Verwendung langfristig günstiger ist - natürlich musst du das individuell für deinen Anwendungsfall festlegen. Klar, in einer idealen Welt deckt die Software jeden erdenklichen Anwendungsfall ab. In der Praxis führt aber jeder zusätzliche Weg nach Rom auch zu zusätzlichen Reibungen. Das was ich verstehe was du erledigen willst, ist bereits machbar - nur wohl nicht auf dem Weg, wie du es gern machen würdest.

Diese Aussage verwundert; eine 6-stellige Dokumentenzahl ist durchaus zulässig. Auch hier wäre es evtl. sinnvoll die Überforderung detaillierter in einem eigenen Thread darzustellen.

Ob das angekündigt war kann ich nicht nachvollziehen. Da DT aber nicht ein Buchhaltungsprogramm ist, und weltweit verkauft wird, wäre ich wenig zuversichtlich, dass es jemals die Kriterien der GoBD erfüllen wird.

Ein Veränderungsschutz ist komplex; eine Realisierung auf rein lokaler Ebene ist mir nicht bekannt (wenn wir hier von einem Nachweis des Originalzustandes sprechen; das verlangt bei einer PDF nach einer Signatur, dem unveränderbaren Nachweis, dass das Dokument existiert, sowie einer nachverfolgbaren Aktualisierung der Signatur im Zeitverlauf). Ist was anderes gemeint, bitte kurze Erläuterung.

5 Likes

Wie kommst Du denn darauf? Du kannst es benutzen oder es lassen. Und dass Du es lassen möchtest, hast Du ja schon erwähnt, wenn auch für meine Vorstellungen deutlich unfreundlicher als nötig. Wie ja auch der Ton dieses Postings unnötig aggressiv ist.

Wenn Du einen Beitrag in einem Forum schreibst, musst Du damit leben, dass Leute darauf antworten. Du kannst Dir nicht aussuchen, was sie antworten.

Es scheint so zu sein, dass sehr viele Anwender von DT mit der automatischen Ablage in der Datenbank zufrieden sind. Irren die sich alle?

Wenn ein “echtes Arbeitsumfeld” aus i*OS-Geräten besteht, dann hast Du Recht. Ich denke aber, dass so eine Umgebung eher die Ausnahme ist und die “echte Arbeitsumgebung” sich immer noch um einen Desktop dreht. Was u.a. damit zusammenhängt, dass die Funktionen von i*OS denen von macOS noch um einiges hinterherhinken.

Das hat nichts mit einem DMS als solchem zu tun, sondern mit technischen Gegebenheiten. @blanc hat zu Recht auf digitale Signaturen und Zeitstempel verwiesen. Zusätzlich bieten sich WORM-Medien an, wie ich schon erwähnte. Außerdem solltest du natürlich deine PDF in PDF/A konvertieren, um sie archivsicher zu machen.

So oder so muss man das Problem mit den entsprechenden technischen Mitteln lösen. Hast Du eine digitale Signatur samt sicherer Signaturerstellungseinheit? Oder WORM-Technik mit den geeigneten Prozessen zum regelmäßigen Umspeichern, um Datenverlust vorzubeugen? Wenn beides nicht vorhanden ist, wie soll Dir DT (oder irgendein DMS) dann beim revisionssicheren Speichern von Dokumenten helfen?

1 Like

Was eine hitzige Diskussion! Wow…

Ich möchte das Feuer jetzt nicht antreiben und darf für mich festhalten, dass ich ohne dieses fantastische Forum und die vielen engagierten Mitglieder sicher schon längst im Projekt DT3 nicht mehr zu Hause wäre. Aus Sicht des einfachen Users OHNE Programmierkenntnisse und RegEx-Talent werden am Anfang schon Hoffnungen geweckt mit DT3 leicht einen produktiven und eben reproduzierbaren Workflow mit DT3 zu realisieren. Als Einsteiger oder besser User ohne Script- oder Programmierkenntnisse ist das sicher nicht so einfach umsetzbar.

Ein in viele Richtung sehr offenes Programm mit schier (fast) unbegrenzten Möglichkeiten. So können viele Tage mit fantastischen Erkenntnis und Erlebnissen einhergehen und es eben sehr spannend zu machen und um so glücklicher bin ich, wenn es Stück für Stück weiter entwickelt.

Ich möchte mich hier nicht jeder deutlichen und leidenschaftlichen Formulierung anschließen und trotzdem würde ich mich wahnsinnig freuen, wenn es gerade im Bereich der Steuerung und Datenauswertung Programmergänzungen gäbe, welche ganz klar auf Erleichterung der Bedienung des Programmes ohne Programmier- beziehungsweise Scriptkentnisse abzielen.

Daher würde ich mich auch über eine verbesserte Benutzung der intelligenten Regeln und Stempel und ein bequemeres synchronisieren der Stempel, Farben, Benutzerdaten und Regeln, zumindest zwischen den Rechnern sehr freuen.

Beispiele:

  • Entlastung des Anwenders mit seinem Regelwerk durch eine funktionelle Erweiterung des Importieren Reiters unter den Einstellungen:
    • Ein/Ausschalter für eine automatisierte Konversion von importierten oder gescannten pdf mit zu einem pdf/A (was ja mittlerweile in Mac OS X ja im Druckdialog der Vorschau integriert ist) + duplizieren, speichern an einem anzugebenden Ort bzw. DB.
    • Die gleiche Ein/Aus-Schalter-Option oder vor Konversion, stempeln oder ähnlichem. Das wäre dann ja eine einfache Versionskontrolle.
  • Gruppieren von Ordnern mit Regeln zur Verbesserung der Übersichtlichkeit.
  • Zuweisung von intelligenten Regeln oder Regelgruppen zu einzelnen Datenbanken, so dass man diese auch nur dort aufgeführt sieht.
  • Wenn, dann - Funktionalität als Option in den Regeln.
  • Zugriff auf den Text-Layer nach OCR mit Priorisierungsbereichen zur Dateinamenserstellung gegebenenfalls mit Black & White-List.

Genug geträumt! :wink:
Gerne füge ich diese Wunschliste auch an der vielleicht passendere Stelle ein.
Ich wollte nur aufzeigen, dass ich die Intension dieses Threads für mich nachvollziehbar ist, auch wenn (wie ich Eingangs erwähnte), die Schärfe der Ein- oder anderen Formulierung nicht teile.

1 Like

Es gibt leider durchaus Berufsgruppen, welche volle 30 Jahre (!) :scream: Aufbewahrungspflicht haben.Ich gehöre zu so einer Gruppe.

Viele Grüße ins neue Jahr!

Das ist für zukünftige Versionen in der Tat geplant.