Hallo,
wenn ich Dokumente indexiere, dann werden Gruppen erstellt, so wie die Dokumente auf der Festplatte in Ordner strukturiert sind.
So wie ich heraus gefunden habe, wird die Umstrukturierung nur in der Datenbank gemacht und da geht jetzt die Frage hin, wie Organisiert man die Dokumente?
Da sind jetzt Gruppen, intelligente Gruppen, Tags!
Macht man sich da nicht zuviel Arbeit wenn man Tags und Gruppen verwendet?
Oder nur Gruppen, oder nur Tags?
Kann man die Gruppen komplett ausblenden ?
Kann man die Tags komplett ausblenden ?
Wozu das ganze, wenn man doch die Vollindexierung hat ?
Wie wird das denn normalerweise Gehandhabt?
Danke
Allie
Vielleicht wäre die passendere Frage eher, was genau Sie mit der Datenbank vorhaben?
Was ich mit der Datenbank vorhabe?
Also die Spolight Suche vom Mac ist ja wirklich wunderbar, solange man die Daten lokal auf dem Mac hat. Sind die Daten auf externen Datenträgern dann ist Spotlight keine Option mehr. Ich suche eine Datenbank in der ich einfach und bequem alle Informationen schnell und unkompliziert wiederfinden kann. Ausserdem ist eine Strukturelle Organisation der Daten in einem Dynamischen System unausweichlich.
Zur Zeit ist alles Statisch in Ordnerstrukturen organisiert, welche ich aber so nicht weiterführen will. Ich habe ziemlich viel wissen angesammelt und weiss schon nicht mehr wo was ist und das ist absolut inakzeptabel.
Im Buch das ich gelesen hatte nennt sich das Enterprise Search Engine kombiniert mit einem Dokumentemnanagement System das man als “Enterprise Content Management” bezeichnet.
Da ich aber auch Dokumente auslagern und archivieren möchte, ist Dokumentenmanagment eine zusätzliche Option, die integriert sein soll.
Lieber wäre es mir, wenn ich einen Indexer direkt auf dem NAS am laufen habe, aber nach langen suchen habe ich so etwas nicht finden können.
Die zusätzliche Belastung des Netzwerkes und des zusätzlichen Macs welches ich für Indexierungen offen halten muss, muss ich wohl erst mal in kauf nehmen.
Allie
Das sollte mit DEVONthink machbar sein, sofern das NAS und dessen Verbindung zuverlässig sind.
Für die Organisation von externen Dateien/Ordnern ist DEVONthink noch nicht wirklich geeignet, allerdings lassen sich die Dokumente/Gruppen intern, d.h. in den Datenbanken selbst, natürlich beliebig organisieren (mit/ohne Gruppen, mit/ohne Tags), ohne dass davon die externen Dateien/Ordner beeinträchtigt werden.
Das NAS ist sehr zuverlässig, was man von Mountain Lion nicht so ganz sagen kann. Bei Mountain Lion wird die Netzwerkverbindung nach einer gewissen Zeit immer getrennt, was mehr als ärgerlich ist.
Deshalb arbeite ich wieder und Lion und da geht das alles Problemlos.
Strategie:
Also die Gruppen ist eine Statische Verwaltung, die ebenfalls von der Filestruktur auf dem Datenträger übernommen wird. Das diese Art der Verwaltung nicht besonders vorteilhaft ist, habe ich bereits von der manuellen Verwaltung gemerkt. Anmerkung dazu ist, das diese Art der Verwaltung besonders viel Zeit in Anspruch nimmt. Ausserdem kommt es ehr häufig vor, das Dokumente an mehreren Orten auffindbar sein müssten.
Die Dynamische Verwaltung ist durch das Tagging gegeben. Damit kann man die o.a. Problematik lösen und das ist der einzige Grund, warum ich mir DTPO anschaue.
Wenn man es als Dynamisches System verwenden möchte, ist die Darstellung der Gruppen zum größten Teil störend da es sich nicht um nur ein Verzeichnis Handelt. Begrüssen würde ich in der Darstellung die Gruppen ein oder ausblenden zu können.
DTPO würde ich mir nicht kaufen um die Filestruktur eines Datenträgers abzubilden.
Zudem kommt noch der Verwaltungsaufwand viel zu hoch ist Ordner und Tags pro Datei bearbeiten zu müssen.
Also ich denke das ich mich wohl mehr mit den Tags auseinander setzten werde und schaue mal was ich mit AppleScript so anstellen kann um die Verwlatung weitgehenst zu automatisieren. Wer will schon eine Datenbank Pflegen? Das sind Aufgaben die der Rechner selbst erledigen muss.
Allie