Ich möchte gerne einen Workflow automatisieren, der auch die Erstellung mehrerer Intelligenter Regeln umfasst. Diese habe ich bisher als eine Art Vorlage angelegt, die ich manuell dupliziere und anpassen muss.
Leider scheitere ich daran, mit einem Skript diese Regeln zu erstellen. Gibt es da eine Möglichkeit?
Es scheint so, als würde da kein Zugang zu den SmartRules bestehen?
Gäbe es ansonsten eine Möglichkeit intelligente Regeln auf Finder Ebene in DEVONthink “hinein zu schmuggeln”?
Nein, es gibt keine Möglichkeit, eine intelligente Regel außerhalb von DEVONthink hinzuzufügen. Und nein, Sie können deren Erstellung nicht automatisieren. Warum brauchen Sie das?
(Übersetzt mit claude-haiku)
Ich habe hier Akten, die in Devonthink gespeichert werden, und automatisch in den richtigen Ordner verschoben werden sollen.
Dafür benötige ich leider nach wie vor für jeden Ordner eine eigene Regel, die einzeln und damit recht zeitaufwendig erstellt werden muss.
Eine Automation würde mir hier viel Zeit ersparen.
Da ich für diese Akten ohnehin eine Automation erstelle, um auch in Obsidian und OmniFocus die benötigen Einträge zu erstellen, und in DT auch die Ordner per Automation erstelle, wäre es schön, wenn dies eben auch bei den Intelligenten Regeln funktionieren würde.
Wie sieht so eine Regel konkret aus? Ein Bildschirmfoto wäre hier hilfreich.
Eventuell könnte ein Skript auch direkt die komplette Automatisierung übernehmen, ohne dass eine Flut von Regeln nötig ist.
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Je nach eintreffenden Dokumenten ist das machbar. Ich hatte hier mal ein Roh-Beispiel gepostet:
Ich lege, z.B. für eine Fallakte, in Obsidian über ein Template eine neue Datei an, in der ich die relevanten Informationen notiere. In Omnifocus lege ich ein neues Projekt mit bestimmten Aufgaben an, und in DT lege ich in einer bestimmten Datenbank über eine Vorlage eine neue Gruppe an, in der ich drei Untergruppen habe, von denen eine eine weitere Untergruppe hat. Dazu kommt eine formatierte Textdatei, die ich im laufe der Zeit als Inhaltsverzeichnis mit direkten Sprungmarken in wichtige Bereiche der Dateien habe.
Die Hauptgruppe bekommt das Aktenzeichen als Namen, und wird in einer übergeordneten Gruppe mit dem Namen des anderen Verfahrensbeteiligten gespeichert.
Hierzu lege ich mir dann einen Satz Regeln an.
Die erste sucht im Ordner “Wegsortieren” des Globalen Eingangs nach Dateien mit dem Aktenzeichen als Anfang des Namens, und verschiebt diese in die Gruppe mit dem Aktenzeichen.
In dieser Gruppe suchen weitere Regeln nach den Tags “Material”, “Akte” und “Kosten” und verschieben die entsprechenden Dateien in die jeweiligen Untergruppen.
Am Ende trage ich noch die Links zu den entsprechenden jeweils anderen Apps in die Apps ein.
Ich habe nun versucht, diesen ganzen Vorgang mit einem Skript zu automatisieren, das einmalig die relevante Daten (Aktenzeichen, Namen, usw.) abfragt, und dann über entsprechende Platzhalter in der Vorlagen eintragen kann.
Hier die entsprechenden Screenshots dazu:
Vielen Dank für die Bildschirmfotos! Handelt es sich dabei um ein Skript, um (viele) Regeln zu erstellen, oder um ein Skript, das von einer einzigen Regel verwendet wird? Ersteres ist wie gesagt nicht möglich.
Eventuell könnten aber auch intelligente Gruppen teilweise eine Lösung sein, denn diese lassen sich per Skript erstellen. Und anstatt z.B. einen Unterordner Akte anzulegen, der von einer dazu passenden Regel befüllt wird, könnte eine intelligente Gruppe in der Datenbank einfach selbst alle Dokumente mit dem entsprechenden Tag anzeigen.
Das Skript für den gesamten Prozess versuche ich derzeit von Claude für Keyboard Maestro erstellen zu lassen. Dabei wird das dann natürlich in die jeweils notwendigen Einzelschritte zerlegt, und dann von Keyboard Maestro abgearbeitet.
Derzeit stelle ich es mir so vor, dass dabei jeweils ein Teilschritt/Skript für eine Regel eingefügt wird, auch weil ja z.B. die angesprochenen Gruppen in den Regeln unterschiedlich sind.
Ich möchte die Dateien auch wirklich in einer Gruppe zusammenfassen, und habe in der Vergangenheit mit intelligenten Gruppen leider keine guten Erfahrungen gesammelt, vor allem was auch die Zusammenarbeit von DT und DTTG, und die Verfügbarkeit der Dateien betraf.
Ich habe jetzt die Datei ausfindig gemacht, in die die Intelligenten Regeln wohl von DT hineingeschrieben werden, und hoffe nun, hierüber ans Ziel zu gelangen.
DEVONthink To Go unterstützt seit Version 4 intelligente Gruppen in Datenbanken.
Das ist für manche Dinge sicherlich auch eine gute Lösung, aber intelligente Gruppen lassen sich z.B. nicht verschachteln. Ich müsste hier also mit einer Kombination aus Gruppen und intelligenten Gruppen arbeiten, was dann (meiner Meinung nach) auch Auswirkungen auf die Übersichtlichkeit hat.
Ich habe hier eine sehr große Menge an Daten, und das mit den Akten ist ja nur ein Beispiel.
Ich habe es jetzt geschafft, mithilfe von Claude ein Macro zu erstellen, das zuverlässig mithilfe eines Scripts direkt in die Datei schreibt, die die SmartRules für Devonthink enthält.
Vorher wird DT sicher beendet, und danach wieder gestartet.
Direkt in DT wäre so etwas sicherlich eleganter, aber mein Problem ist damit erstmal gelöst, und darauf kommt es mir im Ergebnis an.