Ich muss mal Frust ablassen

Hallo,
leider habe ich von meiner Devonthink 2 Pro Office Version auf die Devonthink 3 Pro Version upgedatet und bin extrem frustriert.
Es funktioniert nun keine meiner Workflows mit Hazel und Devonthink mehr.
Vorher habe ich auf meinen Server gescannt, Hazel hat die Dokumente umbenannt und mit dem Devonthink OCR in lesbare PDFs umgewandelt und dann in einen Ordner in Devonthink gestellt und das Original gelöscht.
Nun gibt es diese Automator-Aktionen nicht mehr und Hazel benennt nur noch das Dokument um.
In der neuen Devonthink Pro Version kann ich leider nicht wirklich eine Automation hinbekommen, so dass ich nun wieder alles von Hand nach Devonthink schieben muss und dann von Hand OCR und dann von Hand in den richtigen Ordner schieben. Na klasse, so hatte ich mir das nicht vorgestellt.
Ich habe mir auch (wieder) das Handbuch gekauft, aber dort kann ich zu diesen Automationen nur die intelligenten Regeln finden. Ich habe mal eine angelegt, die aber wohl nicht funktioniert. Diese kann ich nicht ändern und finde keine Erklärungen zu diesen Problemen.
Insgesamt ist das alles sehr sehr enttäuschend und alles andere als selbsterklärend. Ich habe ehrlich gesagt nicht erwartet, dass ich das gesamte Programm neu erlernen muss, was beim ersten Mal schon sehr aufwändig war.
Das musste ich mir einfach mal von der Seele reden, sorry.
Grüße und ein gutes neues Jahr
doescher

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Kein Problem! Manchmal müssen die Leute ein bisschen Dampf ablassen.

Man muss nicht “das ganze Programm noch mal lernen”. Sie beziehen sich auf (1) die Verwendung einer externen Anwendung (Hazel) und (2) einen Aspekt der Bedienung von DEVONthink. Das ist definitiv nicht alles, was es zu unserer Anwendung gibt!

Wenn Sie DEVONthink 2 noch installiert haben, sollten Sie es aus dem /Anwendungen Ordner löschen und den Rechner neu starten.

Und die Operationen, auf die Sie sich beziehen, sind immer noch verfügbar, nur nicht über Automator (obwohl Sie immer noch einen AppleScript-Schritt in einem Automator-Workflow verwenden können).

Tatsächlich ist es möglich, dass Sie das alles mit intelligenten Regeln machen können, je nachdem, was Sie mit Hazel umbenennen wollen.

(Übersetzt mit https://deepl.com)

Hallo doescher,
sicherlich ist beim Wechsel der Versionen immer ein wenig Lernen und Umgewöhnen angesagt - auch ich suche immer mal wieder Dinge, die bei DT2 leicht von der Hand gingen - aber ich kann dir versichern, dass Hazel in Verbindung mit DT3 immer noch funktionieren.

Ich scanne meine Dokumente mit ExactScan Pro auf die Festplatte, der Ordner wird mit Hazel überwacht, dann mit PDFpen Pro OCRed und danach von Hazel in verschiedene Unterordner verteilt.
Von Hazel wird das dann mit Hilfe von Scripten nach DT3 (vorher DT2) in die richtigen Ordner in DT3 verschoben.
Die Pfade in den Scripten mussten beim Wechsel auf DT3 natürlich angepasst werden, vielleicht ist das bei dir auch das Problem.

Ansonsten kann ich dir wärmsten die Homepage von Stefficloud (und die DEVONthink-Kurse im Shop) empfehlen, sie hatte mich damals auch bei den Scripten wunderbar unterstützt. Ich bin sehr zufrieden mit dem Workflow.

Die Automation in DT weißt meiner Meinung nach doch noch einige Lücken auf, sodass die DT-Automation - zumindest für mich - auf lange Zeit diesen Workflow nicht ersetzen wird.

Ich hoffe, ich konnte deinen Frust ein wenig verringern :stuck_out_tongue_winking_eye:

Schönen Abend
Markus

Wenn du DT 3 verwendest, solltest du dich von bestimmten Workflows (oft waren es nur Workarounds, teilweise mit externen Helferlein, verabschieden). Das meiste , was früher nur mit Hazel & Co ging, kannst du jetzt innerhalb von DT 3 bewerkstelligen, in den meisten Fällen auch ohne die Unterstützung von AppleScript

Wenn du Dokumente in DT einfügst, kannst du mit SmartRules alle möglichen Aktionen innerhalb des Programms durchführen. Du kannst Dokumente automatisiert einordnen, du kannst sie umbenennen, konvertieren, du kannst sogar Scripte einbinden etc. Alles Dinge, wofür du früher externe Lösungen bemühen musstest, beispielsweise auch die von dir vermissten Automator-Aktionen. Früher war das ein ziemlicher Umstand, jetzt kannst du vieles davon mit Bordmitteln erledigen, du musst dich nur einmal auf die etwas veränderte Herangehensweise einlassen.

Ich sehe jetzt auch kein Problem, einen von @AbwehrchefVC beschriebenen Scan-Workflow innerhalb von DT 3 zu erledigen - wobei ich natürlich die seine spezifischen Anforderungen nicht kenne und ich nicht wirklich beurteilen kann, warum er das alles außerhalb von DT 3 erledigt haben will

Vielleicht ist es hilfreich, konkrete Anforderungen und Aufgaben zu benennen, die du erledigt haben möchtest und für deren Lösung du im Moment keinen Weg siehst. Dann könnte man dir vielleicht auch versuchen anhand solcher Fragen einen roten Faden an die Hand zu geben. Selbsterklärend sind die neuen Vorgehensweisen sicher nicht, dazu ist DEVONthink einfach zu komplex und die Neuerungen zu vielfältig.

Was Automator angeht: Ich würde mich nicht auf Automator verlassen. Das ist eine Software, die ihren Dienst sicher gut erledigt hat, aber ich habe den Eindruck dass Apple dieses Programm aufgegeben hat. Eigentlich hatte ich fast damit gerechnet, dass es unter Catalina bereits verschwindet. Das wäre schade gewesen, aber Apple ist rigoros und um Aperture ist es auch mehr als schade gewesen und keiner der Anwender hat es verstanden

Hallo @MichaelHD, das kann ich dir gerne erklären, was mich aktuell davon abhält/abgehalten hat:

  1. Never change a running system :stuck_out_tongue_winking_eye::stuck_out_tongue_winking_eye: zumal auch noch der zeitliche Aspekt und andere Projekte eine größere Rolle spielen, da ich mittlerweile auch einige hundert Regeln in Hazel abgebildet habe.
  2. Zum damaligen Zeitpunkt war eine vernünftige Ordnung der SmartRules in DT3 nicht möglich. In Hazel hab ich dafür mehrere Ordner (vielleicht geht das ja mittlerweile)
  3. Die automatische Umbenennung in DT3 steht sicherlich noch am Anfang und kommt an Hazel noch lange nicht ran, weil z.B. Die Extraktion des richtigen Datums eines Dokumentes nur in den seltensten Fällen gelang

Dieser Punkt ist natürlich ein berechtigtes Argument. Allerdings basiert der entsprechende Hazel-Workflow ja letztlich auch auf einem Script. Ich bin jetzt kein Script-Profi: Aber warum sollte es prinzipiell nicht möglich sein, ein ein entsprechendes Script in einer SmartRule zu verwursteln?

Mittlerweile kannst du zwar keine Gruppen/Ordner für SmartRules erstellen, aber du kannst sie verschieben. Über die Benennung der Regeln, aber auch durch leere Regeln, die nur mit „—————„ benannt werden kannst du auch ein wenig Übersichtlichkeit in eine solche Zusammenstellung bringen. Wobei einige Hundert Regeln natürlich schon eine Hausnummer sind…

Stimmt, die Zuordnung in den richtigen Ordner von DT3 erfolgt über diese Scripte. Und wenn ich etwas ergänzen möchte, brauche ich lediglich ein weitere Zuordnung hinzufügen, ohne das ich die Grundstruktur des Scripts verändern muss. Und ich bin noch nicht mal Script-Amateur :cry:

Und die Antwort darauf steckt auch schon in meinem Punkt 1. :stuck_out_tongue_winking_eye::grin:

Wenn das irgendwann in DT3 mal angepackt und in diese Richtung geht, dann werde ich bestimmt einer der ersten sein, die das testen werden, aber bis dahin …

Hallo,
Danke schon einmal für Eure Antworten, die mir dann doch Mut machen, dass ich das hinbekomme.
Ich beschreibe nun einfach zwei Workflows, die ich bisher mit Hazel gemacht habe:

  1. Ich scanne mit einem Epson Drucker ein Dokument in einen von drei Netzwerkordnern (dazu muss der Rechner nicht immer laufen): privat, beruflich, sonstiges. Hazel schaut sich die Ordner an und benennt danach das Dokument um (»Scan_01.pdf« in »Datum_privat (oder beruflich oder sonstiges).pdf). Danach kam ein Script, dass ich mit Automator erstellt hatte und das dieses PDF per OCR in ein lesbares PDF umgebaut hat und dann in den Eingangsordner von DT gestellt hat. Das Original-PDF wurde danach von Hazel gelöscht.
    Aktuell benennt Hazel die Datei immer noch um, das Script wird aber nicht mehr ausgeführt…
  2. Ich habe etliche Hazel-Regeln, die verschiedene Dokumente, die ich in den Download-Ordner kopiere, direkt in den richtigen Ordner in DT gestellt haben (Google-Rechnungen oder Kontoauszüge). Das funktioniert nun gar nicht mehr und in Hazel sind sogar die Apple-Scripte verschwunden. Keine Ahnung warum. Kann DT nun den Downloadordner überwachen und die dort hineinkopierten Dokumente importieren und an die entsprechenden Ordner weiterleiten und dann das originale Dokument löschen?

Ich bin momentan sehr eingespannt und kann mich nur nebenbei mit DT beschäftigen. Daher ist es umso ärgerlicher, dass meine Routinen nun nicht mehr funktionieren.

Für Eure Hilfe bin ich dankbar
doescher

Sie könnten z.B. den Download-Ordner indizieren (s. Ablage-Menü) und eine intelligente Regel in DEVONthink selbst könnte die Dokumente ggf. importieren & verschieben. Ein Bildschirmfoto der alten Hazel-Regeln wäre evtl. hilfreich.


Anbei ein Screenshot einer Aktion.
Leider kann ich von dem Script keinen Screenshot machen, da diese nun alle leer sind. Ich weiß nicht, warum diese alle in Hazel gelöscht wurden…

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Was genau hat denn das Script bisher gemacht?

Im Grunde genommen laufen die Hazel-Workflows unter DEVONthink 3 genauso wie unter DEVONthink 2. Der einzige Unterschied: Wenn das Ziel der Workflows die globale Inbox ist, musst du das Ziel anpassen, da beide Versionen unterschiedliche Inboxen nutzen

Ich würde das ohnehin etwas anders gestalten (ohne Hazel):

Ordner erstellen, diesen Ordner mit einer Ordneraktion belegen (DEVONthink liefert ein paar für genau diesen Zweck). In diesen Ordner scannst du. die Ordneraktion verschiebt die Dokumente nach DEVONthink mit oder ohne OCR - je nachdem

Wo dein Script geblieben ist, weiß hier natürlich niemand :stuck_out_tongue_winking_eye: , aber den Einordnungsvorgang das würde ich ohne Hazel gestalten. Hazel verschiebt dann nur noch Dokumente, z.B. sortiert nach Dateiformat vom Download-Ordner in die DEVONthink-Inbox.

Dort angekommen sortieren entsprechende SmartRules die Dokumente in die jeweiligen Zielordner. Trigger für die SmartRules können bestimmte Stichworte im Dokumenteninhalt sein, Stichworte im Dokumententitel etc.

Hallo Michael,

was mich mal interessieren würde ist, wie du Ordnung in die SmartRules bekommst?

Wie weiter oben geschrieben, werden in meinen 4 Scripten, die das Einsortieren mit Hilfe von Hazel in die Ordner von DEVONthink vornehmen gut und gerne 150 Verschiebungen abgebildet - und damit es noch etwas schwieriger wird - das Ganze für 2 Jahre (aktuell 2019 und 2020) wegen der Überschneidungen zum Ende/Anfang des Jahres.
Jedes Jahr wird bei mir getrennt abgelegt

Kann ich nur in die zentrale Inbox verschieben? Und wenn ja, wo finde ich die? Mit RMK und im Finder anzeigen, wird sie mir leider nicht angezeigt.

Oder geht es auch schon in die Inbox der richtige Datenbank? Oder vielleicht sogar in einen (oder mehrere) Ordner der richtige Datenbank?
Dann müsste ich natürlich wissen, wie ich auch da dran komme, um sie in Hazel zu hinterlegen.

Viele Grüße
Markus

Im Finder (oder mit Hazel) lässt sich nur etwas im globalen Eingangsordner ablegen (~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Inbox), mit Hilfe von Skripten auch in beliebigen Ordnern. Eine andere Möglichkeit wäre, eine indizierte Ordnerstruktur zu verwenden. In diese kann natürlich auch per Finder/Hazel verschoben werden.

Dann bleibt das Dokument aber noch indiziert. Was muss ich denn auswählen, damit es (wie mit Hazel über das Script) beim Verschieben in den richtigen Ordner auch gleichzeitig in die Datenbank verschoben wird und somit nicht mehr indiziert ist?

Am besten funktioniert dieser Ansatz, wenn alles indiziert bleibt. Wenn sich die Dateien/Gruppen ausschließlich in DEVONthink befinden sollen, hilft wohl nur ein Skript, sofern es keine allgemeine Regel gibt, wie genau eingeordnet wird.

Die SmartRules im Seitenbereich kannst du anfassen und gegeneinander verschieben (natürlich nur im Bereich “intelligente Regeln”. Etwas mehr Ordnung kannst du hineinbekommen, indem du sie gruppierst und die Gruppen mit einer leeren SmartRule voneinander trennst

So, beispielsweise:

Ergänzend/alternativ kannst du die SmartRules aussagefähig benennen, vielleicht mit einem Überbegriff je nach Aufgabenbereich.

Von außerhalb kannst du nur die Globale Inbox adressieren. Du findest sie in diesem Pfad:

~/Library/Application Support/DEVONthink 3/

Aber du kannst die Dateien ja von außerhalb in die Globale Inbox verschieben und dann von dort mit einer SmartRule abholen und innerhalb der Datenbanken einordnen lassen.

Ok, das wäre eine Möglichkeit, allerdings bei der Menge an Regeln trotzdem noch sehr unübersichtlich

das bedeutet dann auch, dass die Dokumente, die in die Globale Inbox verschoben werde, auch gleichzeitig in DEVONthink landen und nicht mehr indiziert sind?

Ok, da stoße ich schon wieder an meine Grenzen :relieved:

  1. wie muss denn eine solches Script aussehen, damit das Dokument in die Datenbank verschoben wird?

ich habe gerade gesehen, dass es ein solches Script von existiert, damit funktioniert es dann auch
Script

Das würde ich dem Globalen Eingang schon deswegen vorziehen, weil ich damit die Kollisionen der Regeln einigermaßen im Griff hätte. Ansonsten würden sich diese nur auf die Globale Inbox beziehen und das schreit förmlich nach Fehlern

Welche Option müsste ich denn wählen, wann die Regel ausgeführt wird, wenn ich das Dokument verschieben will, sobald es im indizierten Ordner landet? Ich vermute mal die Letzte?
Auswahl

@cgrunenberg: Jetzt kommt natürlich die für mich entscheidende Frage: Für wann ist geplant, eine vernünftige Struktur in die intelligenten Regeln zu implementieren? Zumindest mal mit 2-3 Ebenen.

Darüber hinaus sollten die intelligenten Regeln natürlich auch die Suche aufgenommen werden. In Hazel besteht auch die Möglichkeit nach Regeln zu suchen, was mir schon manchmal die lästige, langwierige Suche erspart hat

Welche Schritte sollen denn durch die Regel oder das Skript ausgeführt werden?

Die Option “Nach Import”, d.h. effektiv wird durch das Verschieben im Finder die Datei zur Datenbank hinzugefügt. Die Option “Nach Verschieben in externen Ordner” bezieht sich auf den Befehl Daten > In externen Ordner verschieben.

Hallo nochmal,
also ich habe nun in Hazel die Scripte, die ich vorher dort hinterlegt hatte und die einzelne Dokumente in DT2 verteilt haben, wieder nach Hazel reinkopiert und nun funktionieren die meisten Dinge wieder.
Das Script, welches ich benutze, poste ich mal hier:

tell application “Finder”
set _path to (the POSIX path of theFile as string)
set {_name, _extension} to {name, name extension} of theFile

– optional: hide extension in Finder
set extension hidden of theFile to true

– optional: remove extension for DEVONthink displays
set _name to text 1 thru -((count _extension) + 2) of _name
set _extension to “.” & _extension
end tell

– Launch DEVONthink if it isn’t already open.
tell application “System Events”
if not (exists process “DEVONthink Pro 3”) then
tell application id “DNtp” to activate
end if
end tell

– Import the file.

tell application id “DNtp”
set theGroup to get record with uuid “xxxx”

– choose one option, Index or Import, comment out the other
set theImport to import _path name _name to theGroup
– set theIndex to indicate _path to theGroup

– set labelcolor of theIndex
set label of theImport to 2

end tell

Den Bereich mit “xxxxx” muss man mit dem Verweis des Ordners füllen, in dem Hazel dann das Dokument stellen soll, allerdings nur mit der ellenlangen Zahl in der den “x-devonthink-item://”

Mit den Scans habe ich es jetzt so gemacht, dass Hazel die Scans in den Eingangsordner legt und dann guckt eine intelligente Regel, ob es ein PDF ist und nimmt OCR vor. Aktuell habe ich unter Zeitpunkt “Vor Synchronisierung” eingestellt und hoffe, dass hier immer geguckt wird, wenn ein neues Dokument in den Ordner kopiert wird.

Vielleicht hilft es ja anderen

Wenigstens habe ich nun den allergrößten Teil meines alten Workflows wieder drin und kann mich auf die anderen Neuerungen von DT stürzen…