Ich muss mal Frust ablassen

[MichaelHD]

@AbwehrchefVC

@MichaelHD

Aber du kannst die Dateien ja von außerhalb in die Globale Inbox verschieben und dann von dort mit einer SmartRule abholen und innerhalb der Datenbanken einordnen lassen.

das bedeutet dann auch, dass die Dokumente, die in die Globale Inbox verschoben werde, auch gleichzeitig in DEVONthink landen und nicht mehr indiziert sind?

Was in die Globale Inbox verschoben wird, wird nach DEVONthink importiert, soweit ist das richtig.

Finderverzeichnisse, die du jedoch indizierst, verbleiben am Ort, aber du lässt sie von DEVONthink verwalten. Letztlich bedeutet das aber auch, dass du Aktionen, die am (indizierten) Datenbestand auslöst, auch auf Finderebene wirksam sind. Als Bedingung müsstest du dann in der Regel "Objekt ist indiziert" festlegen.

Wenn du jetzt beispielsweise eine indizierte Datei innerhalb der DB per Regel verschieben lässt. wird diese auch auf Finderebene verschoben. Es gibt ein paar Ausnahmen, z.B. wenn du auf DB-Ebene eine Datei löschst, verschwindet die auf Finderebene erst, wenn du den DEVONthink-Papierkorb löschst

[AbwehrchefVC]

@cgrunenberg

Welche Schritte sollen denn durch die Regel oder das Skript ausgeführt werden?

hat sich schon durch das vorhandene Script erledigt

@cgrunenberg

Die Option “Nach Import”, d.h. effektiv wird durch das Verschieben im Finder die Datei zur Datenbank hinzugefügt. Die Option “Nach Verschieben in externen Ordner” bezieht sich auf den Befehl Daten > In externen Ordner verschieben

nach dem Screeshot wird das Dokument in meinen indizierten Ordner „2.HazelSort_MC" verschoben, dadurch soll die Regel greifen, dass das Dokument in die Datenbank verschoben wird und danach in die richtigen Ordner/Gruppen verteilt wird.

Das klappt auch soweit, aber ich will das ja nicht manuell anstoßen, sondern die Regel soll automatisch laufen, wenn das Dokument eintrifft.
Mit “Nach Import” tut sich aber nichts

@AbwehrchefVC

@cgrunenberg: Jetzt kommt natürlich die für mich entscheidende Frage: Für wann ist geplant, eine vernünftige Struktur in die intelligenten Regeln zu implementieren? Zumindest mal mit 2-3 Ebenen.

Darüber hinaus sollten die intelligenten Regeln natürlich auch die Suche aufgenommen werden. In Hazel besteht auch die Möglichkeit nach Regeln zu suchen, was mir schon manchmal die lästige, langwierige Suche erspart hat

Können Sie hierzu schon eine ungefähre Aussage zu treffen?

[AbwehrchefVC]

@MichaelHD

Finderverzeichnisse, die du jedoch indizierst, verbleiben am Ort, aber du lässt sie von DEVONthink verwalten. Letztlich bedeutet das aber auch, dass du Aktionen, die am (indizierten) Datenbestand auslöst, auch auf Finderebene wirksam sind. Als Bedingung müsstest du dann in der Regel "Objekt ist indiziert " festlegen

Danke für die Erläuterung, die Bedingung habe ich auch eingebaut, aber die Regel greift zumindest noch nicht automatisch, wie gesagt, auch nicht mit “nach Import”

[AbwehrchefVC]

Mit dieser Einstellung „Stündlich" wird zumindest die Aktion automatisch ausgeführt. Alle anderen getesteten Optionen aus dem Screenshot im Post 18 führen die Aktion nicht automatisch aus - oder ich war zu ungeduldig
Wie lange dauert es normalerweise, bis eine Aktion ausgeführt wird. Bei Hazel läuft das immer so mit und die Datei fliegt sozusagen durch die einzelnen Ordner

Hat jemand positive Erfahrung gemacht, mit welcher Einstellung die Aktion automatisch ausgeführt wird, wenn die Datei in dem durch die Regel überwachten Ordner „eintrifft"?

[MichaelHD]

„Vor Import“ hat tatsächlich ein Problem - auch mit anders zusammengestellten SmartRules. Ich bin mir aber nicht sicher, ob dieser Punkt im Auswahlmenü tatsächlich auswählbar sein darf (was es ja tatsächlich ist) oder ob das nur der übergeordnete Punkt für die einreichten Menüpunkte ist. Dann wäre das ungeschickt angelegt. Oder es ist schlicht ein Bug. Allerdings funktioniert die SmartRule, wenn man die Dokumente manuell auf die SmartRule zieht

„Stündlich“, „Vor Programmende“ u.a. funktionieren einwandfrei

Vielleicht kann @BLUEFROG näher erläutern warum dieser Punkt nicht funktioniert

[cgrunenberg]

@AbwehrchefVC

Das klappt auch soweit, aber ich will das ja nicht manuell anstoßen, sondern die Regel soll automatisch laufen, wenn das Dokument eintrifft. Mit “Nach Import” tut sich aber nichts

Ist 2.HazelSort_MC eine indizierte Gruppe? Werden die Dokumente im Finder oder per Hazel oder per Skript in diesen Ordner verschoben?

Können Sie hierzu schon eine ungefähre Aussage zu treffen?

Im Augenblick ist es nur geplant, d.h. aber noch nicht für eine bestimmte Version.

[AbwehrchefVC]

@cgrunenberg

Ist 2.HazelSort_MC eine indizierte Gruppe? Werden die Dokumente im Finder oder per Hazel oder per Skript in diesen Ordner verschoben?

2.HazelSort_MC (oder auch die anderen Ordner) sind indizierte Gruppen.

So ist aktuell meine Vorgehensweise

1.HazelOCR (gelb): hier findet da OCR mithilfe eines Scripts über PDFpen Pro statt und die Dateien werden danach per Hazel über Regeln in die Ordner 2.-4. (rot) verschoben.
Dort werden sie entweder automatisch oder manuell unbenannt und wiederum per Hazel in die richtigen Zielordner 5.-8. (grün) verschoben

Erst in diesen Zielordnern wird dann - auch wieder per Hazel - dann allerdings durch das erwähnte Script das Verschieben in die DEVONthink-Datenbank sowie die richtigen Ordner vorgenommen

Die Zielordner 5.-8. (grün) wären dann auch für mich diejenigen, auf die die intelligenten Regeln ansetzen und die quasi durch das Verschieben per Hazel gefüttert werden.

Den Ordner 2.HazelSort_MC hatte ich jetzt nur zum testen genommen, weil das einfacher war. Allerdings habe ich das Testdokument da im Finder und nicht per Hazel verschoben.

[HaubenTaucher]

genauso mache ich es auch

[cgrunenberg]

@AbwehrchefVC

Den Ordner 2.HazelSort_MC hatte ich jetzt nur zum testen genommen, weil das einfacher war. Allerdings habe ich das Testdokument da im Finder und nicht per Hazel verschoben.

Wo befindet sich denn dieser Ordner? Auf dem internen Laufwerk? Hier war ein einfacher Test (indizierter Ordner names “Test” auf dem Schreibtisch) erfolgreich, d.h. folgende Regel hat eine Mitteilung ausgegeben nach dem Verschieben einer Datei im Finder in diesen Ordner:

[AbwehrchefVC]

@cgrunenberg

Wo befindet sich denn dieser Ordner? Auf dem internen Laufwerk? Hier war ein einfacher Test (indizierter Ordner names “Test” auf dem Schreibtisch) erfolgreich, d.h. folgende Regel hat eine Mitteilung ausgegeben nach dem Verschieben einer Datei im Finder in diesen Ordner:

Das ist doch echt zum verrückt werden. Der Ordner/die Ordner sind Unterordner von Dokumenten

Den Test habe ich auch ausgeführt (indizierter Ordner names “Test” im Ordner Dokumente/HazelAutomation), das hat auch geklappt (untere Mitteilung)

Dann habe ich die Regel nochmal geändert, so wie der Workflow bei mir ist: eine Datei wird von 2. nach 5. verschoben, dann soll die intelligente Regel greifen.

Verschoben wird auch (mittlere Mitteilung), aber danach passiert nichts weiter.

Wenn ich die Regel dann über RMK anwende, kommt die Meldung (obere Meldung).

So sieht die Regel jetzt aus

[cgrunenberg]

@AbwehrchefVC

Verschoben wird auch (mittlere Mitteilung), aber danach passiert nichts weiter.

Und klappt es nur nicht, wenn Hazel die Datei verschiebt, oder ebenfalls nicht, wenn Sie dieselbe Datei in den Ordner im Finder kopieren?

[AbwehrchefVC]

@cgrunenberg

Und klappt es nur nicht, wenn Hazel die Datei verschiebt, oder ebenfalls nicht, wenn Sie dieselbe Datei in den Ordner im Finder kopieren?

mit der obigen Regel funktioniert es weder noch. Ich habe aber nochmal getestet. Wenn die die ganz einfach halte

dann klappt sowohl das verschieben durch Hazel als auch das direkte Verschieben in der indizierten Ordner.

Also muss ja irgendwo in der Regel in Post 30 bzw. 22 (wobie ich da auch Manuell durch Import ersetzt hatte) der Wurm drin sein. Komisch nur, dass die Regel bei Einstellung auf Stündlich ausgeführt wird

[cgrunenberg]

@AbwehrchefVC

Also muss ja irgendwo in der Regel in Post 30 bzw. 22 (wobie ich da auch Manuell durch Import ersetzt hatte) der Wurm drin sein. Komisch nur, dass die Regel bei Einstellung auf Stündlich ausgeführt wird

Ist dies die problematische Regel?

Dann ersetzen Sie die erste Aktion doch einmal durch “In Datenbank verschieben”, d.h. das Skript ist inzwischen nicht mehr nötig.

[AbwehrchefVC]

@cgrunenberg

Dann ersetzen Sie die erste Aktion doch einmal durch “In Datenbank verschieben”, d.h. das Skript ist inzwischen nicht mehr nötig.

das funktioniert leider auch nicht, die Regel wird nicht automatisch ausgeführt, wieder nur mit RMB.

Was allerdings funktioniert ist diese Reihenfolge

Dann wird die Regel automatisch gestartet und die Datei in die Datenbank verschoben. Nur mit „In Datenbank verschieben" bleibt die Datei - zwar im richtigen Ordner - immer noch indiziert.

Also ist zumindest dafür immer noch das Script notwendig

BTW: was ist eigentlich der Unterschied „Name enthält" und „Name stimmt überein"? Denn die Datei landet ja mit beiden Varianten in der „Regel"

Ich werde nochmal ein wenig mit einem anderen Ordner testen, ob das dann auch klappt.

Fehlt ja dann nur noch eine tolle Ordnerstruktur

[cgrunenberg]

@AbwehrchefVC

BTW: was ist eigentlich der Unterschied „Name enthält" und „Name stimmt überein"? Denn die Datei landet ja mit beiden Varianten in der „Regel"

Enthält sucht exakt nach der eingegebenen Zeichenkette, Stimmt überein unterstützt Operatoren & Wildcards.

[HaubenTaucher]

Guten Morgen, die Möglichkeit einer Ordnerstruktur auf mindestens 1 weiteren Ebene (besser 2-3) würde ich auch als dringliche Verbesserung wünschen.
Ansonsten hat man immer diese ewig lange Liste und muss “stundenlang” hoch und runterscrollen…

[AbwehrchefVC]

Guten Morgen, ich schon wieder ,

gestern habe ich noch ein wenig getestet. Mit dieser Einstellung klappen z.B. alle diversen mit Anfangsbuchstaben A (wobei von 9 Dokumenten 7 in die Datenbank verschoben wurden und 2 weiterhin indiziert waren - keine Ahnung warum):

Ich könnte mir durchaus vorstellen, meinen Workflow ab der Verschiebung nach DEVONthink (Ordner 5.-8.) umzubauen, wenn dann auch mehr Übersicht in die Regeln mit der gewünschten Ordnerstruktur reinkommt.

Darüber hinaus bin ich dann wieder auf das nächste Hindernis gestoßen. Im Script habe ich immer jeweils 2 Jahre aufgeführt (weil ich auch nach Jahren sortiere und das auch nicht änder will und werde).

Im Editor brauche ich dann nur mit Suchen+Ersetzen 2018 in 2020 zu ändern und alle ist gut und läuft wie gewohnt (wie jetzt erst wieder beim Jahreswechsel)

Aktuell gibt es offensichtlich noch keine Möglichkeit das anders zu machen, als 2 verschiedene Ordner anzulegen, also A-Diverse 2019 und A-Diverse 2020.

Dann müsste ich allerdings zum Jahreswechsel wiederum alle Regeln anpacken und ändern - hat jetzt nicht wirklich was mit Automatisierung zu tun.

Ich habe dann mal ein wenig im Menü gesucht und eine gute Möglichkeit gefunden, allerdings steht die wohl noch nicht in den Regeln zur Verfügung.

Aus diesem Grund möchte ich mir die Implementierung gerne wünschen

Die Stempel stellen meiner Meinung nach ein hervorragendes Instrument dar, mein Vorhaben in die Tat umzusetzen und die Regeln flexibel zu gestalten
Mit Datum und Strichcode kann ich dann hervorragend Bedingungen zusammenstellen, mal abgesehen davon, dass in diesen Stempel noch viel mehr Potential für die Regeln stecken.

Ist das Dokumentendatum das Datum aus dem Dateinamen? Denn zu dem Zeitpunkt, hat jedes Dokument bei mir ein Datum im Dateinamen. Oder müsste ich das Benutzerdefinierte Datum nehrmen? Oder welches sonst?

Ich (und sicherlich auch noch andere) würde mich sehr freuen, wenn ihr die Stempel auch in den Regeln zur Verfügung stellen würdet

[AbwehrchefVC]

ich glaube ich habe das etwas durcheinander geworfen, die Stempel funktionieren, aber die Platzhalter nicht

[cgrunenberg]

@AbwehrchefVC

Die Stempel stellen meiner Meinung nach ein hervorragendes Instrument dar, mein Vorhaben in die Tat umzusetzen und die Regeln flexibel zu gestalten

D.h. Sie würden gerne Platzhalter in Suchabfragen verwenden? Oder in bestimmten Aktionen, die das noch nicht können?

Mit Datum und Strichcode kann ich dann hervorragend Bedingungen zusammenstellen, mal abgesehen davon, dass in diesen Stempel noch viel mehr Potential für die Regeln stecken.

Es ist das Datum im Text des Dokuments selbst, also bei Scans z.B. das Rechnungsdatum, wobei natürlich auch mehrere in Rechnungen vorkommen, weswegen es als Alternative neuestes/ältestes Datum gibt.

[AbwehrchefVC]

@cgrunenberg

D.h. Sie würden gerne Platzhalter in Suchabfragen verwenden? Oder in bestimmten Aktionen, die das noch nicht können?

genau, in den Bedingungen der intelligenten Regeln kann ich einen solchen Platzhalter nicht einfügen. Damit könnte dann die Bedingung z.B. lauten „Rechnung_(Platzhalter für das Jahr im Datum)" (siehe 1. Screenshot im Post 37)
Oder:
stimmt überein mit Rechnung
stimmt überein mit (Platzhalter für das Jahr im Datum)

Das müsste sich dann natürlich auch noch irgendwie in den Aktionen wiederfinden, damit die dann in den richtigen Ordner verschoben werden können, was ich zur Zur über die Zuordnung im Script mache (siehe 3. Screenshot im Post 37)

Wobei ich dann noch überlegen muss, wie ich das Jahr aus dem Datum im Dateinamen rausbekomme (den wenn ich an eine Rechnung von der PKV-Abrechnungsstelle denke, ist das aus dem Scan nicht immer zu identifizieren, da in diesem etliche Daten drin sind: Geb.Datum, Rechnungs-Datum, Zahl-Datum, verschiedene Behandlungs-Daten). Denn der ist in dem Moment dann eindeutig.

@cgrunenberg

Es ist das Datum im Text des Dokuments selbst, also bei Scans z.B. das Rechnungsdatum, wobei natürlich auch mehrere in Rechnungen vorkommen, weswegen es als Alternative neuestes/ältestes Datum gibt.

Was bedeutet unten bei Benutzerdefinierte Daten das Feld „Datum" bzw. auf welches Datum bezieht sich das?