Indizierung unklar

Hallo Forum

Verstehe etwas nicht.
Lese im Handbuch:

Indizierung des Datenbankinhaltes für spätere Suche und Weiterverarbeitung

Habe Datenbank offen.

Klicke ich auf Indizieren so öffnet sich ein Fenster und ich kann eine Datei auswählen.

Frage:
Warum muss ich beim indizieren eine Datei auswählen ?
Ich dachte indizieren bezieht sich auf die offene Datenbank. Außerdem nahm ich an, dass DTPO immer im Hintergrund automatisch indiziert ?

Kann mir da jemand weiterhelfen ?

Jochen

PS: Ist mit Indizierung gemeint, dass Daten in der DB sich auf externe Daten beziehen ? Also die Daten werden nicht in DTPO als Originale gespeichert sondern verweisen nur auf Originale auf der HD.

Also Referenzen ?
Unter dem Begriff Indizieren = Index verstehe ich was anderes ?

Dann wäre doch die Formulierung im Handbuch s.o. nicht ganz richtig, oder ?

Jochen

In der Tat ist die Formulierung “indizieren” missverständlich:

Beim Indizieren verbleiben die Dateien am Ursprungsort. Sie werden also nicht in DTPO importiert sondern werden lediglich in die Datenbank „referenziert“. Die Inhalte werden zwar von DTPO analysiert aber die Datei verbleibt am ursprünglichen Speicherort.

siehe auch hier: vimeo.com/44250648

Oder auführlicher direkt aus der DEVONthink-Hilfe: (Menü Hilfe > DEVONthink Pro Office Hilfe)

Importing and indexing

You import files with drag-and-drop or using the File > Import menu item. Imported files are copied into the database and appear as a document in DEVONthink Pro Office’s interface.

If you need to keep the files in their original location, but want to use them inside of DEVONthink Pro Office, drag them with ⌘ and ⌥ pressed (like making an alias in the Finder) or use File > Index . A reference to the file is inserted in your database and linked to the original outside DEVONthink Pro Office. Use File > Update Indexed Items to update selected references when their original has changed. Make sure to keep the original file in place so that the link between reference and file stays intact.

When to import and when to index files? Importing copies the data directly into your database, creating a self-contained repository that remains intact whether you back up the database or copy it to a USB stick. But if you also need to access the files from outside the database, e.g. to compile some source codes, you may want index them instead of importing.

Danke

Jochen

Doch, das ist schon richtig:

"Beim Indizieren verbleiben die Dateien am Ursprungsort und werden lediglich in die Datenbank „referenziert“. Die Inhalte werden analysiert und ausgelesen, aber die Datei verbleibt am Ort.

Sinn macht das z.B., wenn du Dateien, die sich auf Medien wie einer CD-ROM oder einer nur optional betriebenen externen Festplatte befinden, von DEVONthink verwalten lassen willst." (S. 105ff) Wobei Letzteres ja nur ein Beispiel ist.

Mag sein, dass der Begriff “Indizierung” im Programm auf den ersten Blick etwas unglücklich gewählt wurde, aber es geht eben um dieses Einfügen eines Datenbestandes in eine Datenbank, der ausserhalb der Datenbank abgelegt wurde. Dieser Datenbestand wird der Datenbestand wird der Datenbank nicht als Dokumentensammlung hinzugefügt, sondern in Form von Verweisen auf die am Ursprungsort verbliebenen Dokumente. DEVONthink bietet für die Verwaltung des Datenbestandes die Möglichkeiten, die das Programm auch für Datenbestände bieten würde, die “importiert” wurden.

Diese Form der Abbildung einer Verweisstruktur wird ja auch in anderen Programmen als “Indizierung” bezeichnet - insofern ist das bei aller vielleicht unglücklichen Wortwahl schon der geeignete Begriff. Die in DEVONthink angelegte und dort auch anpassbare Verweisstruktur basiert ja auf einem Index, der bei dem Auslesen eines externen Datenbestandes angelegt wurde. Lat. “incidicare” = “anzeigen” - angezeigt wird ein Link zu einer Datei. Insofern ist die Wortwahl doch nicht so “unglücklich”

Da sich ausserhalb der Datenbank abgelegte Datenbestände ändern können, muss das DEVONthink irgendwie mitbekommen - dazu musst du die Indizierung manuell aktualisieren.

@MichaelHD

Danke für weitergehende Erläuterungen.
Da ich gerade von Datenbank Filemaker komme.
Dort wird unter Indizierung das “Anlegen” von Wörtern verstanden.
Mit diesem Index werden dann Suchvorgänge durchgeführt.

Insofern war ich da auf einer anderen Schiene.

Nun ist ja alles klar.

Jochen