ich habe zwei Fragen zum Thema “Intelligente Regeln” innerhalb von DevonThink:
Innerhalb meiner ScanSnap Software habe ich DevonThink als “Import-Software” angegeben. Nachdem das eingescannte Dokument im Eingang von DevonThink gelandet ist, möchte ich, dass das Originaldokument aus dem ScanSnap Ordner gelöscht wird, da ich dann ja das Dokument doppelt auf meinem Rechner habe. Was musst ich dafür in der “Intelligenten Regel” einstellen?
Nachdem die Bedingungen meiner “Intelligenten Regel” erfüllt sind, möchte ich, dass mein Dokument aus der von DevonThink selbst angelegten Ordnerstruktur (Files.noindex > pdf > …) in einen von mir festgelegen Ordner auf meinem Rechner verschoben wird. Nur was genau muss ich dafür in meiner “Intelligenten Regel” angeben?
Zu 1: Ich kenne die ScanSnap-Software nicht, deshalb die Frage: Wie “landet” ein eingescanntes Dokument im Eingang von DEVONthink? Bewegt ScanSnap es dorthin und behält das “Original”? Wenn ja, dann weiß DEVONthink ja gar nichts von der Existenz des Originals.
Wenn die Scans von ScanSnap über den Finder zugänglich, also nicht in einer Datenbank versteckt sind, könnte DT diesen Ordner indexieren und Scans daraus löschen. Aber das wäre um die Ecke gedacht. Ist es möglich, in ScanSnap statt einer “Import-Software” einfach einen Zielordner anzugeben? Oder ScanSnap nur alles in seinem internen Ordner ablegen zu lassen, und DT holt sich die Scans dann von dort?
Zu 2: Verstehe ich es richtig, Sie scannen per ScanSnap, also außerhalb von DEVONthink, haben die Scans, zumindest kurzfristig, in einem Ordner außerhalb von DEVONthink, und wollen sie dann wieder in einen externen Ordner verschieben lassen? Warum dann überhaupt DEVONthink, frage ich mich – und Sie.
Die “selbstangelegte Ordner-Struktur” von DEVONthink ist Teil eines Datenbank-Packages. Anders als andere Datenbanken stellen sich die Datenbanken von DT nur als eine Datei dar, bestehen aber intern, wie Sie erkannt haben, aus einer Ordner-Struktur. Mit Betonung auf: intern. Darauf zugreifen sollte man nicht per Finder, sondern über DEVONthink. Da taucht kein Files.noindex/pdf… auf. Sondern eine Datei befindet sich in einer Datenbank und einer oder mehrerer Gruppen einer solchen.
Von dort kann DT sie wieder verschieben. Und wenn es so sein soll, auch in einen externen Ordner. Der muss indexiert werden, dann taucht er unter den möglichen Zielen einer Verschiebe-Aktion einer Intelligenten Regel auf. Das geht, die Frage nach dem Warum aber bleibt. Wenn sich die Verschiebungen auf Finder-Ebene abspielen, wäre beispielsweise Hazel doch das geeignetere Tool.
Vielen Dank für die schnelle und ausführliche Antwort!
Beim lesen der Antwort musste ich selbst etwas Schmunzeln, da ich erst dann so richtig den “Sinn und Zweck” von DT realisiert habe und meine Fragen damit auch mehr als hinfällig sind. Das Stichwort ist hier natürlich: Datenbank… was ich zwar wahrgenommen, aber anscheinend nicht ganz realisisert habe.
Ich hatte zuvor mit Hazel rumgespielt und bin bei meiner weiteren Recherche immer wieder auf DT gestoßen, bzw. das Zusammenspiel von DT und Hazel und war deshalb neugierig, was DT zu bieten hat.