# Network shared folder for Importing docs into DT Inbox

**URL:** <https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463>\
**Category:** Automation\
**Tags:** automation\
**Created:** [June 10, 2020, 10:42pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463 "2020-06-10T22:42:09Z")\
**Posts on this page:** 19\
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**Author:** ![Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/t/439d5e/32.png) [@Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/u/Tanner)\
**Post date:** [June 10, 2020, 10:42pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/1 "2020-06-10T22:42:09Z")

</div>

Hi,

each family member have their own Macbook/PC. My children wants to archive their stuff as well as my self. We define a workflow: I share my folder with folder-actions on it (import to DT inbox script) and told my children, that they have to copy their stuff in this shared folder. Nothing happens. The stuff would not be imported to the inbox folder. What is wrong?

I use the DT-Database locally on my iMac (3TB HDD).

Thanks  
Tanner

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**Author:** ![cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/cgrunenberg/32/7172_2.png) [@cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/u/cgrunenberg)\
**Post date:** [June 11, 2020, 9:48am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/2 "2020-06-11T09:48:31Z")

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Usage of folder actions is actually not recommended anymore due their unreliable nature and complicated configuration. Smart rules and indexing folders is recommended instead.

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**Author:** ![yfs](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/y/35a633/32.png) [@yfs](https://discourse.devontechnologies.com/u/yfs)\
**Post date:** [June 12, 2020, 4:51am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/3 "2020-06-12T04:51:50Z")

</div>

> [@cgrunenberg](#):
>
> Usage of folder actions is actually not recommended anymore

mmmmh, first time I hear this. When I set up DT a while ago I started using folder actions and scripts like “DT - import and delete” or “index" - continue to do so. You recommend to abandon this and do what instead?

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**Author:** ![cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/cgrunenberg/32/7172_2.png) [@cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/u/cgrunenberg)\
**Post date:** [June 12, 2020, 7:28am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/4 "2020-06-12T07:28:41Z")

</div>

> [@yfs](#):
>
> When I set up DT a while ago I started using folder actions and scripts like “DT - import and delete” or “index" - continue to do so.

In version 2 this was the only possibility and therefore the recommended solution.

> [@](#):
>
> You recommend to abandon this and do what instead?

As long as it’s working there’s no need to change anything. But for new workflows I would suggest to use smart rules as they’re more flexible and easier to customize.

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**Author:** ![yfs](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/y/35a633/32.png) [@yfs](https://discourse.devontechnologies.com/u/yfs)\
**Post date:** [June 12, 2020, 7:58am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/5 "2020-06-12T07:58:17Z")

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OK, thx

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**Author:** ![Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/t/439d5e/32.png) [@Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/u/Tanner)\
**Post date:** [June 16, 2020, 11:44pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/6 "2020-06-16T23:44:30Z")

</div>

Die Smart Rules kann ich doch nur innerhalb DT anlegen. Wie mache ich das denn für externe Ordner?

In meinem Fall wäre das ein lokaler Ordner auf dem iMac, auf dem auch DT installiert ist. Dieser Ordner wird dann über das Netzwerk mit den übrigen Mitgliedern im selben Netzwerk geshared.

In diesen Ordner kommen die Dokumente hinein und Folder Actions verschieben es in den Eingangsordner von DT.  
Wenn ich es lokal auf dem iMac mache, funktioniert es. Aber wenn ich etwas von einem anderen Mac auf den geteilten Ordner etwas rein kopiere, funktioniert es nicht. Was mache ich da falsch?

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**Author:** ![cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/cgrunenberg/32/7172_2.png) [@cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/u/cgrunenberg)\
**Post date:** [June 17, 2020, 7:35am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/7 "2020-06-17T07:35:25Z")

</div>

> [@Tanner](#):
>
> Die Smart Rules kann ich doch nur innerhalb DT anlegen. Wie mache ich das denn für externe Ordner?

Sobald der Ordner indiziert ist (s. Ablage \> Indizieren…), lässt er sich auch mit Smart Rules verwenden.

> [@](#):
>
> Aber wenn ich etwas von einem anderen Mac auf den geteilten Ordner etwas rein kopiere, funktioniert es nicht. Was mache ich da falsch?

Ordneraktionen sind vermutlich auf lokale Aktionen beschränkt, d.h. werden nicht unterstützt, wenn z.B. etwas auf einem anderen Mac geändert wurde. Dazu müssten die Ordneraktionen auf dem anderen Mac auch eingerichtet werden.

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**Author:** ![yfs](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/y/35a633/32.png) [@yfs](https://discourse.devontechnologies.com/u/yfs)\
**Post date:** [June 17, 2020, 12:12pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/8 "2020-06-17T12:12:46Z")

</div>

> [@cgrunenberg](#):
>
> Sobald der Ordner indiziert ist (s. Ablage \> Indizieren…), lässt er sich auch mit Smart Rules verwenden

OK, I now have indexed a folder, and the index is sitting in my Inbox. Can I move this index to a different database?

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/cgrunenberg/32/7172_2.png) [@cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/u/cgrunenberg)\
**Post date:** [June 17, 2020, 12:14pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/9 "2020-06-17T12:14:15Z")

</div>

> [@yfs](#):
>
> OK, I now have indexed a folder, and the index is sitting in my Inbox. Can I move this index to a different database?

Sure, just move the indexed group to a different database.

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![yfs](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/y/35a633/32.png) [@yfs](https://discourse.devontechnologies.com/u/yfs)\
**Post date:** [June 17, 2020, 12:44pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/10 "2020-06-17T12:44:31Z")

</div>

Cool. I knew I could trust DNT to work.

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/t/439d5e/32.png) [@Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/u/Tanner)\
**Post date:** [June 17, 2020, 10:16pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/11 "2020-06-17T22:16:13Z")

</div>

> [@yfs](#):
>
> to work.

Es klappt einfach nicht. 😒  
Ich finde DT3 Spitzenklasse und möchte es nicht mehr missen. Geniales Tool, aber ich bin ein wenig frustriert mit mir selbst, dass ich immer noch kein Weg für einen gemeinsamen Einsatz im internen Netzwerk gefunden habe.  
Der oben beschriebener Ansatz ist mehr eine Zwischenlösung als dass ich damit glücklich werden kann.

Das Ding ist, dass ich auf dem einen Mac1, worauf DT nicht installiert ist, ein Dokument per mail bekomme, diesen aber in DT3 nicht archivieren kann. DT3 ist auf dem Mac2 installiert. Ich hätte es gern, dass ich von jedem mac aus eine Möglichkeit hätte das Dokument mit einem Mausklick an den Mac2 schicken kann, der das Dokument dann wiederum im Eingang ablegt.

Hinzukommt ja, dass die anderen Mitglieder im Netzwerk auch das Problem haben, dass die Dokumente über viele Umwege in DT3 landen können. In diesem Fall ist es sogar aktuell der USB Stick, der als Dokumententräger für DT3 arbeitet.

Ich bin wirklich für jede Hilfe dankbar. Welcher Ansatz ist stabil und längerfristig zufriedenstellend. Die Sicherheit spielt natürlich auch eine Rolle. Aber primär möchte ich es erst mal im internen Netzwerk zum Laufen bringen.

Danke und viele Grüße

Tanner

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**Author:** ![carpium](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/c/b782af/32.png) [@carpium](https://discourse.devontechnologies.com/u/carpium)\
**Post date:** [June 17, 2020, 11:27pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/12 "2020-06-17T23:27:52Z")

</div>

Hallo,

wie wäre es mit einem NAS? Alles dort in einen Ordner, der von DT überwacht wird?  
Habe es noch nicht installiert, aber ist mein geplanter Workflow.  
Oder Hazel? Das überwacht den Ordner und kopiert/ bewegt alles in den Eingangsordner?

VG.

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/cgrunenberg/32/7172_2.png) [@cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/u/cgrunenberg)\
**Post date:** [June 18, 2020, 6:37am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/13 "2020-06-18T06:37:22Z")

</div>

> [@Tanner](#):
>
> jedem mac aus eine Möglichkeit hätte das Dokument mit einem Mausklick an den Mac2 schicken kann, der das Dokument dann wiederum im Eingang ablegt.

Ein gemeinsames Netzwerklaufwerk (egal ob auf einem NAS oder einem Mac) ist eine mögliche Lösung, ein spezieller Ordner dort könnte indiziert und von einer Smart Rule bearbeitet werden. Die einfachste Lösung wäre natürlich, DEVONthink auf allen Macs zu installieren und die Datenbanken zu synchronisieren.

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![yfs](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/y/35a633/32.png) [@yfs](https://discourse.devontechnologies.com/u/yfs)\
**Post date:** [June 18, 2020, 7:54pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/14 "2020-06-18T19:54:09Z")

</div>

> [@cgrunenberg](#):
>
> Sobald der Ordner indiziert ist (s. Ablage \> Indizieren…), lässt er sich auch mit Smart Rules verwenden.

If this folder contains indexed pdfs - are they automatically OCRed?

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![BLUEFROG](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/bluefrog/32/135_2.png) [@BLUEFROG](https://discourse.devontechnologies.com/u/BLUEFROG)\
**Post date:** [June 18, 2020, 8:20pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/15 "2020-06-18T20:20:45Z")

</div>

> If this folder contains indexed pdfs - are they automatically OCRed?

No. The only automatic OCR is on incoming scans.  
You’d need to use a smart rule for processing other files. There are examples on the forums.

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/t/439d5e/32.png) [@Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/u/Tanner)\
**Post date:** [July 27, 2020, 11:41am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/16 "2020-07-27T11:41:53Z")

</div>

> [@cgrunenberg](#):
>
> Ein gemeinsames Netzwerklaufwerk (egal ob auf einem NAS oder einem Mac) ist eine mögliche Lösung, ein spezieller Ordner dort könnte indiziert und von einer Smart Rule bearbeitet werden. Die einfachste Lösung wäre natürlich, DEVONthink auf allen Macs zu installieren und die Datenbanken zu synchronisieren.

Es tut mir leid. Ich habe es immer noch nicht hinbekommen. Ich habe auf 2 Rechnern DT installiert aber ich bekome die Synchronisation zwischen diesen beiden Datenbanken nicht. Die Datenbank ist auf dem iMac, die 2. Intsllation auf dem MacBook. Klar kann ich den Server einschalten. Aber wie bitte synchronisere ich die Datenbanken ?

Ich stehe wirklich vor der Wand. Ich denke es ist ne Kleinigkeit aber ich bekomme es einfach nicht hin.

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/cgrunenberg/32/7172_2.png) [@cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/u/cgrunenberg)\
**Post date:** [July 27, 2020, 12:02pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/17 "2020-07-27T12:02:01Z")

</div>

Mit welcher Methode synchronisieren Sie denn die Datenbanken bisher (s. Einstellungen \> Sync)?

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/letter_avatar_proxy/v4/letter/t/439d5e/32.png) [@Tanner](https://discourse.devontechnologies.com/u/Tanner)\
**Post date:** [July 27, 2020, 11:21pm UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/18 "2020-07-27T23:21:54Z")

</div>

Danke für die schnelle Rückmeldung, toller Support!

Ich synce noch gar nicht? Ich würde gerne über die NAS synchronisieren aber ich bekomme das nicht hin.  
Was genau muss ich auf der NAS für Vorarbeit leisten? Was muss ich mit welchen Einstellungen Andere DT vornehmen?

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<div class="post-metadata">

**Author:** ![cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/user_avatar/discourse.devontechnologies.com/cgrunenberg/32/7172_2.png) [@cgrunenberg](https://discourse.devontechnologies.com/u/cgrunenberg)\
**Post date:** [July 28, 2020, 7:36am UTC](https://discourse.devontechnologies.com/t/network-shared-folder-for-importing-docs-into-dt-inbox/56463/19 "2020-07-28T07:36:16Z")

</div>

> [@Tanner](#):
>
> Was genau muss ich auf der NAS für Vorarbeit leisten?

Das hängt natürlich stark vom NAS ab, aber am komfortabelsten und schnellsten erfolgt die Synchronisierung, indem Sie zunächst auf dem NAS den WebDAV-Server aktivieren.

Sobald dies geklappt hat und sich die URL des WebDAV-Servers z.B. im Finder per _Gehe \> Mit Server verbinden…_ aktivieren lässt, können Sie in DEVONthink unter Einstellungen \> Sync einen WebDAV-Speicherort hinzufügen (je nach verwendetem NAS befinden sich evtl. bereits Vorlagen dafür in der Liste).