(Wie) kann man einrichten, dass Projekten bei der Neuanlage automatisch eine Nummer zugewiesen wird?
Ich bin Rechtsanwalt und gerade dabei, DT Pro Office für meine Mandatsakten zu entdecken. Leider ist mir noch keine überzeugende Möglichkeit eingefallen, neben der Mandatsbezeichnung – klassisch: Meier/Müller: Forderung für einen Rechtsstreit zwischen Herrn Meier und Frau Müller wegen einer Geldforderung – auch die Aktennummer zu erfassen, darzustellen und zukünftig automatisch zu vergeben. Das hierbei zur Anwendung kommende Nummerierungssystem wäre eine dreiteilige Bezeichnung bestehend aus einer fortlaufend aufsteigenden Aktennummer, den letzten beiden Ziffern der Jahreszahl, in dem die Akte/das Projet angelegt worden ist und das Bearbeiterkürzel, also z.B. 816-13-FV.
Falls hier jemand eine Idee hat, wie das sinnvoll umgesetzt werden könnte und seine Idee hier mitteilen könnte, wäre ich dankbar.
Die einzige Möglichkeit ist vermutlich AppleScript bzw. eine intelligente Vorlage, die intern ebenfalls AppleScript verwendet. Ein Bildschirmfoto, was dabei genau angelegt werden sollte, könnte eventuell weiterhelfen.
Eine weitere Möglichkeit wären Textergänzungsprogramme, die eine Zählerfunktion anbieten und damit den fortlaufenden Zählerstand in den zu expandierenden Text setzen.
Ich benutze Typinator für diesen Zweck (Rechnungsnummernvergabe etc).
Einziger kleiner Schönheitsfehler für die Anwendung oben wäre nur, dass Typinator zwar mehrstellige Zähler beherrscht, aber bis zum Stand ‘099’ nur ‘99’ ausgibt. Man müsste bis dorthin halt die ‘0’ noch manuell einsetzen, aber der Rest lässt sich damit vollständig automatisieren. (Update hier zu bitte in meinem nächsten Beitrag lesen!)
Die Formel gemäß obigem Beispiel wäre dann ```
{Pfadangabe zum Zähler, siehe Typinator-Hilfe}-{YY}-FV
Oder man lässt oben das 'FV' weg und tippt das Namenskürzel selbst ein. Oder man erstellt für jeden Bearbeiter die gleiche Formel, nur eben mit geänderten Bearbeiterkürzeln. Die Formel für FV könnte man z.B. mit AZFV (Aktenzeichen Friedrich Vosberg) aufrufen, die für den Bearbeiter Friedrich Müller dann mit AZFM und boom, fertig.
Als populäre Alternative zu Typinator kennen viele TextExpander. Ob die aktuelle Version 4 mittlerweile zählen kann, ist mir nicht bekannt, die letztjährige Version 3 konnte es nicht. Typinator kann es schon lange, ist meiner Meinung und Erfahrung nach auch vielseitiger und der Support des Herstellers Ergonis ist grandios.
Update dazu: Nach meinem Beitrag hier habe ich den Typinator-Support angeschrieben, ob das Thema der fehlenden führenden Nullen noch aktuell ist und bereits - es ist Samstag - eine Antwort erhalten mit der Aussage …
“Typinator kann das nicht mit einer eingebauten Funktion, aber man kann das leicht mit einem einfachen Script nachrüsten.”
… und dem Angebot, mir ein entsprechendes Skript für meine Zähleranwendung zu schreiben!
Du könntest also Dein Aktenzeichen mit Typinator ‘vollautomatisiert’ einsetzen.
Heißt das, DTPO+Typinator könnten dafür sorgen, dass jedesmal, wenn ich ein neues Projekt in der Datenbank anlege, dieses Projekt automatisch und ohne mein Zutun mit einem Tag versehen wird, der eine fortlaufend imkrementierte Nummer, die Jahreszahl und mein Kürzel enthält?
Du tippst das Kürzel und Typinator expandiert dafür die gewünschte Ausgabe. Das war es mit der Automatisierung was meine Idee betrifft.
In der Eingangsfrage hast Du von Nummernzuweisung gesprochen, jetzt sprichst Du von Tags. Ich dachte daran, dass Du ein neues Projekt anlegst und es dann mit dem Aktenzeichen benennen willst.
Im Ausgangsposting hatte ich geschrieben, dass eine Akte/ein Projekt typischerweise »Meier/Müller: Forderung« heißt und dass jedem Projekt eine fortlaufende Nummer in der Form 0123-13-FV zugewiesen werden soll. Wie diese Nummernzuweisung genau geschehen kann, war und ist mir noch nicht ganz klar. Mir scheint die Zuweisung eines entsprechenden Tags derzeit am geeignetsten. Eine bessere Idee habe ich noch nicht.
Vielleicht wäre auch sinnvoll, die Aktennummer dem Aliasfeld des Projekts zuzuweisen.
Warum nicht die Aktennummer vor oder nach der Mandatsbezeichnung im Projektnamen aufnehmen?
Zusätzlich könntest Du in den Datenbank-Eigenschaften (Menüleiste > Ablage > Datenbank-Eigenschaften) die Option ‘Gruppen beim Tagging ignorieren’ deaktivieren. In dem Moment ändert sich die Farbe der Gruppen (DEVONsprech für Ordner) von Blau auf Gelb und alle Dokumente innerhalb der Gruppe bekommen automatisch den Gruppennamen als auch den Namen der Untergruppen als Tags zugewiesen. (Diese Option kann man im Informationsfenster für Ordner auch für einzelne Ordner wieder aktivieren.) Vielleicht für Dich interessant.
Ja, und mit der aktuellen Typinator-Version geht der Abruf noch einfacher, also meine
Beispiel von oben vergessen, ich habe meine Zähler jetzt auch umgestellt.
Hier das Skript, dies bitte als .applescript hier ablegen: ~/Library/Application Support/Typinator/Sets/Includes/Samples/LeadingZeros.applescript:
-- Version 0.9, (C) Ergonis Software, 2013-09-21
-- Feel free to modify the script for your own use, but leave the copyright notice intact.
return expand("3,42") -- for testing in AppleScript Editor
on expand(parameter) -- parameter: n,text
set res to parameter
try
set commaPos to offset of "," in parameter
if commaPos > 0 then
set nString to text 1 thru (commaPos - 1) of parameter
set res to text (commaPos + 1) thru -1 of parameter
set nChars to nString as integer
else
set nChars to 6
end if
repeat while length of res < nChars
set res to "0" & res
end repeat
end try
return res
end expand
Als Starthilfe gleich die Formel gemäß Deinen Wünschen:
“az” ist der Name des Zählers (für ‚Aktenzeichen‘)
“az+1” definiert die Zählschritte, 1-2-3
-“Leerstelle3Komma” hinter dem Namen des Skripts (in der Formel, nicht im Finder!) definiert die Stellen, in diesem Fall 3 Stellen für 001-002-003
Diese Formel öffnet Dir bei Aufruf eine Eingabemaske, in die Du das Bearbeiterkürzel tippst und als Resultat kommt:
001-13-Eingabe:
Dies ergibt 002-13-FV. 002 vorausgesetzt, Du hättest die Formel zu 1. bereits benutzt, denn der Zähler ist der gleiche und zählt weiter hoch. So könntest Du wie weiter oben früher vorgeschlagen durch Änderungen des Kürzels in der Formel gleich pro Bearbeiter eine Expansion anlegen - ohne Eingabemaske.
Mit der Formel
{{az=22}}
setzt Du den Zähler “az” zurück, in diesem Fall auf 22.
In Typinator sähe das so aus:
Ansonsten siehe Bedienungsanleitung, “Variablen, interaktive Eingabefelder und Berechnungen” auf Seite 10.
