Die Dokumentennamen kannst du mit einer intelligenten Regel ändern:
Du legst oben eine Bedienung fest, wann die Aktion ausgeführt werden soll: Also wohl “alle Dokumente”
Dann legst du fest, wann die Aktion durchgeführt werden soll. Setzte das vorerst auf “Manuell” um die Regel manuell zu testen.
Unten legst du die Aktion fest: “Name ändern in” - hier kannst du eintragen, was du willst oder du nutzt Platzhalter. Die Platzhalter erreichst du, wenn du mit Kontextklick in die Zeile klickst
Für die Anzeige der Dokumente nach einem bestimmten Kriterium (z.B. “Jahr 2001” erstellst du eine intelligente Gruppe. Diese filtert die Anzeige deiner Dokumente entsprechend der Vorgaben in der intelligenten Gruppe.
Oben legst du fest, wo gesucht werden soll. In allen Datenbanken, in einer Datenbank, in einem bestimmten Verzeichnis
Dann legst du die Bedingungen für den Zeitraum fest: “Erstellungsdatum ist früher oder gleich” und "später oder gleich.
Dann kannst du z.B. noch festlegen, welche Dokumentenarten in dieser Gruppe angezeigt werden sollen
Wenn die Dokumente bereits umbenannt worden sind und bereits alle das Erstellungsdatum im Namen haben, wird es etwas komplizierter. Das geht mit RegEx, aber da müsstest du nochmal weiter nachforschen, denn dazu fehlt mir die Expertise. Ein wenig Informationen dazu findest du in diesem Thread: