2 wichtige konzentrationsschonende Shortcuts um einen Arbeitsablauf mit Doppelklick auf eine physische Taste zu legen

[Adam_L]

Jetzt hab ich doch eine Frage, Ich würde gerne 2 Funktionen im Kontextmenü einen Shortcut zuweisen wollen um 2 physische Tasten mit einem doppelklick und eben diesem Shortcut zu programmieren damit ich nur den Mauszeiger über das Wort oder das Datum fahren muss was getaggt bzw. übernommen werden soll und anschließend den finalisierenden klick ausübe und fertig. Auf dem (Touchportal) kann ich diesen Doppelklick programmieren, da hab ich dan aber eine Touchscrenntaste für häufigen gebrauch würde ich lieber gerne mein Logitech Craft dafür die F tasten programmieren, aber da bekomm ich in der software keinen Arbeitsablauf mit Doppelklick programmiert, gibts da vielleicht sogar eine Komplettlösung wo beides mit dem Shortcutausgeführt werden kann? . Ich habe wirklich viel Arbeit aufzuholen, mehrere Gerichtsverfahren stehen an, Schaden muss ermittelt werden, ich hab um die 400.000 Dokumente daher ist mir ein extrem präziser Arbeitsablauf so wichtig damit ich länger konzentriert bleiben kann um 2-4 Monate Arbeit zu sparen.
Um den Namen zu übernehmen gibt es ja einen Shortcut, das ist schonmal perfekt.
Es geht um die Funktionen die ich nur im Kontextmenü finde wenn ich ein Datum oder ein Wort markiert habe, für mich extrem wichtige Funktionen:
-Als Datum übernehmen

-Tag “(MarkiertesWort)” hinzufügen
(Im Bild ist das Wort “Unterschrift” markiert)

Wäre das irgendwie umsetzbar durch ein kleines update?

Ich hab schon ein paar Seiten mit Shortcuts fertig, die werden zum Schluss noch sortiert.
Hier ein Beispiel einer Seite, der Snapscan wird auch darüber bedient und der Drucker werden auch auf anderen Seiten ausführlicher angesteuert.

VG Adam

[suavito]

Ein schnell dahingeworfener Vorschlag zu später Stunde: Wie wäre es mit einem Script, das die Funktion (oder mehrere hintereinander!) ausführt, die Sie brauchen?

Und dem Script wird dann ein Tastatur-Shortcut zugeordnet. Das ginge auch direkt in den Einstellungen von macOS.

Ob das mit dem bloßen Hoovern über einem Text statt des Markieren funktioniert, ist eine Frage, die ich nicht beantworten kann.

Eine andere Frage: Befinden sich Datum und Name immer an derselben Stelle in den Dokumenten? Falls ja, ließe sich vielleicht der gesamte Vorgang automatisieren.

[Adam_L]

Guten abend,

@suavito

Ob das mit dem bloßen Hoovern über einem Text statt des Markieren funktioniert, ist eine Frage, die ich nicht beantworten kann.

Mit der Maus wird wie du es nennst gehoovert, mit der taste soll der prozess gestartet werden (Doppelklick; 100ms pause, Shortcut) es wird beim doppelklick nur ein Wort markiert,
ein Tag akzeptiert auch nur ein Wort, bei mehreren taucht die Option garnicht auf.

@suavito

Eine andere Frage: Befinden sich Datum und Name immer an derselben Stelle in den Dokumenten?

Nein es sind alle Dokumente unterschiedlich
eine komplette Automatisierung wäre toll, nur leider bei der peniblen Dokumentationskette muss alles zu 200% stimmen.

Die Strategie sieht wie folgt aus:

• von allen Dokumentenserien eine Seite scannen und dann alles Autotaggen um eine Datenbank aufzubauen

(Beim Autotaggen brauch ich noch Hilfe, ich möchte das er nicht alle Sonderzeichen erkennt (/;:,.&?!%) und erst ab dem 3. oder 4.Buchstaben (weis ich noch nicht genau) anfängt Tags zu suchen wobei er Ausnahmen machen soll bei Paragraphen § Währungszeichen $,€,zł usw. dem Klammeraffen @ und Zahlen soll er aber ab der ersten Stelle zulassen)

• den ganzen Müll an Tags den man nicht braucht löschen
• Datenbanken erstellen für Namen; Firmen; Aktenzeichen, Nummern, und die Datenbank für geografische Orte für Bilddateien die mit einem GPS fähigem Telefon aufgenommen worden sind
  und die übrig gebliebenen Tags einsortieren in diese Kategorien und ab und zu neue Tags hinzugefügt mit dem “Tag … Hinzufügen Shortcut”
• anschließen mit einem Script das mir schon zu verfügung gestellt wurde den Dateinamen erstellen der reihe nach. Das sieht so aus, das script durchsucht die Dokumente anhand der Vordefinierten Tags in den Datenbanken, ab ca 95% übereinstimmung darf es den gefunden Tag an die vordefinierte stelle im Dateinamen einsetzen und alles ist takko
  (z.B. Zusammengesetzter Dateiname: (Firma Datenbank1= Arag), (Name Datenbank2 = Mustermann), (Aktenzeichen Datenbank3 = 123456789) usw.)
  Fertiger Dateiname dann: Arag, Mustermann, 123456789
• was schlecht erkannt wurde trägt dann das aktuelle Datum als Erstellungsdatum und muss manuell Nachdatiert werden mit dem “Datums hinzufügen” Shortcut
• anschließend werden zusammengehörende Dokumente und Medien für jeden Vorfall in einer seperaten Exceltabelle verlinkt
• zum Schluß wird in einer Exceltabelle ein Inhaltsverzeichniss erstellt welches die Exceltabellen verlinkt und nach Datum sortiert.

So hoffe ich ca 30.000 Dokumente zu scannen um die Datenbank aufzubauen und 350000 werden dann laut Datenbanken benannt und die restlichen 20000 Einzeldokumente muss ich selber taggen
Um das persönliche angucken und sortieren komm ich nicht drumrum, aber wenigstens Ist alles Korrekt benannt und nach Datum Sortiert

Eine Vollautomatik ist leider aufgrund der brisanz nicht möglich.
Nur wenn alles so läuft ist die Arbeit machbar, ansonsten endet das im Nirvana

Wenn die Datenbanken mit den Metadaten der Firmen in der Region und man Namenslisten als Tags importiert aus verschiedenen Ländern gehe ich davon aus das man sich die perfekte Datenbank in kürzester Zeit aufgebaut hat die sehr wenig Fehler macht bei der automatischen Erkennung in Zukunft und man hat sein Papierloses Büro was dann so weitergeführt werden kann. Ein Mixprinzip zwischen Hierarchisch und Chaos da das Leben nicht immer Perfekt ist.

[rerexx]

Kann zwar nicht zu einer Lösung beitragen aber mich interessiert aus von welcher Anwendung der Screenshot stammt. Gehört der zu der Scannersoftware?

[Adam_L]

Nein, das ganze nennt sich TouchPortal und der Screener Ist von meinem IPad wunderbares Programm, dauert etwas bis man im Thema drin ist aber wer devonthink professioneller beherrscht sollte das mit dem TouchPortal hinbekommen, kann ich nur empfehlen. Ich habe auch für andere Programme solche Seiten gemacht.

[rerexx]

Hab es mal versucht zu testen. Allerdings will das Teil auf meinem Mac nicht starten. Der Support schreibt mir er kennt sich mit Mac nicht aus. Also lass ich es erst mal. Kann man das auch iPad only oder Mac only nutzen?

[Adam_L]

Das ist ein Programm was beide Geräte braucht!

• TouchPortal auf Mac laden

• TouchPortal auf Ipad laden

• beides mit ein und dem selben Netzwerk verbinden sonst funktioniert garnichts !!

• TP auf beiden Geräten starten
  (beim Mac eingehende Netzwerkverbindungen akzeptieren und bei Systemeinstellungen und Sicherheit unten links das Schloß mit Passwort entsperren dem Programm durch Häkchen die Rechte erteilen zum steuern des Computers

• Beim iPad den Einrichtungsassistenten starten und dort die IP Adresse eingeben die auf dem Mac in TP unten links angezeigt wird

• Siehe da verbunden & fertig
  Dann ist das iPad konfiguriert deinen Mac zu steuern

• jetzt musst du ihm nur noch sagen was es machen soll:

Am Mac erstellst du & bearbeitest du die Shortcuts die du auf dem iPad benutzen kannst um den Mac zu steuern, du kannst nicht mit dem Mac den Mac steuern sondern nur das iPad konfigurieren.
Das bedeutet du musst dir ein Strukturbaum ausdenken wozu du das iPad programmieren möchtest.
Dann fängst du an von hinten nach vorne zu denken um das du keine Sachen sinnlos erstellst die du später wieder löschen willst, als erstes legst du ein Shortcut an was dich zu einer Seite weiterleitet die du für das Programm was du bedienen möchtest erstellt hast. Somit kannst du vorne auf der nicht löschbaren (MAIN) Seite Ich glaube irgendwie 110 Shortcuts anlegen für 110 Programme, Wenn man möchte kann man auch noch mehr Programme Konfigurieren indem man Unterkategorien verwendet Eben ein Verzeichnisbaum.
In der kostenlosen Version hast du nur die (MAIN) Seite die du mit Buttons bestücken kannst.

um dir einen kleinen Geschmack zu geben, machen wir einen Button für Copy

• Nachdem beide Geräte miteinander verbunden sind gehst du mit der Maus auf eine freie stelle neben den bunten tasten und klickst einmal ins leere da wo der Knopf entstehen soll, zack poppt ein Fenster auf welches du haben möchtest.
  Rechte Seite benutzt du diese Einstellungen:

Tastengröße
1 x 1
Titel
COPY (eingeben)

Drunter ist die Schriftfarbe des Button
Da drunter ist die Textausrichtung wo der Button beschriftet wird
Da Darunter ist die Textgröße
Und der Textschatten

Jetzt kommen wir zur Hintergrundfarbe des Buttons

Der Knopf kann zweifarbig sein daher kann man zweimal eine Farbe aussuchen
Auf dem Knopf “tauschen” tauschte die oberste Farbe mit der unteren
Auf den Knopf “synchronisieren” synchronisierst du die oberste Farbe mit der untersten und dein Knopf ist einfarbig

Dann kannst du aussuchen wie der Verlauf der 2 Farben ineinander sein soll.
Zur Auswahl stehen horizontal vertikal diagonal (irrelevant bei denselben Farben oben & unten)
Jetzt kannst du das Häkchen bei transparenter Hintergrund setzen, dann ist der Knopf zwar da hat aber keine Hintergrundfarbe und du musst keine Farben oder kein Verlauf aussuchen (du solltest wenigstens eine Schriftfarbe wählen die sich vom Hintergrund absetzt damit du den Knopf überhaupt siehst).

Jetzt kannste dir noch aussuchen ob dein Knopf eckige Ecken oder abgerundeten Ecken haben soll Wieder durch ein Häkchen

Jetzt kommt der Abschnitt Tastensymbol
Dort kannst du fertige runtergeladene Icons oder selbst erstellte Icons auf den Knopf laden also mal rumprobieren.

Jetzt kommen wir zu linken Seite Aktionen hinzufügen
Funktion des Knopfes

Um ein Shortcut zu erstellen brauchst du im Grunde unter dem Reiter Eingabe nur die Funktion Tastendruck, also klickst du auf diese und es öffnet sich wieder ein Fenster mit einer Bildschirmtastatur.
Jetzt gibst du eine Taste nach der anderen ein welche gedrückt werden soll für den Shortcut
(für COPY (cmd + c)) und bestätigst mit Linksklick unten rechts auf Hinzufügen klicken und die Grundfunktion ist erstellt.

Jetzt bloß nicht unten rechts das Speichern vergessen sonst ist der Knopf weg

Jetzt müsstest du den Knopf den du erstellt hast auf dem iPad sehen, falls nichts da ist um auf dem iPad, oben ist ein Reload Zeichen da drückst du und du müsstest dann diesen Knopf sehen.

Ta Da feddich der erste selbstprogrammierte Knopf auf dem iPad ist da der deinen MAC steuert.
jetzt machste das selbe mit dem paste bzw. einfügen Knopf und du hast beide Funktionen, auf dem iPad. Jetzt minimierst du das Programm und suchst dir irgendwo auf dem mac einen Text raus oder eine Datei die du kopiert und eingefügt haben möchtest. Das sollte ansporn genug sein um die nächste Woche schlaflose MACnächte zu haben.

[rerexx]

So weit komme ich erst gar nicht. Die Mac App bleibt nach dem installieren beim “Loading” hängen.
Ich werde es in ein paar Wochen wieder testen. Bin ab morgen auf unbestimmte Zeit in stationärer Behandlung und natürlich ohne Mac, da ich nur nen Mini habe.

[Adam_L]

Gute geneseung