Devonthink 3 Pro Datensicherung

Guten Morgen,
ich bin mir sehr unsicher was die Datensicherung für Devonthink betrifft. Ich lese zwar immer Backup mit Time Machine, was ich auch mache, habe aber trotzdem ein wenig Angst darum, Daten die man jahrelang eingepflegt hat, zu verlieren. Was ist zum Beispiel, wenn ich einen Clean Install (neues Mac OS Betriebssystem) mache und dann Devonthink neu installiere. Dann müsste ich ja die richtigen Daten aus dem Time Machine Backup herausholen. Welche Daten sind das? Nur die Datenbanken? Oder muss ich auch noch andere Dateien aus der Libary wieder zurückholen? Wie und was sichert ihr? Für eine Antwort wäre ich wirklich sehr dankbar.

Schönes Wochenende
Thomas

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Hi Thomas,
die selben Gedanken habe ich mir auch gemacht…

Neben dem TM-Backup hat mir eine Bekannte für kleines Geld ein Script nach meinen Vorstellungen gebastelt, mit dem ich in einem Rutsch meine Datenbanken (ich habe aktuell 12 verschiedene im Einsatz) entweder auf eine externe Platte aber auf die Synology sichern kann.

Sobald eine Datenbank dazu kommt, kann ich das Script noch entsprechend ändern lassen. Also nur regelmäßig ausführen (oder evtl. sogar automatisiert) und dann habe ich eine weitere Option zur Wiederherstellung. Für die Sicherung auf die Synology muss natürlich das Laufwerk gemountet sein.

Viele Grüße
Markus

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Hallo Markus,

vielen Dank für deine Antwort. Ja ich nutze neben TM-Backup auch eine DS 914+ und sichere mit Synology Drive die Datenbanken zusätzlich auf der Diskstation und die sichert wieder mit HyperBackup auf eine externe Festplatte. Aber reicht es die .dtbase2 Dateien zu sichern oder muss man eventuell noch andere Dateien mit sichern?

LG
Thomas

So weit mir bekannt ist, kopiert Synology Drive die Daten nur, macht aber kein Backup im Sinne von Backup bzw. Zeitpunkten, d.h. die Struktur muss 1:1 übernommen werden - Bit für Bit.
Beim Kopieren passiert es manchmal, dass dann die Struktur zerstört werden kann.
Da die dtBase2 mehr oder weniger verschlüsselt wird, kann es zu Unstimmigkeiten bei der Wiederherstellung kommen. Auch ein zusätzliches Backup über HyperBackup könnte die Struktur zerstören…

Ansonsten könnte man noch die Workspaces sichern und die Templates, aber ich denke mal, da sollte TM reichen

Viele Grüße
Markus

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Das man aber auch nirgends eine genaue Beschreibung findet über die Datensicherung. :pensive:
Ob Drive ein solches “Backup” macht weiß ich leider auch nicht. Schmeißt mich gerade wieder um Monate zurück.
Warum kann Devonthink nicht einfach mal eine Backuplösung intrigieren? Oder wenigstens mal genau schreiben, wie man am besten sichert. ( Ausser mit TM ) Auf Deutsch :grin:

LG
Thomas

Tja, deswegen bin ich ja auch froh, dass meine bekannte mir da helfen konnte und mir den Zusammenhang auch erklären konnte.
Ich wusste das vorher auch nicht in dieser Form :man_shrugging: Aber jetzt fühle ich mich doch wieder besser :grin: :+1:

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Ich sichere derzeit folgendermaßen…

Alle Dateien im Datenbank-Verzeichnis markieren und per Rechtsklick komprimieren.

Dieses Archiv bleibt dann zum Einen im Verzeichnis dort liegen und wird somit per TM mit gesichert.

Des weiteren kopiere ich das Archiv auf mein NAS und nummeriere diese fortlaufend… _v2 _v3 etc.

Dort natürlich ebenfalls vom weiteren Sicherungskreislauf wie Online-Backup etc. umfasst.

Neuerdings kopiere ich noch die DB des Eingangs manuell mit aufs NAS.

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vielen Dank für deine Antwort. Dann mache ich es ja gar nicht mal so falsch. Ausser das ich das mit dem komprimieren noch nicht versucht habe.
Schönen Sonntag noch.

Thomas

Da bin ich auch nur deshalb drauf gekommen, weil die Datenbanken “einfach so” aufs NAS zu kopieren meist bzw. sogar jedes Mal mit einer Fehlermeldung abbrach.

Der Klone lokal auf eine externe SSD klappt hingegen einwandfrei.

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Letztlich kannst du folgende Backup-Strategien fahren:

  1. Datenbanken (oder den kompletten Finderordner mit den Datenbanken) sichern. Das geht manuell oder mit diversen Backup-Tools. Auf ein alleiniges TM-Backup würde ich nicht vertrauen, deshalb würde ich immer noch ein “lege-artis”-Backup parallel machen

  2. Du machst das manuell direkt aus DEVONthink heraus ein Backup kompletter Datenbankbestände oder einer Auswahl davon. Das geht über Ablage > Exportieren > Datenbank-Archiv

Letztlich gelten für DEVONthink Datenbanken auch keine andere Backup-Regeln als für andere Dokumentenbestände. Ob du die Backups versionierst oder nicht, musst du selbst entscheiden. TM hat das zumindest implementiert

Ansonsten hatte ich hier etwas dazu geschrieben:
Backups von DEVONthink-Datenbanken.

Es gibt noch ein paar Verzeichnisse, die du im Auge behalten solltest und bei Bedarf sichern solltest:

  • Vorlagen - zu finden hier: ~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Templates.noindex
  • SmartRules: ~/Library/Application Support/DEVONthink 3/SmartRules.plist
  • Smart Groups: ~/Library/Application Support/DEVONthink 3/SmartGroups.plist
  • Scripte: ~/Library/Application Scripts/com.devon-technologies.think3/Menu
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Hallo Michael,
vielen Dank für deine Schilderung und den Link zu deinem Blog. Sehr interessant. Werde deine Sicherungsstrategie auf alle Fälle umsetzen. Danke.

Thomas

Ich habe mal den Datenbank - Ordner vom iMac (so wie es ist, 1:1) kopiert und in das DB-Verzeichnis von DT von meinem MacBook Pro kopiert. Leider ließ sich die DB nicht auf dem MBP nicht öffnen.

Das müsste aber irgendwie doch gehen, oder?

Gruß
Tanner

Eigentlich muss das gehen.

Bist du sicher, dass die DB komplett kopiert wurde?

Nach Ausprobieren diverser Szenarien fahre ich jetzt folgende Strategie:

  • Ein Sync-Storage (“Speicherort”) habe ich auf dem NAS angelegt, zugreifbar via WebDAV; ich habe eine Synology aber jede andere Serverlösung mit WebDAV sollte auch gehen.
  • In DT3 habe ich einen Schlüssel für die Storage Location angegeben. Meinen bisherigen Beobachtungen nach verwaltet DT3 die Location wie ein verschlüsseltes macOS Image, wie augenscheinlich auch verschlüsselte Datenbanken.
  • Synchronisieren der lokalen DBs mit dem Storage. Das mache ich mit zwei Rechnern (macBook und macPro) und DTTG. BTW: Es ist möglich ein und dieselbe DB auf einem Rechner “normal” zu importieren und auf dem anderen verschlüsselt, das ist also unabhängig von der DB-Instanz.
  • Den Speicherort habe ich ins tägliche Backup des NAS eingebunden. Hyper Backup von Synology ermöglicht mir hier mehrere Versionen zu halten. Andere Backup-Software kann so etwas sicher auch. Allerdings geht bezogen auf den Storage nur “Alles oder Nichts”, d. h. keine unterschiedlichen Versionen getrennt nach DBs, aber für mich immer noch tauglich als DAU-Fallschirm, sollte ich einmal größere Gruppen oder ganze DBs ins elektronenfreie Nirvana geschoben haben und es erst nach dem Backup-Lauf bemerken.
  • Zusätzlich werden die lokalen DB-Verzeichnisse noch vom TM-Backup erfasst, aber hier halte ich auch Probleme durch Version-Gaps zwischen OS- und/oder DT-Versionen nicht für ausgeschlossen.

Von gespiegelten Verzeichnissen à la Synology Drive rät DEVONtechnologies ab. Ich vermute, weil die zeitliche Nähe des Kopierens von Inhalten, Indizes und anderen Metadaten nicht gesichert ist, was dann zu Inkonsistenzen (vielleicht mit Datenverlust) führen könnte. Wer aber immer alleine auf seinen Daten herumorgelt, sollte aber auch mit Sonology Drive selten in Schwierigkeiten geraten; allerdings habe ich das noch nicht ausprobiert.

Auch wenn das bei mir so funktioniert, übernehme ich natürlich weder Garantie noch gar Haftung für oben Beschriebenes.

Ich wünsche allseits und allzeit sicheres Arbeiten!

Hallo Thomas,

ich habe erst kürzlich einen Artikel auf meinem Blog über Backup und DEVONthink veröffentlicht - guck doch einfach da noch einmal rein.

Viele Grüße,
Steffi

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Ja, bin mir sicher. Habe alles ein zu eins kopiert.