Hallo @mr_drlove ,
gerne erläutere ich meinen Ansatz.
Ausgangslage
Ich nutze DEVONthink schon seit Jahren mitunter für das Einscannen und Ablegen von Papierpost. Es geht hauptsächlich um Belege im Kontext von Ausgaben für Immobilien. Als Hardware benutze ich den Fujitsu ScanSnap 1500x mit der ScanSnap-Software. Die resultierenden Dateien lege ich manuell in einer Datenbankstruktur / Ordnerstruktur ab. Die Papiere, die ich aufbewahren will / muss, werden von mir in einer physischen Ordnerstruktur abgelegt. Ich bin kein sehr versierter DEVONthink-Nutzer, beispielsweise nutze ich keine “intelligenten Regeln” oder “intelligente Gruppen”. Die Hauptfunktionen sind für mich Ablage, Texterkennung und Suche (z.B. Belegnummern, bezahlte Beträge, etc.)
Problemstellung
Zunächst stellte ich fest, dass mir die physische Ablage bzw. mein System dazu mir zunehmend auf den Nerv geht. Ich scanne Belege, die ich vorab manuell trenne bzw. einzeln einscanne, um einzelne Dateien zu erhalten. Die physisch zu archivierenden Papiere lege ich in der physischen Ordnerstruktur ab, das betrifft mehrere Ordner und viel hin-und-her-geblättere in den Ordnern, um an einzelne Abschnitte zu kommen, die für die Ablage relevant sind.
Absicht
Ich will mein Papier-Abfertigung beschleunigen. Ziel ist, weniger Zeit mit dem Scannen und Ablegen zu verbringen, aber den Bezug zwischen Datei und physischem Ablageort des Papiers nicht zu verlieren.
Ansatz
Ich kann das Scannen beschleunigen, wenn ich nicht jedes Dokument einzeln scannen muss, sondern einen ganzen Stapel auf einen Schlag einscanne. Ich bin auf die Scan-Software “EXACTscan” aufmerksam geworden. Diese kann anhand von Barcodes Scans trennen, so dass ein Stapel Papier, dessen Dokumente mit Barcodes gekennzeichnet sind, einzelne Dateien ergibt.
Ich vereinfache meine physische Ablage. Ein Ordner für ein Kalenderjahr, ohne Zwischenabschnitte. Alles, was gescannt wird, soll einfach obendrauf geheftet werden. Auf den Dokumenten klebt jeweils ein Barcode, der eine laufende Nr. im Klartext enthält. Dieser Klartext wird auch in DEVONthink am Dokument abgespeichert, und ich kann das physische Original anhand dieser Information im Fall, dass es nötig wird, heraussuchen.
Umsetzung
In EXACTscan gibt m.E. es eine kleinere Auswahl an nutzbaren Barcode-Systemen als in DEVONthink bzw. macOS. Ich habe mich für den Code128 entschieden, weil er in beiden Systemen benutzbar ist.
Ich stelle fest, dass ich den Code nicht zu klein drucken darf, da er sonst beim Einscannen nicht zuverlässig erkannt wird. Nach einigen Tests habe ich eine funktionierende Größe gefunden.
Je größer der Informationsgehalt ist, der codiert werden soll, desto länger wird der Code, und desto mehr Platz muss ihm gewährt werden, wenn er ausgedruckt wird. Gerne hätte ich einen 2D-Code benutzt (da dabei mehr Informationen auf kleinerer Fläche untergebracht werden können), aber EXACTscan bietet dazu nicht an, dass man damit die eingehenden Scans entsprechend in einzelne Dateien aufsplittern kann (bzw. nur über ein Upgrade auf eine Enterprise-Version, die für meine Zwecke zu teuer ist.).
Der Code128 funktioniert für meine Belange gut.
Bewertung
Im Zuge des Ausprobieren und Lernens bin ich auf Funktionen von DEVONthink aufmerksam geworden, die mir gut gefallen und die ich bisher nicht benutzt habe. Z.B. automatisches Umbenennen, basierend auf dem Inhalt von PDF´s. Ich habe mich damit ein paar Stunden beschäftigt und gemerkt, dass es noch nicht so reibungslos klappt, wie ich es gerne hätte.
Ich habe mich für das Zusammenspiel von DEVONthink und Hazel interessiert, aber davon erstmal Abstand genommen. So hoch ist mein Arbeitsaufkommen in dem Zusammenhang auch nicht, als dass es sich lohnen würde, alles durchzuautomatisieren. Aber ich finde die Möglichkeiten interessant und halte da die Augen offen.
Wunschvorstellung
Idealerweise würde ich alles in DEVONthink machen. Eine Extra-Software einzubinden (wie z.B. Hazel) finde ich tendenziell unattraktiv, weil mehr zu beachten ist und mehr Fehler entstehen können.
Es würde mir gut gefallen, wenn DEVONthink noch mehr / präziser / flexibler Inhalte aus PDF´s auslesen und weiterverarbeiten kann. Vielleicht geht es sogar jetzt schon und ich bin einfach nicht gut genug informiert darüber?
Ansonsten kann ich mir vorstellen, dass mit KI so etwas gut gemacht werden könnte. Bin gespannt, ob sich bei macOS dieses Jahr Neuigkeiten hinsichtlich integrierter KI ergeben und inwiefern das Entwickler nutzen können für ihre Programme.
JavaScript ist mE die bessere Wahl. Andere hier sehen das anders. Scripten muss man, wenn die in DT vorgesehenen Möglichkeiten nicht ausreichen. Und ich lerne immer wieder, dass diese Möglichkeiten weiter reichen als ich gedacht hatte.