Devonthink Pro Office und GoBD


#1

Hallo zusammen,
ich werde in Zukunft in die Verlegenheit kommen, und mich nach der GoBD richten müssen.
Ich wollte daher meine eingescannten Dokumente zukünftig als PDF/A speichern, kann aber weder in meinem Scanner (ScanSnap iX500), noch in Devonthink eine Möglichkeit finden, die Dokumente in diesem Format zu speichern!?
Ich könnte jedes einzelne über Acrobat neu abspeichern, aber ich wollte mir hier kein neues Hobby zulegen… :unamused:
Wo kann ich die richtige Einstellung dafür finden?

Danke und Gruß

Ulli


#2

Derzeit gibt es keine Möglichkeit, PDF-A-Dokumente zu erstellen. Dies kann ein Feature in einer zukünftigen Version sein.

(Übersetzt mit deepl.com)


#3

Danke für die Antwort!
Heißt dies, dass es ein Feature sein “könnte”, oder sein “wird”?!
Und wenn letzteres der Fall ist, mit ungefähr welchem Zeithorizont?


#4

Es ist ein mögliches, nicht ein versprochenes Merkmal. Und es tut uns leid, aber wir geben keine Entwicklungszeitpläne heraus. Wir müssen nur wissen, dass wir hier drin hart arbeiten.


#5

hallo ulli

und das thema würde mich jetzt doch auch interessieren :wink: darf ich fragen, ob ein pdf/a bei scans wirklich erforderlich und hilfreich ist? bei dokumenten, die digital erstellt, signiert, transportiert und abgelegt werden, macht das natürlich sinn. ein dokument, das im workflow aber nochmals gescant wird, wäre ja streng genommen leicht veränderbar. (alberne these, aber ja, man könnte es z.b. mittels photoshop manipulieren …)
das ist jetzt natürlich nicht als kritik gemeint, vielmehr würde mich das für unsere belange auch interessieren. nicht, dass man sich an der stelle einen riesigen aufwand macht, um am ende doch nicht auf der sicheren seite zu sein?

beste grüße
jan


#6

Wenn es nur um PDF/A geht: Es gibt Scanner bzw. Scan-Software, die direkt PDF/A erzeugen kann - beispielsweise ExactScan kann das. Auch mit PDFpen kannst du PDF/A erzeugen, wobei das hier jedoch recht umständlich und nicht wirklich datenschutzgerecht über externe Server läuft


#7

rein technisch ist das prozedere ja klar und relativ einfach, meine frage war eher rechtlicher natur.
über welche bedeutung oder funktion verfügt das ganze bei einem scan? oder habe ich den aspekt der signaturen jetzt überbewertet und es geht vornehmlich um die anderen vorteile wie umgehung von patenten, links etc.?


#8

PDF/A3 sollte als grundsätzlich GodB-konform gelten und den hier beschriebenen Anforderungen genügen. Wichtig sind diesbezüglich v.a. die Punkte 129, 132, 133, 135

Allerdings ist das Thema hinsichtlich Signierung, Dateitransfer darüber hinausgehend eine ziemlich komplexe Angelegenheit, die noch dazu nicht allgemeingültig beantwortet werden kann, weil da noch rechtliche Vorgaben für bestimmte Bereiche wirksam sein können.


#9

Ich bin derzeit dabei, eine Firma aufzubauen, und da ist GoBD eben ein Thema, dass bedacht werden muss!
Klar gibt es Scanner und Software die das kann, ich nutze aber hier einen Fujitsu ScanSnap iX500, und bisher Devonthink Pro Office. Ich könnte natürlich die Dokumente alle über Acrobat laufen lassen, aber ich habe noch vor was anderes zu tun, als nun jedes einzelne Dokument nochmal als PDF/A zu speichern!
Meines Erachtens nach ist so eine Funktion heutzutage eine Grundfunktion für ein Dokumentenprogramm! Die Prioritäten liegen bei Devonthink aber scheinbar woanders…
Das Problem jedes Gewerbetreibenden ist damit, dass Devonthink schlicht nicht geeignet ist, da es gesetzliche Anforderungen nicht erfüllt, bzw. zur Erfüllung einen erheblichen Zusatzaufwand erfordert, der eigentlich mit dem Einsatz eines solchen Programmes gespart werden sollte, und man seine Zeit, und sein Geld hier in ein falsches Programm setzt.
Darüber hinaus fallen mir immer mehr Unzulänglichkeiten des Programmes auf, je länger ich es privat benutze, was sehr ärgerlich ist, da ich nun einen Großteil meiner privaten Dokumente hier hinterlegt habe, und nun “von vorne” anfangen darf!
Ich werde das jetzt vermutlich über eine dieser Buchhaltungssuiten lösen, die solche Funktionen auch mit anbieten. Leider laufen die nur unter Windoffs, aber Parallels ist heutzutage ja relativ ausgereift…


#10

Was Revisionssicherheit angeht, könnte ich mir durchaus vorstellen, dass das seitens DEVONtechnologies auf der Agenda steht - das ist ein zu wichtiges Thema, als dass man es bei einem Dokumentenverwaltungssystem vernachlässigen könnte.

Aber (so meine Einschätzung) ist der Schwerpunkt von DEVONthink auch in Zukunft nicht die Buchhaltung. Sicher kannst du meinetwegen eine Kundenverwaltung und auch andere geschäftliche Workflows mit DEVONthink umsetzen (ich habe das gerade für eine Arztpraxis umgesetzt - und hier sind die rechtlichen Vorgaben äußerst eng), aber die Buchhaltung und auch die Rechnungerstellung würde ich anderen dafür optimierten Softwarelösungen überlassen. Natürlich besteht immer die Möglichkeit irgendwelche Verknüpfungen zwischen DEVONthink und entsprechenden Softwarelösungen einzurichten.

GodB-konforme Buchhaltungs-/Rechnungsprogramme gibt es übrigens durchaus auch für macOS. Zwei Beispiele, die ich selbst nutze: Umsatz, Grand Total. Diese beiden Programme können übrigens, obwohl von unterschiedlichen Anbietern, sehr gut zusammenarbeiten