Devonthink Pro Office und GoBD

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Was Revisionssicherheit angeht, könnte ich mir durchaus vorstellen, dass das seitens DEVONtechnologies auf der Agenda steht - das ist ein zu wichtiges Thema, als dass man es bei einem Dokumentenverwaltungssystem vernachlässigen könnte.

Aber (so meine Einschätzung) ist der Schwerpunkt von DEVONthink auch in Zukunft nicht die Buchhaltung. Sicher kannst du meinetwegen eine Kundenverwaltung und auch andere geschäftliche Workflows mit DEVONthink umsetzen (ich habe das gerade für eine Arztpraxis umgesetzt - und hier sind die rechtlichen Vorgaben äußerst eng), aber die Buchhaltung und auch die Rechnungerstellung würde ich anderen dafür optimierten Softwarelösungen überlassen. Natürlich besteht immer die Möglichkeit irgendwelche Verknüpfungen zwischen DEVONthink und entsprechenden Softwarelösungen einzurichten.

GodB-konforme Buchhaltungs-/Rechnungsprogramme gibt es übrigens durchaus auch für macOS. Zwei Beispiele, die ich selbst nutze: Umsatz, Grand Total. Diese beiden Programme können übrigens, obwohl von unterschiedlichen Anbietern, sehr gut zusammenarbeiten

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Hallo DT Team, gibt es hierzu neue Informationen eurerseits? Das Thema gewinnt zunehmend an Bedeutung und es besteht dringender Handlungsbedarf. Wie wird plant ihr damit umzugehen und wann ist eine Lösung in Sicht? Danke & VG

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Es gibt bisher hierzu keine neuen Informationen, im Augenblick hat DEVONthink To Go 3.0 die höchste Priorität. Es ist aber für zukünftige Versionen definitiv geplant.

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Hallo DT Team, gibt es bereits Neuigkeiten hierzu? Aus meiner Sicht nimmt die Wichtigkeit des Themas immer mehr zu. Ich würde mich freuen wenn es hierzu zeitnah eine Lösung geben würde oder zumindest eine Idee eines Workaounds. Danke viele Grüße

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Im Augenblick gibt es hierzu keine neuen Informationen, kurzfristig ist damit auch noch nicht zu rechnen.

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Dann frage ich nun auch nochmal nach. :slight_smile:

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Es gibt immer noch nichts zu berichten.

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Auf die Gefahr hin etwas übersehen zu haben, gibt es bezüglich Revisionssicherheit / GoBD ein Update ?

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Willkommen @alexanderspanke
Nein, im Moment gibt es nichts weiter zu berichten.

(Übersetzt mit DeepL)

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Ich würde nicht darauf warten, dass DT sowas einbaut. Die Regeln für Revisionssicherheit dürften im schlimmsten Fall von Land zu Land unterschiedlich sein, wie soll eine kleine Firma das umsetzen? Es gibt ja schon DMS dafür, vielleicht sogar für den Mac.
Und ein großer Teil der DT-Kundschaft braucht das nicht.

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Die Umfrage hierzu muss ich irgendwie verpasst haben!?
Wann war den die, und wo kann ich die Ergebnisse einsehen?

Oder ist es nicht vielmehr so, dass DU sowas nicht zu brauchen glaubst, und dies, mal wieder, auf alle Kunden überträgst?

Die “Regeln” für Revisionssicherheit dürften übrigens Weltweit so ähnlich sein, dass Unterschiede keine relevante Rolle spielen!
Entweder eine Datei kann unerkannt verändert werden, oder eben nicht!?

Es wäre übrigens prinzipiell ein einfaches für DT die Revisionssicherheit zu integrieren, wenn man für entsprechende Datenbanken ein Logfile hätte, welches jede Dateioperation entsprechend dokumentiert, und wenn man dann idealerweise PDF´s noch entsprechend signieren könnte wäre dies das Tüpfelchen auf dem “i” !

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Du kennst den Unterschied zwischen “ein großer Teil” (ich) und “alle” (du, vorgeblich mich zitierend)? Genau, das sieht man.

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Du scheinst hier Deine Polemik mit Fakten zu verwechseln.
Entweder Du hast eine Grundlage dafür zu behaupten:

oder Du hast sie nicht!
Und wenn Du sie hättest, dann wäre es jedenfalls einfacher, einen Link zu dieser Grundlage zu posten, als hier zu versuchen Dich mit Polemik an dem Thema vorbei zu schleichen!

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“Einfach im Prinzip” ist nicht dasselbe wie “einfach in der Ausführung” :wink:

Wie Sie sehen, hat es seit über anderthalb Jahren keine Anfrage mehr zu diesem speziellen Antrag gegeben. Davor war es fast ein Jahr. Und der ganze Thread begann zwei Jahre davor. Nur ~20 Beiträge in vier Jahren deuten nicht darauf hin, dass die meisten Menschen einen dringenden Bedarf haben. Und ich habe keine Anfragen in unserem Support-Ticket-System erhalten.

Die Bitte wird zur Kenntnis genommen, natürlich ohne Versprechen.

Und alle, spielt schön.

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Ich bin kein Experte, aber könnte das nicht gelöst werden, indem eine Drittanbietersoftware per Applescript aufgerufen wird, welche ausgewählte pdfs in pdf/a umwandelt und gleichzeitig elektronisch signiert?

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Nur mit Software lässt sich Revisionssicherheit nicht erreichen: Revisionssicherheit: Definition, Bedeutung, Anforderungen
Und PDF/A ist nur ein Aspekt. Dazu kommt zb eine Benutzerwahltung, denn es muss klar sein, wer wann was geändert hat. Man muss ggfs E-Mails archivieren, überhaupt alles, was relevant ist. Dazu braucht es auditierbare Prozesse. Man muss die Dokumente signieren (alle!), um ihre Integrität zu gewährleisten.
Wer das wirklich braucht, sollte sich die richtigen Tools besorgen. DT dürfte das auf absehbare Zeit nicht können.

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Sorry, aber diese ist eben so nicht richtig!
Es müssen nicht alle Dokumente erfasst werden, sondern nur diejenigen, die steuerlich relevant sind!
E-Mails müssten nur dann erfasst werden, wenn sie selber das eigentliche Dokument wären. In den meisten Fällen sind aber steuerlich relevante Vorgänge heute den Mails angehängt, und nicht die Mail selber, sodaß hier nur der Anhang archiviert werden muss.
Revisionssicherheit im Sinne der GoBD heißt eben auch nicht, dass ein Dokument nicht verändert werden kann, sondern es bedeutet, dass diese Veränderung dokumentiert wird. Dies könnte man über ein simples Schreibgeschütztes Log erreichen.
Auch die Benutzerverwaltung ist hinfällig, da in kleinen Betrieben weder Dokumentiert werden muss, wer ein Dokument angelegt hat, noch wer es ggfls. verändert hat. Hierauf kommt es nicht an!
Wichtig ist lediglich, dass nachweisbar bleibt, ob und was geändert wurde.
Es bedarf auch keiner “Auditierbarer Prozesse”, sondern es sollte lediglich einmal eine Verfahrensanweisung angelegt werden, wie man ein Dokument aus welchem Quellentyp in das DMS überführt und ablegt.

Die GoBD ist als gesetzliche Vorschrift ausschließlich für Bundesbehörden bindend! Daher steht dort eine Menge drinnen, was für eine Behörde, oder einen großen Konzern, sicherlich einen Sinn macht. Für kleine Unternehmen, und nur diese würden DT für diese Zwecke nutzen wollen, sind diese Punkte ohne jegliche praktische Relevanz!

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Dieses Forum ist im Allgemeinen nicht für seine Kundenfreundlichkeit bekannt, es gibt genügend andere Foren in denen vor dem Gebrauch von Devonthink immer wieder gewarnt wird, weil der Support hier in vielen Fällen als unzureichend, unfreundlich und vor allem abwehrend wahrgenommen wird.
Anfragen die den Entwicklern, oder ihren Claqueuren nicht passen, werden abgebügelt, oft in Trumpscher Manier alá

Von der Anzahl an Beiträgen in einem Thread, in dem das Thema bereits mehrfach abgebügelt wurde, darauf schließen zu wollen, wie viele eine Funktion nutzen wollen würden, ist ein gefährlicher Zirkelschluss, der so nicht funktioniert.

Nicht jeder der mit einer Situation unzufrieden ist, macht deswegen gleich großen Lärm, wenn er mitbekommt, dass es ohnehin bei den Verantwortlichen nicht auf Interesse stößt, und diese ihr Süppchen kochen, egal was der Kunde will!
Ach ja, und warum man ein Support-Ticket eröffnen sollte, wegen einer fehlenden Funktion, und nicht wegen einer Defekten, dass erschließt sich erst recht nicht!?

Wenn es natürlich dabei hilft, dass wir als Kunden in Zukunft eher die Funktionen bekommen, die wir benötigen, und weniger diejenigen bei denen ein kleiner Kreis an Programmierern, und engen Freunden, glaubt, dass der Nutzer sie haben wollte, dann bin ich sicher, dass in Zukunft Viele gerne hier im Forum, und vor allem im Support-Ticket-System eine Protestflut lostreten, wenn dies von Devonthink tatsächlich so gewünscht ist.
Bestimmte politische Gruppierungen scheinen es ja zu wünschen, dass diese Art von Protesten westlich, und östlich des Atlantiks der neue Standard werden soll.

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kann ich so definitiv NICHT bestätigen. der support von devonthink ist der beste support, den ich bisher je erlebt habe, @BLUEFROG leistet eine unglaubliche Arbeit, bin einfach begeistert, In welchen Foren wird vor Devonthink Support gewarnt? Kannst du mal einen Link posten? Da würde ich gerne auch mal meine andere Sicht der Dinge darstellen.

Wo ich dir Recht geben muss, manchmal würd ich mir auch ein Voting für neue Features oder eine Roadmap wünschen bei Devonthink. Aber der Support von Devonthink und das Usermanual ist Weltklasse!

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Hallo Ulli,

um das abzukürzen: DevonThink geht nicht, hierzu benötigst Du andere Software wie z.B. ecoDMS und ecoMailz. Letzeteres archiviert die E-Mails revisionssicher, wobei ecoDMS die Dateien revisionssicher abspeichert. Man kann einen Workflow zwischen Dt und ecoDMS aufbauen, sodass die gewünschten Dokumente archiviert werden. Allerdings hat das den Nachteil, wenn Dokumente in DT geändert werden und nicht zu ecoDMS weitergeleitet werden, dass es dann Probleme geben könnte.

Wenn Dein Workflow mit der Archivierung stimmig ist, benötigst Du eine Dokumentenablaufplan fürs Finanzamt und eine Überprüfung. Danach erhältst Du vom FA die Genehmigung alles digital abbilden zu können.

Hoffe, das hilft

Viele Grüße
Steffi

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