Moin,
ich nutze zusammen mit meiner Frau DEVONthink Pro 3.8.5 jeder von uns auf einem eigenen Rechner.
Können die globalen Eingänge je Rechner getrennt werden, so das meine Frau in einen andren globalen Eingang Ihre Dokumente import wie ich?
Grüße Detlev.
Die Globalen Eingänge sind Datenbanken, die sich von den normalen Datenbanken dadurch unterscheiden, dass sie zur Grundausstattung von DEVONthink gehören und dass sie einen festen Namen und Speicherort haben. Aber wie alle anderen Datenbanken auch kann man sie über verschiedene Geräte hinweg synchronisieren – oder, was in Ihrem Fall vielleicht angebrachter wäre, eben nicht.
Möglicherweise genügt es schon, den Globalen Eingang nicht zu synchronisieren. Dann haben Sie beide getrennte Globale Eingänge. Allerdings liegen die Daten darin dann auch nur auf dem jeweiligen Gerät vor.
Wenn Sie alle Daten auf allen Geräten haben wollen, aber eben getrennt nach Nutzer, müssen Sie anders vorgehen.
Eine Möglichkeit wäre, dass Sie allem, was Sie im Globalen Eingang sichern, ein Nutzer-Tag geben, also zum Beispiel Detlev und Anja (Beispielname, klar). Kann man machen, kann aber auch sehr schnell mühsam oder vergessen werden. Ließe sich die Tag-Vergabe auch automatisieren? Beide Versionen von DT müssten jeweils ihr Nutzer-Tag vergeben. Vielleicht mit dem Trigger “vor Synchronisation”, damit nicht der jeweilige andere Rechner sein Tag auch noch dranpappt. Das müssten Sie ausprobieren.
Begleitend könnten Sie dann Intelligente Gruppen anlegen, eine mit den Merkmalen Alles, was im Globalen Eingang ist und das Tag Detlev hat, die andere entsprechend für Ihre Frau.
Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie beide verschiedene Datenbanken benutzen und deren jeweiligen Eingänge. Wenn das zu Ihren Arbeitsabläufen passt, gut, sonst halt nicht.
In gemeinsam genutzten Datenbanken (das kann die Globale Inbox sein, aber auch jede andere Datenbank) könnten Sie persönliche Eingangsunterordner bzw. -gruppen anlegen. Also Eingang Detlev und Eingang Anja. In den Importeinstellungen müssten Sie dann vom Ziel Globale Inbox zur Auswahl des Ziels umschalten.
Sollten Sie viel mit dem Eingangsordner in der Finder-Seitenleiste arbeiten, so können Sie diesen auch für mehrere Nutzer “nachbauen”. Der Globale Eingangsordner in der Seitenleiste ist die Verknüpfung zu einem ganz normalen Ordner, und die Globale Inbox (die Datenbank) importiert einfach alles dort Abgelegte, sobald DT läuft.
Sie könnten also auf dem einen Rechner an einem beliebigen Ort den Ordner Eingang Detlev anlegen und auf dem anderen Eingang Anja. Dann lassen Sie DT diesen Ordner indizieren und erstellen eine intelligente Regel, die alle Inhalte von dort in DT bewegt. In die Globale Inbox (die Regel könnte auch das Nutzer-Tag anlegen) oder in spezielle Eingangsgruppen oder in jeweiles eigene Datenbanken. So, wie Sie es wollen.
Das sind mehrere Möglichkeiten, und ich hoffe, ich habe Sie damit nicht verwirrt. Falls doch, schildern Sie genauer Ihre Nutzung von DT, dann ergibt sich vielleicht die beste Vorgehensweise.
Hallo Suavito,
zuerst einmal herzlichen Dank für die umfangreichen Infos.
Am besten gefällt mir der Vorschlag mit der gemeinsamen Datenbank für alle Geräte. Erst jetzt wird mir klar, das die Eingänge und meine “Dokumente-Datenbank” zwei unterschiedliche Datenbanken sind.
In meinem globalen Eingang gibt es schon zwei Eingänge:
Wir setzen neben den zwei Macs auch noch zwei iPads ein, die Dokumenten von den iPads landen im Verzeichnis “Boni”
Mir ist aber aktuell nicht klar, wo diese Konfiguration hinterlegt ist, und ob eventuell die App auf dem iPad den Ordner “Boni” angelegt hat. Oder ist das der Eingang zur Datenbank Boni?
Mit der Inbox arbeiten wir beide in der Tat recht häufig, somit wäre es für uns am besten, wenn im globalen Eingang jeweils ein Ordner für mich “Eingang Detlev” und für meine Frau “Eingang Susanne” existieren würden. Leider habe ich bisher nicht herausgefunden, wie ich diesen weiteren Eingang anlegt.
Vielleicht haben Sie ja noch einen Tip für mich.
Lieben Dank und viele Grüße
Detlev
Jede Datenbank hat ihren eigenen Eingang. Der Boni-Eingang ist also Teil der Boni-Datenbank.
(Übersetzt mit https://deepl.com)
Hi,
danke für den Hinweis. Ich habe nun eine weiter Datenbank angelegt und jetzt auch unter Global einen weiteren Eingangsordner mit dem Namen der Datenbank. In den Importeinstellungen kann ich zwischen “Gruppe auswählen” und “Globaler Eingang” wählen.
Egal was ich wähle, Dokumente die in die Inbox gelegt werden, landen immer noch im globalen Eingang “Eingang Detlev”. Wie kann ich die Dokumente über die Inbox gezielt in einem anderen Eingang ablegen?
Detlev.
Wenn Du Hazel hast, dann könntest Du Dir auf dem Mac einen Ordner im Finder anlegen, in den Du die Dokumente, die in den von Dir gewünschten Ordner sollen, hinein legst.
Hazel kann dann diese Dokumenten mit einem Tag versehen, und in die Inbox verschieben.
Mithilfe einer Intelligenten Regel in DT3 kannst Du dann die Dokumente mit dem Tag aus der Inbox fischen, und in Deinen gewünschten Ordner verschieben. Bei Bedarf kannst Du in dem Vorgang dann auch den Tag wieder löschen lassen.
Ich habe das so bei mir laufen, und es funktioniert praktisch völlig problemlos.
Ich glaube, hier liegt ein Missverständnis vor. Jede Datenbank hat einen eigenen Eingang, darauf hat @bluefrog schon hingewiesen. Die einzige Ausnahme ist die besondere Datenbank namens Globaler Eingang, die hat nicht noch einmal einen Eingang, weil das ja redundant wäre.
Aber wo die Eingänge der Datenbanken in der Seitenleiste angezeigt werden, das ist eine Sache der Programmeinstellung. Sie finden Sie unter Allgemein/Oberfläche. Ich empfehle Ihnen, für die Eingewöhnungsphase das Häkchen bei Eingänge vereinen nicht zu setzen, dann wird Ihnen der Aufbau klarer:
(Wie Sie das letztlich verwenden, ist natürlich Ihnen und Ihrer Nutzung überlassen. Ich würde beides mal ausprobieren, wie auch die anderen Einstellungen in dem Bereich.)
Mit dieser Einstellung sollte sichtbar werden – wenn ich Sie richtig verstanden habe –, dass sich in der Globalen Inbox noch überhaupt keine Gruppe befindet. (Nebenbei: Gruppe entspricht in DEVONthink Ordnern.)
Damit klar wird, was Sie benötigen, verraten Sie uns doch noch ein bisschen mehr:
Was Ullis Vorschlag betrifft, so ist er richtig, aber das geht auch alles ohne Hazel. Hazel ist ein tolles Tool, ich verwende es auch, und zwar für alles, was nicht mit DEVONthink zu tun hat. Jedenfalls seit DT intelligente Regeln hat. Denn die erlauben es, Inhalte aus indizierten Finder-Ordnern direkt zu importieren, dazu braucht es keinen Umweg über Hazel, Tags und die Globale Inbox. Auf diesem Wege Inhalte in Ihre jeweiligen Untergruppen zu bewegen, funktioniert problemlos.
Nicht ganz so sicher in Hinsicht auf Problemlosigkeit bin ich beim Hinzufügen in die Globale Inbox, wenn diese synchronisiert wird. Eine Regel auf Ihrem Rechner, die Eingänge in der Globalen Inbox auf Ihrem Rechner in die Untergruppe Eingang Detlev verschiebt, muss aktiv werden, bevor der Eingang synchronisiert wird und DT auf dem Rechner Ihrer Frau vielleicht schneller mit ihrer Regel Verschiebe in Eingang Anja die Datei verschiebt. Und umgekehrt. Das müssten Sie ausprobieren.
Und genau dieses Problem umgeht die von mir vorgeschlagene Lösung mit Hazel, oder einem anderen Tool welches im Finder Tags setzen kann, und Dokumente verschiebt.
Aber die Intelligente Regel von DEVONthink, die die Dateien aus dem Finder-Ordner abholt, kann ja auch ein Tag setzen. Dann werden die Dateien nicht in den falschen Eingangsordner geräumt. Aber wenn der Trigger “Vor Synchronisation” greift wie gewünscht, dann wäre ein Tag gar nicht nötig.
DT3 arbeitet meiner Erfahrung nach leider nicht zuverlässig.
Das betrifft eben auch das abarbeiten von Regeln, die mit solchen einmaligen Triggern gestartet werden.
Wenn DT3 dann den Moment verpasst hat, z.B. weil der Zini mal wieder seine 5 Minuten hat, dann wird die Regel nicht ausgeführt, und man hängt wieder bei der Handarbeit.
Wenn man das Tag vor dem Import bereits gesetzt hat, und die betreffende Intelligente Regel einfach z.B. jede Minute prüfen lässt, dann ist es egal, ob DT3 mal wieder hängt oder nicht, da die Regel dann dennoch irgendwann abgearbeitet werden kann, solange das Tag vorhanden ist.
Sie gehen von Ihrem Nutzungsszenario aus, das, wie ich mich erinnere, sehr viele Ziele mit sehr vielen Regeln ansteuert.
Bei Detlev gibt es auf jedem Rechner aber nur genau ein Ziel: Auf dem einen die Gruppe Eingang Detlev und auf dem anderen die Gruppe Eingang Detlevs Frau. Wenn man zu diesen beiden Gruppen auf den Rechnern einen, ruhig genau so benannten, Finder-Ordner erstellt, dann braucht es kein anderes Programm, um alles, was dort abgelegt wird, in die jeweilige Gruppe zu bewegen. Das macht eine Intelligente Regel. Am besten mit minütlichem Trigger, ergänzt um den Trigger Bei Programmstart.
Tags sind bei diesem Weg, Inhalte hinzuzufügen, nicht nötig. Beim Umweg über Hazel schon, weil Hazel einzig im zum Globalen Eingang gehörigen Finder-Ordner Eingang Dateien ablegen kann. Dann muss DEVONthink dann zusätzlich über ein Tag mitgeteilt werden, welcher Eingang angesteuert werden soll. Eine Intelligente Regel in DEVONthink verschiebt aber gar nicht erst in die oberste Ebene des Globalen Eingangs, sondern gleich in die richtige, die eigene Gruppe.
Inhalte aus einem externen Ordner zu importieren, ist so oder so kein Problem. Die Frage ist eher, wie man mit Inhalten umgeht, die über den Sorter oder das HUD, das die Browsererweiterungen aufrufen, hinzugefügt werden. Eine simple Möglichkeit wäre, als Import-Ziel eben nicht die Globale Inbox einzustellen, sondern die Auswahl. Die hat immer das zuletzt verwendete Ziel ausgewählt, das könnte der jeweils persönliche Eingang sein. Solange man größtenteils dort ablegt, ist das okay.
Dass beim Ablegen an einem und zwar gemeinsamen und synchronisierten Ort das Setzen eines persönlichen Kennungs-Tags per Hand mühsam und fehleranfällig ist, darauf können wir uns sicher einigen.
Vielleicht wäre das tatsächlich ein nützliches neues Feature: Wenn man in den Einstellungen festlegen könnte, dass jedes importierte Element ein spezielles Tag (oder ein Metadatum) erhält, noch vor allen Regeln. Auf jedem Gerät würde ein anderes vergeben, damit wäre bei mehreren Verwendern immer klar, von wem welche Datei stammt. – Oder kann man schon jetzt per Skript den Nutzer oder den Rechnernamen auslesen?
Und sollte Ihnen, lieber Detlev, die Diskussion viel zu sehr ins Detail gegangen sein, dann äußern Sie dies bitte mit einem deutlichen “Kreisch!”. Dann können wir (mögliche) Schritte, zumindest für eine Teillösung, gern gemeinsam durchgehen.
Nö!
Die Sortierung in meine Gruppen erfolgt erst zu einem viel späteren Prozessschritt.
Nur wenn man zwischendurch mal woanders abgelegt hat, dann sind die Unterlagen halt eben plötzlich nicht da, wo man sie später erwartet.
Ich fürchte, so etwas wird nicht kommen.
Dies würde mit meinem Wunsch einhergehen, den Gruppen Tags zuweisen zu können, damit dann die entsprechend getaggten Dokumente dort automatisch einsortiert werden, ohne dass man für jede einzelne Gruppe eine eigene Regel erstellen muss, was dann extrem unübersichtlich wird.
Und dieser Wunsch, dass wurde hier schon mehrfach klar gemacht, entspricht angeblich nicht den Bedürfnissen einer ausreichenden Anzahl von Nutzern…
Nein, es geht bei meinem Vorschlag ausschließlich darum, dass jede Datei eine Kennung erhält/erhalten kann, die anzeigt, auf welchem Gerät/von welchem Nutzer die Datei DEVONthink hinzugefügt wird. Und zwar auch in DTTG.
Muss man gar nicht. Man braucht eine Regel, die die Namen der Tags einer Datei mit den Namen der Gruppen vergleicht und die Datei dann dorthinein verschiebt. Aber das ist ein anderes Thema, das auch anderswo schon ausführlicher erörtert wurde.
Moin Zusammen.
leider finde ich heute erst wieder Zeit mich dem DevonThink-Problem zuzuwenden.
Vorab erstmal herzlichen Dank für die rege Diskussion und die vielen umfangreichen Vorschläge. Dank eurer Beiträge ist mir einiges an DevonThink klarer geworden.
Den Ansatz von Uli kann ich nachvollziehen und würde diesem, was die Zuverlässigkeit angeht, schon eher vertrauen. Ansonsten fehlt mir zuviel Hintergrundwissen, um zu entscheiden, dass ein Taggen vor der Synchronisation zuverlässig funktioniert um ein Eingangsdokument zuverlässig der vorgesehen Nachverarbeitung zuzuführen. Wann ist “vor der Synchronisation”, gibt ein Rechner seine Files zur Synchronisation frei oder sehen die anderen Rechner eine Änderung in der Datenbank und starten Ihrerseits die Synchronisation. Aber vielleicht muß das auch alles nicht so tief betrachtet werden, hier ein neuer Ansatz:
Zu meiner Umgebung.
Meine Frau heiß übrigens Susi :-), ich habe den “Eingang Detlev” nun wieder in den korrekten Namen “Globaler Eingang” umgenannt:
Der von mir genutzte Eingang heißt “Boni”, diesen Spitznamen habe ich seit 35 Jahren meinen lieben Freunden zu verdanken und kann damit gut leben 
Also
Wir, meine Frau und ich, nutzen beide einen iMac (wobei der iMac meiner Frau nur mit El Capitan arbeitet und somit mit DevonThink 3.8.3 das letzte Update erhalten hat, mein iMac ist etwas jünger und arbeitet nun mit DT 3.8.5 .
Neben den iMacs nutzen wir jeder ein iPhone sowie ein iPad.
90% der Dokumente werden über die iMacs und dort über die Inbox eingepflegt.
Mein Ansatz geht nun über das Erstellen einer “neuen Inbox” und die Aktivierung einer Ordner-Aktion mit einem angepasst Script, welches direkt ein Tag vergibt, oder noch besser, das Dokument direkt in den richtigen Eingang verschiebt.
Dazu habe ich einen neuen Ordner “Test-Inbox” angelegt und im ersten Schritt die Ordner-Aktion “Devonthink - Import, OCR, Delete” zugeordnet
Jetzt ergeben sich aber für mich zwei Probleme,
– DEVONthink - Import, OCR & Delete.applescript
– Created by Christian Grunenberg on Fri Jun 18 2010.
– Copyright (c) 2010-2017. All rights reserved.
on adding folder items to this_folder after receiving added_items
try
if (count of added_items) is greater than 0 then
tell application id “DNtp” to launch
repeat with theItem in added_items
set thePath to theItem as text
if thePath does not end with “.download:” and thePath does not end with “.crdownload:” then
set lastFileSize to 0
set currentFileSize to 1
repeat while lastFileSize ≠ currentFileSize
delay 0.5
set lastFileSize to currentFileSize
set currentFileSize to size of (info for theItem)
end repeat
try
tell application id “DNtp”
set theRecord to ocr file thePath to incoming group
if exists theRecord then tell application “Finder” to delete theItem
end tell
end try
end if
end repeat
end if
end try
end adding folder items to
so anpasse, dass es die Dokumente in den entsprechenden Eingang verschiebt.
Ich würde vermuten, mit diesem Ansatz funktioniert die Auswahl auch ohne Hazel, schön wäre es allerdings, wenn DevonThink dies von Haus aus unterstützen würden.
Danke erstmal bis hierhin und einen schönen Sonntag.
Detlev.
Die entscheidende Zeile im Skript ist die:
Dieses Skript stammt aus einer Zeit, in der DEVONthink noch keine Intelligenten Regeln hatte. Inzwischen geht es viel einfacher. Nämlich so:
Schritt 1: Sie haben einen Ordner “Text-Inbox” im Finder angelegt. Diesen indizieren Sie nun in DEVONthink.
Weil indizierte Ordner nicht frei in der Seitenleiste stehen können, sondern Teil einer Datenbank sein müssen – das kann natürlich auch der Globale Eingang sein –, wählen Sie also zuerst eine Datenbank aus. Klicken Sie nun den Menüpunkt: Ablage/Dateien und Ordner indizieren…. Hier können Sie “Test-Ordner” an seinem Speicherort wählen. Öffnen Sie ihn und bestätigen Sie mit “Öffnen”.
Sie finden den Ordner nun in der Seitenleiste von DEVONthink als Gruppe der zuvor ausgewählten Datenbank.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Intelligente Regel. Die sollte etwa so aussehen:
Bei Suchen in müssen Sie den indizierten Ordner wählen.
Vergessen Sie bei den Aktionen nicht den ersten Schritt In Datenbank verschieben.
Das sollte es schon gewesen sein. Probieren Sie, ob es klappt, am besten auch erst einmal mit Testdateien.
