Digitale Ablage - die beste Vorgehensweise

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Guten Morgen,

nachdem ich DEVONthink 50 Stunden getestet habe, musste ich am Wochenende zuschlagen und habe mir die Pro Office Version zugelegt :smiley:

Jetzt muss ich mir für mein papierloses Büro einen passenden und sinnvollen Workflow überlegen. Und genau an diesem Punkt benötige ich mal den ein oder anderen Denkanstoß.

Aktuell scanne ich meine Rechnungen etc. mit dem ScanSnap und OCR in einen Eingangsordner auf der NAS. Dieser Ordner wird von Hazel überwacht, stellenweise ohne mein Eingreifen umbenannt, getagt und in die Zielordner auf der NAS verschoben.
Einige Scans oder heruntergeladene PDF muss ich nur noch umbenennen und auch diese werden dann mit Hazel abgearbeitet.

Bei der Ablage sieht die Struktur z.B. so aus:

Allgemein

  • Verträge
  • Finanzamt
    …

2016

  • Diverse -> A-Z
  • Auto
  • Bank -> verschiedene Banken
  • Telefon -> verschiedene Anbieter
    …

2015

  • Diverse -> A-Z
  • Auto
  • Bank -> verschiedene Banken
  • Telefon -> verschiedene Anbieter
    …

Und jetzt kommt DT ins Spiel:
In der Testphase habe ich Teile diese Ablage nur indiziert und wenn neue Belege dazukamen lediglich aktualisiert. Wenn die NAS ausgeschaltet ist oder ich das MBP mobil nutze, kann ich logischerweise nicht auf diese Daten zugreifen.

Ist also nicht die optimale Lösung. Also doch importieren? Wenn ich aber nur importiere, habe ich die Dateien doppelt, einmal auf der NAS und einmal in DT, richtig?

Dann bin ich darauf gekommen, die Dateien nach dem Import mittels der Option in den Papierkorb zu legen. Das wäre eigentlich die Lösung die ich bevorzugen würde.

Allerdings sind die Ordner danach leer und die Ordnerstruktur auch im Papierkorb. :open_mouth: Entsprechend greifen die Hazel-Regeln nicht mehr. Da mich die Hazel-Regeln aber schon eine Menge Zeit gekostet haben, ich dadurch aber jetzt auch einen Menge Zeit spare, möchte ich diesen Workflow eigentlich nicht ändern.

Welche sinnvolle Lösung bietet DT?
Kann ich nur die Dateien in den jeweiligen Ordnern verschieben, um die Ordnerstruktur zu erhalten?
Oder gibt es eine Aktualisierung des Imports ähnlich wie beim Indizieren? Also nur noch die neu hinzugefügten importieren.

Oder schreibt Hazel vielleicht sogar die Ordnernamen neu, wenn sie nicht mehr vorhanden sind (auch wenn das hier das DT-Forum ist :wink: )?

Vielleicht kann mir hier ja jemand den entscheidenden Tipp geben.

Viele Grüße
Markus

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Richtig, wenn Sie nur importieren, haben Sie die Dateien doppelt: einmal auf dem NAS und einmal in DEVONthink. Indizieren wäre, wenn Sie die Hazel-Regeln behalten möchten, der beste Weg, auch wenn Sie hier sicherstellen müssten, dass Ihr NAS immer eingeschaltet ist. Für den Zugriff aus der Ferne wäre dann ein VPN oder die komfortablen Funktionen von Synology nötig.

Sie könnten für den geregelten Import und das anschließende Löschen der Dokumente ein AppleScript-Skript bauen, welches die von Hazel gebaute Hierarchie durchläuft und entsprechend die Inhalte nach DEVONthink verschiebt.

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Was wären das für komfortable Funktionen? Was ist damit gemeint als Beispiel? :question:

Ich habe ein ähnlich gelagertes “Problem” wie der AbwehrchefVC. :confused:
Leider bin ich ein Newbie bei DT und habe ebenfalls vor kurzem die Lizenz erworben (DTPO). Auch kann ich bisher mit Applescript wenig dienen, da ich erst seit kurzer Zeit als Windowsumsteiger um Apfel gekommen bin.
Hazel habe ich auch und von daher finde ich diesen Lösungsansatz hier sehr charmant.
Nur… wie wäre das mit dem Applescript.
Wie müsste man das angehen? Können Sie da helfen?
Danke im Voraus für´s Feedback.
HG
Rolf

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Ich selbst habe noch nicht mit einer Synology gearbeitet, weiß aber, dass deren Betriebssystem die Möglichkeit bietet, von außen auf eine Synology zuzugreifen, ohne selbst ein VPN einzurichten.

Ein solches Skript ist recht umfangreich und muss recht genau an die jeweilige Umgebung angepasst sein. Hier bin ich leider nicht mehr der richtige Mann und würde Sie hierzu gerne — allerdings in englischer Sprache — an unseren Kundendienst-Mann Jim Neumann („Bluefrog“) weitergeben und Sie bitten, im Forum DEVONthink: Scripting diese Frage nochmals zu stellen.

Ein Fernzugriff auf das NAS definitiv der einfachere Weg.

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Die gibt es z.B. in Form von WebDAV

Gestern habe ich auch noch ein wenig rumgetestet. Hazel schreibt die beim Import inkl. Löschen der Dateien durch DEVONthink gelöschten Ordner beim Verschieben jedesmal neu. Also kann ich - für meinen Fall - die Umbenennung und Verschiebung auf die NAS mit Hazel ausführen und dann den Import inkl. Löschen in DT starten.

Die einzige Schwierigkeit ist, dass man dabei aufpassen muss, immer in den richtigen Ordner bzw. Ebene zu importieren.
In meiner Testdatenbank ist das natürlich gestern in die Hose gegangen, weil der falsche Ordner aktiviert war.

Gibt es zufällig dafür ein Script, das von einen festen Speicherort importieren kann, den Haken bei “Löschen” setzt und dann in das “Rootverzeichnis” einer bestimmten Datenbank importiert?

Das wäre genial.

Viele Grüße
Markus