Hallo,
ich evaluiere gerade DT3 vor allem als Dokumentenverwaltung. Ich möchte im ersten Schritt meinen Papierkram digitalisieren. Alles liegt entweder bereits als PDF vor oder kann entsprechend gescant werden.
Für mich sind besonders das Briefdatum (dazu habe ich das vorgegebene Metadatenfeld Datum in den Einstellungen aktiviert) und der Typ (“Rechnung”, “Vertrag”, “Brief”, “Bescheinigung” - habe ich mir als Tags angelegt) wichtig. Da ein Dokument potentiell mehr als einen Typ haben kann scheiden Gruppen für mich hier aus.
Meine Frage: Gehen wir mal davon aus, dass ich mehrere neue, unsortierte Schritftstücke bereits in der Inbox als PDF vorliegen habe. Wie kann ich diese möglichst schnell zuweisen? Kann mir die AI hier irgendwie weiterhelfen das Briefdatum (in der Regel im Text enthalten, kann auch im englischen Format YYYY/MM/DD vorliegen und entspricht nicht dem PDF Erstellungsdatum) und die Tags zuzuweisen bzw. einen sinnvollen Vorschlag zu machen den ich dann überprüfen kann? Für Gruppen kann ich scheinbar eine Autozuweisung vornehmen, aber für Metadaten und Tags?
Was schlagt ihr vor bzw. wie habt ihr dies gelöst?
Vielen Dank im Voraus!
Die KI ist nicht für Umbenennung, Markierung usw. verantwortlich. Sie kann für die Ablage und das Vorschlagen potenziell verwandter Dokumente verwendet werden.
Sie sollten sich die intelligenten Regeln im Abschnitt Hilfe > Dokumentation > Fenster > Sidebar: Navigieren ansehen. Hier ist eine Beispielregel…
Hinweis: Es ist immer eine gute Idee, bei den von Ihnen angegebenen Kriterien spezifisch zu sein.
Hier habe ich Folgendes ins Visier genommen: E-Mails von drei potenziellen Absendern, die heute in eine bestimmte Datenbank aufgenommen wurden.
Ich fügte zwei Tags hinzu, änderte benutzerdefinierte Metadaten (wenn das Dokumentdatum bestimmt werden kann) und verschob dann die Dateien an einen Ort in einer anderen Datenbank.
(Übersetzt mit https://deepl.com)
Genau das ist es aber doch was ich versuche, oder? Ich habe eine PDF Rechnung. Zuvor habe ich bei sehr vielen Rechnungen bereits manuell den Rechnung Tag gesetzt. Sollte dann die KI nicht in der Lage sein zu erkennen, dass es sich vermutlich ebenfalls um eine Rechnung handelt und diesen Tag vorschlagen können?
Danke, das sieht schon einmal gut aus. Damit sollte ich die Tags setzen können, wenn ich die häufigen Absender manuell eintrage. Das ist zwar keine KI, aber sollte mir das Leben schon einmal leichter machen 
Schwieriger stelle ich mir das mit dem Dokumentendatum vor. Kann ich dies irgendwie per OCR extrahieren und setzen? Auch wenn es nicht immer 100%ig stimmt, das ist der Arbeitsschritt, der für mich sowohl am wichtigsten ist (wenn es nicht stimmt gebe ich dem Steuerberater bspw. nicht alle notwendigen Rechnungen), als auch am längsten dauert. Daher suche ich gerade hier intelligente Unterstützung.
Bisher werden nur Gruppen vorgeschlagen, eine zukünftige Version wird dies evtl. auch unterstützen.
“Sollte können” – möglicherweise. Tut sie aber nicht. Stattdessen schlägt sie dir die Gruppe vor, in die das Dokument gehören könnte. Und da Gruppen und Tags praktisch dasselbe sind … schlägt sie dir doch das passende Tag vor 
Off-topic: M.E. ist “Rechnung” von zweifelhaftem Nutzen, sowohl als Tag als auch als Gruppe. Solche Dinger haben nämlich die Möglichkeit, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben zu betreffen, und das könnte wiederum etwas verwirrend sein.
In Smart Rules kannst Du auch Text erkennen und dann z.B. für Tags, Dateinamen etc. benutzen.
Statt “(DB)” könntest Du sowas machen wie “(Amazon|Telekom|Microsoft|1 & 1)”, und das Dokument bekäme dann den jeweiligen Treffer als Tag hinzugefügt. Finde ich nicht so klasse, weil der Absender mir weniger wichtig ist als die
Art des Produkts/der Dienstleistung, aber das ist Geschmackssache.
“im Prinzip ja”. Im Einzelfall: Kommt drauf an. Nun weiß ich auch nicht genau, was Du mit “100% stimmt” meinst – es kann ja nur richtig oder flasch sein. Was Du vermutlich brauchst, ist das Datum der Rechnung. Das kann man (nach, nicht mit OCR) DT ganz gut erkennen, wenn es nur ein Datum in der Datei gibt. Schwieriger wird es bei sowas wie “Servernutzung 1.1.2020 bis 31.1.12020” und einem Rechungsdatum vom 30.1.2020. Das ist nur ein Beispiel. Such’ einfach mal nach “Date” oder “Datum” im Forum, dann wirst Du sehen, dass diese Frage immer wieder auftraucht und dass auch schon verschiedene Antworten dafür gepostet wurden.
Manche Leute (auch ich) nutzen z.B. Hazel zum Bestimmen des Datums in manchen Dokumente (Kontoauszüge, Telekom-Rechnungen). Das ist bislang dafür noch etwas besser nutzbar, weil genauer zu steuern, was es findet.
Schließlich hängt das interessante Datum für deinen Steuerberater auch von der Art der Besteuerung (Ist vs. Soll) ab. Im ersten Fall brauchst Du die Rechnungsdaten eigentlich™ gar nicht, sondern nur den Termin der Bezahlung – also den Kontoauszug.
