Dokumente umbenennen und Tag zuordnen automatisieren

[giorgino]

Hallo liebe Community,

ich nutze DT schon seit geraumer Zeit u.a. zur Archivierung meiner postalischen und digitalen Eingangspost. Dokumente in Papierform scanne ich über meinen Epson Dokumentenscanner ES-580W, der den Scan direkt in den DT Inbox Ordner verschiebt. Digitale Dokumente lade ich herunter und verschiebe sie manuell in den Inbox Ordner. Dort werden die Dokumente in durchsuchbare Dokumente über das Abby Plug-In umgewandelt. Im weiteren Verlauf benenne ich alle paar Tage die Dokumente im Eingangsordner manuell wie folgt um: YYYYMMDD_Firmenname_Betreff/Anlass. Das könnte beispielsweise wie folgt aussehen: 20250519_vodafone_rechnung_05-25

Anschließend ordne ich dem Dokument einen Tag zu, in diesem Fall z.B. Rechnungen. Über eine in DT erstelle Regel wird das Dokument anschließend automatisch in den Ordner Rechnungen abgelegt.

So handhabe ich das für die monatlichen Gehaltszettel (Gruppe Beruf), sämtliche Dokumente für meine pflegebedürftige Mutter (Gruppe Familie/Mama), Verträge, Steuerunterlagen usw.

Gerne würde ich das immer wieder manuelle Umbenennen nach obigen Format automatisieren. Bisher habe ich mich jedoch mit dieser Thematik noch nicht weiter auseinandergesetzt.

Von daher die Frage: Lässt sich so etwas überhaupt automatisieren? Ich meine, woher soll die Automatisierung erkennen, von welcher Firma das Dokument ist und um welchen Betreff es sich handelt. Ebenso, welchem Tag das Dokument zugeordnet werden soll. Oder geht so etwas tatsächlich ohne größeren Aufwand? Als Software habe ich zudem Hazel, was ich bisher jedoch noch nicht eingesetzt habe.

Ich erwarte natürlich keine vollständigen Anleitung wie so etwas ggf. umsetzbar ist. Jedoch würde es mir schon weiterhelfen zu wissen ob das grundsätzlich funktioniert und wo ich evtl. mehr Informationen zur Vorgehensweise finde. Mit Scripts bin ich allerdings 0 vertraut.

Liebe Grüße

[DTLow]

@giorgino

Gerne würde ich das immer wieder manuelle Umbenennen nach obigen Format automatisieren.

I also collect documents using the Global Inbox
I use an applescript to assist with manually processing the records
The script performs various functions,
including applying my naming standard for the record name

[BLUEFROG]

Eine gewisse Automatisierung ist sicherlich möglich. Hier ist ein Ansatz in einer intelligenten Beispielregel. Sie stimmt mit PDFs überein, die der Datenbank in der letzten Stunde hinzugefügt wurden, ohne dass Metadaten des Unternehmens auf das Dokument angewendet wurden. Es

• führt eine OCR des Dokuments durch
• Scannt den Text nach einem von mehreren möglichen Firmennamen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie genau die Namen hinzugefügt haben, die Sie auf den Rechnungen finden würden.
• Fügt den gefundenen Namen als Firmen-Metadaten hinzu
• Benennt das Dokument mit Platzhaltern für das Dokumentdatum aus dem Text und den Metadaten „Unternehmen“ um und fügt dem Namen „Rechnung“ hinzu.

In meinen Tests habe ich einfache Textdokumente verwendet, aber dies zeigt die Ergebnisse…

(Übersetzt mit DeepL)

[giorgino]

Vielen Dank! Das schaue ich mir näher an

Update: Der Screenshot hat mir sehr weitergeholfen. Ein Problem stellt sich jedoch. Bei der Dropdown-Liste im unteren Bereich fehlt mir der Eintrag Organisation ändern (Chance Company). Diese Auswahl steht mir unter DT 4 Beta 2 nicht zur Verfügung (siehe Screenshot 2).

[cgrunenberg]

Welche Edition von DEVONthink verwenden Sie aktuell? Benutzerdefinierte Metadaten wie diese erfordern DEVONthink Pro oder DEVONthink Server.

[giorgino]

Hallo,

ich nutze die Pro Version.

[cgrunenberg]

Dann lassen sich die gewünschten Metadaten unter Einstellungen > Daten aktivieren oder definieren.

[giorgino]

Gerade getestet. Funktioniert großartig.

Besten Dank!