Verwendet hier jemand DTPO, um seine Steuer-Unterlagen (Rechnungen, Belege, Quittungen…) zu verwalten?
Falls ja: Verwendet man dazu besser:
Ich tendiere zu 1)… wollte nur mal hören, was andere so denken.
Grüße
Andy
Ich verwende DEVONthink Pro Office auch für die Steuer. Ich habe eine eigene Datenbank für alle steuerrelevanten Dokumente, gruppiert nach Jahr. Es fallen bei mir nicht so viele Dokumente an, dass es sich lohnt, die Unterlagen in mehrere Datenbanken zu teilen.
Erstaunlicherweise fallen bei mir Ordner weise Dokumente an, die ich erfasse und meine Frau dann weiter verarbeitet. D.h. das Ganze muss wohl-organisiert sein, sonst bekomme ich es nicht durch 
Und wo ich Dich gerade an der Strippe habe: Wie kann ich mir eigentlich ALLE Dokumente anzeigen lassen?
Mit einer “Intelligenten Gruppe” mit dem Kriterium “Art ist” - “Beliebiges Dokument” oder mit der Suche und obiger Bedingung, welche Du im Suchfenster unten links hinter dem Button “Erweitert” definieren kannst.
(Nach erfolgter Suche wird rechts nebem dem Feld, in dem der Suchbegriff steht, das “+”- Icon aktiv. Damit kannst Du diese Suche direkt als “Intelligente Gruppe” sichern.)
Vielen Dank für die Info… das hatte bei mir erstmal nicht funktioniert weil:
Ich hab’ alle Dokumente ausgewählt und den Inspektor geöffnet. Dort habe ich mal testweise alle Checkboxes durchgeklickt. Und nachdem ich die Checkbox unter ‘Ausschliessen von’ und dort ‘Suche’ angeklickt hatte, waren erstmal alle Dokumente weg. Dann werden die auch in der intelligenten Suche nicht mehr angezeigt.
Im Grunde bin ich offensichtlich der Meinung, dass es eine Bibliothek geben muss, die mir immer alle vorhandenen Dokumente anzeigt… Alles andere erschreckt mich 
Geht auch ohne Suche oder “Intelligente Gruppen”: Du kannst eine Gruppe aufklappen und sie mitsamt allen - ebenso aufgeklappten - Untergruppen markieren, dann hast Du auch alle Inhalte sichtbar. Sind die Gruppen nicht aufgeklappt, zeigt DEVONthink Pro Dir nur die Objekte auf der obersten Ebene an.
Um nicht alle Untergruppen einer Gruppe manuell aufklappen zu müssen, empfehle ich >Menüleiste > Darstellung > “Alle aufklappen”, dann markieren.
Wenn Du alle Dokumente einer Datenbank sehen möchtest, geht das damit superfix, vor allem mit den Shortcuts:
CMD + ALT + ‘+’ (alle aufklappen) und CMD + A (alle markieren), fertig. 
Eine intelligente Gruppe in der Seitenleiste ist praktisch, wenn Du datenbankübergreifend alle Dokumente auf einen Blick sehen möchtest.
Vielleicht bin ich zu sehr vom Taggen verseucht, aber eine generelle Gruppe, die immer alles anzeigt wäre super…
Ausserdem scheinen die Gruppen/intelligenten Gruppen in der Seitenleiste nicht synchronisiert zu werden, so dass ich das für jeden Rechner neu einrichten müsste. Oder ist das ein Sync-Fehler in der Beta?
Tools > History zeigt Dir alle Dokumente in einer Datenbank an, allerdings in zeitlicher Reihenfolge.
Die Seitenleiste ist eine „Einrichtung“ des jeweiligen Computers. Beim Synchronisieren hältst Du Datenbanken auf dem gleichen Stand, aber nicht ganze Computer.
Aber die ‘normalen’ intelligenten Ordner und Gruppen sollten schon synchronisiert werden? Auch wenn die Inhalte repliziert sind, oder?
Hi,
ich verwende eine Datenbank für die Steuer, in der auch andere Dokumente vorhanden sind. Die steuerrelevanten Unterlagen tagge ich mit “Steuer”.
Fürs Anzeigen der Dokumente verwende ich eine intelligente Gruppe, die mir nur die Unterlagen eines bestimmten Jahres anzeigt:
So habe ich bei der jeweiligen Steuererklärung alle relevanten Unterlagen im Blick.
Höhö… das bedeutet aber, dass Du die Steuer-Unterlagen immer gleich bearbeitest. Bei mir liegt das Erstellungsdatum gelegentlich erst weit hinter dem Steuer-Jahr 
Wenn ich aber alles von 2012 in eine eigene Datenbank lege, dann kanns mir theoretisch Wurst sein. Ich hätte aber gerne die gesamten Steuerdaten zusammen (da meine Dateien konsistent mit ihrem relevanten Datum benannt sind (also z.B. '2012-03-25_irgendwas_undevtlnochwas.pdf). Daher könnte ich mir mit einer Suchabfrage behelfen 'Alle Dateien beginnend mit ‘2012’… Das geht aber in der Version (2.4.3) von DTPO nicht - weshalb ich im Moment daran scheitere…
Bei mir auch, aber es gibt ein Appleskript, mit dem man das Erstellungsdatum bzw. Änderungsdatum sehr leicht ändern kann.
Ja, ne - is klar
Ich verwende im Moment EagleFiler, der im Grunde das tut, was ich will (ausser ein paar Kleinigkeiten wie Webserver, Indizierung von externen Dateien und so…). Den Rest kann man dort auch mit AppleScript machen (z.B. lasse ich mir den OCR-Text geben und tagge die zu importierenden Dateien schon mal anhand des gelesenen Textes). Das funktioniert super, aber eigentlich möchte ich die ganze Sache vereinfachen; deshalb habe ich mir ja DTPO vorgenommen.
Im Moment bin ich allerdings mehr mit dem Verwalten der Dateien und DTPO selbst beschäftigt, so dass ich eher länger benötige (was grundsätzlich nicht so prickelnd ist).
Im Grunde sind es vorwiegend Kleinigkeiten um die man herumarbeiten muss (eben wie dem o.g. Fall, oder falls ich mir einfach ALLE Dateien, bzw. alle Keynote-Dateien anzeigen lassen, bzw. in die mobile Synchronisation aufnehmen möchte). Oder warum kann ich mir die Tags nicht in der Datei-Liste oben anzeigen lassen, damit ich schneller sehe, welchen Einträgen noch Tags fehlen?
Ich kann mir schon vorstellen, dass man das alles hinbekommt, aber es nützt ja nix, wenn ich ewig brauche, BIS ich es hinbekommen habe (oder wenn ich wieder Scripts benutzen muss, um einfachste Aufgaben zu bestreiten).
Ich bleibe aber erstmal dabei und dann machen wir’s wie der Franz:
Schaunmermal.
Grüße
Andy
Die kommende Version 2.5 wird dies unterstützen, ebenso das leichte Ändern von Erstellungs/Änderungsdatum per Info-Fenster. Zusätzlich werden auch die intelligenten Gruppen mächtiger, so dass sich z.B. Keynote-Dateien leicht finden lassen per “Dateiname endet mit .keynote”.
Hört sich gut an… gibt’s da eine Beta, an die man sich dran hängen kann?
Im Augenblick gibt’s nur interne Betas, aber die Veröffentlichung sollte recht bald erfolgen.
Ich tagge sie mit Steuer und der Jahreszahl. Also aktuell: Steuer 2013. intelligente Gruppen gibt es dann für jedes Steuerjahr.