Ich berichte darüber, wie wir DTPO2 im Qualitätsmanagement einer Arztpraxis nutzen.
‚Wir‘ sind eine gastroenterologische Gemeinschaftspraxis mit zwei Ärzten und sieben Medizinischen Fachangestellten, die sich - außer der Beschäftigung mit den Patienten 
- an elf Computerarbeitsplätzen tummeln. http://www.gastroenterologie-wuppertal.de/
Wir benutzen die Praxissoftware INFORMED, eine der wenigen (zwei) auf dem Mac.
Deutsche Ärzte müssen bekanntlich ab nächstem Jahr per ordre di mufti Qualitätsmangement betreiben. Dazu hat unser Berufsverband bng eine gut durchdachte Lösung mit der Firma ONTIV entwickelt, die aber leider nur unter Windows läuft. Nach einigen Monaten quälender Annäherung (Parallels …) haben wir das Handtuch geworfen, die Dokumente mit der zugehörigen Ordnerhierarchie aus Windows exportiert und in entsprechender Form in DTPO2 gespeichert.
Die entscheidende Fähigkeit von DTPO2 für die Arbeit mit den Dokumenten ist die WebServer-Funktion, die mit Version 2 für uns sehr nützliche Erweiterungen bekommen hat (Download und Upload von Dokumenten, Eingabe von Notizen).
Jetzt kann jeder Mitarbeiter, so er denn mit einem Webbrowser umgehen kann, von jedem Arbeitsplatz aus ohne weitere Vorkenntnisse das QM-Handbuch aufrufen und durch Eingabe einigermaßen schlüssiger Stichworte schnell das für seine Fragestellung passende Dokument finden. Mit ein paar smart-folders haben wir den Zugang z.B. zu Formularen oder den noch zu bearbeitenden Dokumenten zusätzlich vereinfacht.
Damit ist die Hemmschwelle für die Nutzung der Dokumente deutlich gesunken. Nützliche Anwendungsbereiche sind:
- Nachlesen seltener Tätigkeiten, die naturgemäß leicht in Vergessenheit geraten, z.B. Umstellen des Anrufbeantworters auf Urlaubsbetrieb
- Ausdrucken von Formularen (bei uns häufig), z.B. Aufklärungs- oder Überwachungsbögen.
Auf der „Administrator-Ebene“ ist das Skript ‚create new version‘ äußerst wertvoll. Damit wird eine archivierte Version des jeweiligen Dokuments erstellt, das im Titel das Datum der Archivierung trägt und unmittelbar in einen automatisch erzeugten Unterordner ‘Versionen von …’ verschoben wird. So wird ohne große Mühe der Anforderung nach einer Archivierung alter Versionen Rechnung getragen.
Als Texteditor benutzen wir Papyrus Office, mit dem sich die Dokumente in einem „Hybrid-pdf„-Format erstellen lassen.
vgl. hierzu: http://www.devon-technologies.com/scripts/userforum/viewtopic.php?f=2&t=5857&p=27233&hilit=papyrus#p27233
Das sind reguläre PDF-Dokumente, die aufgrund einer kleinen Zusatzdatei mit Papyprus Office später weiter bearbeitet werden können. Wenn man nicht auf dieses spezielle Format Wert legt, läßt sich natürlich auch jeder andere Texteditor einschließlich dem in DTPO2 vorhandenen nutzen.
Eine Zertifizierung streben wir bislang nicht an. Bei einer kürzlich erfolgten Sichtung unseres Konzepts durch die uns betreuende IT-Firma wurde außer einigen unbedeutenden Formalitäten nur ein wichtiger Punkt moniert: es muß sichergestellt sein, daß kein Mitarbeiter versehentlich eine alte Version z.B. eines Aufklärungsbogens in Umlauf bringt.
Dies haben wir folgendermaßen gelöst: Im Info-Panel aktivieren wir bei der archivierten Version den Button ‘Ignorieren bei Suche’ - dadurch taucht dieses Dokument im Suchergebnis nicht mehr auf, ist sozusagen von der Bildfläche verschwunden (aber weiterhin bei Bedarf über die Ordnerhierarchie zugänglich).
Einschränkend ist vielleicht zu bemerken, daß der Zugang zur Datenbank nur insgesamt mit einem Paßwort gesichert werden kann; es können keine abgestuften Zugangsrechte vergeben werden. Dies mag für einen größeren Betrieb ein ernstliches Manko darstellen, ist für uns aber kein gravierendes Problem.
Zusammenfassend finden wir dieses Konzept gut praktikabel, im bisherigen Gebrauch sehr zuverlässig und obendrein preiswert.
Zawr sind Macs bisher in deutschen Arztpraxen selten. Die Lösung kann aber durchaus auch bei vorhandenem Windows-Netzwerk attraktiv sein: es genügt, einen MacMini mit DTPO2 als WebServer einzubinden, und die Datenbank kann von jedem Windows-Arbeitsplatz aus mit einem Internetbrowser benutzt werden.
