E-Mail-Archivierung

Hallo!

Ich möchte zwischen den Jahren einige Dinge aufräumen. Dazu gehört auch die E-Mail-Korrespondenz der vergangenen Jahre.

Wie kann ich mit DTPO ganze Mailboxen aus Mail.app exportieren?

Was sind Vor- bzw. Nachteile gegenüber dem Export als .mbox via Mail > Postfach > Postfach exportieren?

Oder sind hier ggf. andere Programme (MailSteward oder E-Mail-Archiver) besser geeignet als DTPO?

Danke vorab!

Zunächst einmal sollte das Plugin für Apple Mail installiert werden (via DEVONthink Pro Office > Zusätzliche Module installieren). Anschließend können die Mailboxen entweder in Mail ausgewählt und archiviert werden (per Postfach > Zu DEVONthink Pro Office hinzufügen) oder in DEVONthink Pro Office per Ablage > Importieren > Email… und Auswahl der Mailbox und “Postfach archivieren”.

Eine .mbox-Datei ist nützlich als Backup oder zur Übertragung, aber die einzelnen Emails lassen sich damit weder darstellen noch durchsuchen.

Danke, nun sind die Mails als in DTPO importiert. Allerdings habe ich nun folgendes Problem:

Bei einer Suche in DTPO tauchen nun natürlich auch alle E-Mails mit den passenden Suchbegriffen auf. Dies möchte ich nicht, mich interessieren nur die Dateien, die ich in der Datenbank verwalte.

Kann ich also aus der Suche von DTPO die Gruppe “E-Mails” dauerhaft ausschließen? Wenn ja wie?

Ja, es geht, aber nicht wirklich elegant: Es gibt im Informationsfenster, dass du für Gruppen oder Dateien aufrufen kannst (Menüleiste > Werkzeuge > Informationen einblenden [CMD + Shift + i]) die Option “Ignorieren bei … Suche”.
Aber das führt bei einer Gruppe nicht dazu, dass auch deren Inhalte bei der Suche ausgeklammert bleiben.

Du kannst aber alle emails in einem Rutsch auswählen und dann die Information aufrufen und die Option setzen.
Am einfachsten ginge das über eine intelligente Gruppe mit dem Kriterium “Art ist: email”, zumal Du den Vorgang über diesen Weg später für danach importierte emails wieder ausführen musst.

Hinweis: Wenn Du das über eine smart group machst, die über eine ganze Datenbank (oder gar über alle Datenbanken hinweg) emails erfasst, dann findest Du sie danach natürlich nicht mehr über eine Suche und damit natürlich auch nicht mehr über eine “Intelligente Gruppe”, die ja nichts anderes ist, als eine gespeicherte Suche.
Du müsstest, um alle emails wiederzufinden, alle Gruppen mit emails, im Zweifel alle Gruppen einer Datenbank) aufklappen (siehe > Menüleiste > Darstellung > Alle aufklappen) und dann alle Gruppen auswählen, um alle Inhalte zu sehen und könntest dann nach “Art” ordnen.

Es geht also soweit, aber wenn Du mal in emails suchen willst, musst Du das alles umständlich rückgängig machen.

Alternative Optionen wären bei der erweiterten Suche unten links “Erweitert” auswählen und “Art ist nicht: email” setzen.
Oder die emails in einer gesonderten Datenbank zu lagern, so mache ich es und dies noch getrennt für privat und beruflich. Dann könntest Du bei der erweiterten Suche links bei “Suchen in” die zu durchsuchende Datenbank auswählen.
Falls Du emails hauptsächlich archivierst, wäre ein weiterer Vorteil einer getrennten Datenbank, dass diese email-Datenbank meist geschlossen sein kann - das wäre dann für Dich die eleganteste Lösung zu Deiner Frage.

Vielen Dank für diese ausführliche Antwort. Ich werde die E-Mails wohl in einer gesonderten Datenbank ablegen, die ich dann geschlossen halte, um sie von einer Suche über alle Datenbanken hinweg auszuschließen…

Diesen (englischsprachigen) Artikel zum Thema Archiviereung mit DEVONthink finde ich sehr hilfreich:

macdrifter.com/2013/10/archi … think.html