Ich habe mir die Demoversion von Devonthink heruntergeladen und prüfen, ob die Software für meine Bedürfnisse geeignet ist. Was mir nicht so gefällt sind die Eingangsordner für die jeweiligen Datenbanken. Die Idee scheint mir ja durchaus sinnvoll: Eingänge werde direkt im jeweiligen Datenbankeingang abgelegt und so vorsortiert. Wenn nun aber eine Datenbank geschlossen wird, so verschwindet auch der jeweilige Datenbankeingang. Mein Problem: Wir arbeiten zu zweit. Meine Mitarbeiterin scannt die eingehende Post ein und sie landet im Globaleingang. Nun sortiert sie die Eingänge indem sie diese den jeweiligen Datenbankeingängen zuweist. Ich arbeite später die Datenbankeingänge durch. Ist ein Eingang erledigt so wird er in der jeweiligen Dantenbank abgelegt. Wird nun eine Datenbank versehentlich geschlossen, so “verschwinden” die im jeweiligen Datenbankeingang abgelegten Dokumente und gehen vergessen. Kann man diese Datenbankeingänge irgendwie deaktivieren?
Ich weiss nicht, ob das hilft. Aber ich habe mir einen Eingang pro Datenbank angelegt. Der Eingang für die Datenbank A ist also nicht unter Global → Eingänge → Datenbank A, sondern direkt in der Datenbank A, B oder C. Ich kopiere also gleich von Anfang an (mit dem Sorter) alles in die richtige Datenbank und muss nichts im Nachhinein verschieben.
Noch etwas: Mehrere Datenbanken zu haben, kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Aber DT kann sehr gut mit nur einer grossen Datenbank umgehen. Also etwa 250’000 Einträge und/oder 4 Mio verschiedene Wörter. Einzelne User arbeiten sogar mit deutlich grösseren Datenmengen. Sind deine Datenbanken zusammen so gross?
Willkommen @SimSim
Wenn Sie Ihren Assistenten den Globalen Posteingang als temporären Vorratstank scannen lassen, bevor er die Dokumente kuratiert, ist das eine ideale Verwendung dieser Datenbank.
Ich bin mir nicht sicher, was das spezifische Problem mit einer separaten, verschließbaren Datenbank ist. Datenbanken können bei Bedarf einfach wieder geöffnet werden, und zwar über viele Mechanismen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf…
Über den Abschnitt Aktuelle Datenbanken in der Seitenleiste „Navigieren
Über das Menü Datei > Letzte öffnen
Control-Klick auf das Dock-Symbol von DEVONthink und Auswahl einer der zuletzt geöffneten Datenbanken
Ein Alias zu der Datenbank auf Ihrem Dock, dem Desktop oder der Seitenleiste eines Finder-Fensters
Geöffnet über Spotlight oder eine Startanwendung, z.B. Quicksilver, Alfred, usw…
Vielen Dank, Frank! Ich glaube das ist der richtige Ansatz. Ich habe zeitgleich etwa 100 bis 150 Projekte und wollte ursprünglich pro Projekt eine Datenbank erstellen. Vermutlich ist es sinnvoller, eine Datenbank zu erstellen und pro Projekt einen Ordner zu erstellen. Was gegen eine einzige Datenbank spricht sind Sicherheitsüberlegungen und Praktikabilität. Wenn die DAtenbank beschädigt wird, habe ich ein Problem. Wenn jedes Projekt in einer einzelnen DAtenbank ist, betrifft das Problem “nur” ein Projekt. Ich möchte die DAtenbank auch auf das Ipad spiegeln. Wenn ich die Synchronisation richtig vestanden habe kann ich nicht nur einzelne Unterordner synchronisieren sondern nur die ganze DAtenbank. Wenn alle Projekte in einer Datenbank sind wird diese sehr gross und entsprechend ist der benötigte Speicher auf dem Ipad sehr gross.
Lieber Bluefrog
Vielen Dank für Deinen Input. Mein Problem ist, dass ich zeitgleich an etwa 100 bis 150 Projekten arbeite. Da ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Post kommt rein, wird gescannt und das Papier dann entsorgt. Der Scan wird im Eingang des jeweiligen Projekts abgelegt. Jeden Tag schaue ich in die Eingangsordner der jeweiligen Projekte/Datenbanken und bearbeite die Eingänge. Wenn nun aber eines der vielen Projekte versehentlich geschlossen wurde, verschwindet auch der im Eingangsordner des Projekts/Datenbank gespeicherte Posteingang. Es besteht dann die Gefahr, dass dieser Eingang übersehen und vergessen wird. Das ganze könnte verhindert werden, wenn vor dem Schliessen eine Warnmeldung kommen würde ("Achtung, es hat noch Eingange im Eingangsordner der Datenbank. Wollen Sie die Datenbank wirklich schliessen?). Hilfreich wäre auch eine Einstellung, dass beim Öffnen von Devonthink immer alle DAtenbanken wieder geöffnet werden. Das ist aber nicht so. Nehmen wir an, es kam also Post rein und diese wurde im Eingangsordner des Projekts/der Datenbank abgelegt. WEnn meine Sekretärin (oder auch nicht) durch irgend eine Fehlmanipulation die entsprechende Datenbank schliesst, ist der Posteingang weg und ich übersehe den Eingang. Dies kann zu schwerwiegenden Problemen führen, den einzelne Eingänge sind mit Fristen behaftet.
Das ist grundsätzlich sicher richtig. Vielleicht liegt die Lösung irgendwo in der Mitte. Vereinige deine vielen Datenbanken, und reduziere die Zahl auf 3 oder 5. So behältst du eher den Überblick über offene oder geschlossene.
Natürlich kann es immer vorkommen, dass eine Datenbank beschädigt ist, aber DT ist ziemlich robust. Tägliche Backups auf mehreren externen Platten sind so oder so nötig, ob du nun eine oder 100 Datenbanken hast.
“Ordner” heißen “Gruppen” in DT. Es ist wichtig, diesen Unterschied zu machen, denn
Gruppen haben keine Entsprechung im Dateisystem
Gruppen sind nur logische Konstrukte, die nicht wirklich Dateien enthalten – jede Datei kann zu mehreren Gruppen gehören, aber nicht ohne weiteres zu mehreren Ordnern.
Das alles gilt nicht für indizierte Ordner – bei denen sind die Gruppen wirklich Ordner.
Abgesehen davon: Du kannst in den Sync-Einstellungen auswählen, ob das iPad immer alle Daten herunterladen soll oder nur bei Bedarf und auch eine Obergrenze für lokal heruntergeladene Dateien.
Das sollte deine Sorgen wg. des Platzbedarfs auf dem iPad etwas lindern. Ich würde jedenfalls auch nur eine Datenbank für alle Projekte benutzen.
Ich würde versuchen, das Ganze so weit wie möglich zu automatisieren. Scannen in einen indizierten(!) Ordner innerhalb des globalen Eingangs, den DT überwacht. Dort eintrudelnde Dokumente kann DT dann per intelligenter Regel automatisch OCR’en und, wenn die Projekte eindeutig identifizierbar sind, in die jeweilige Gruppe der Datenbank wegsortieren.
