Epson DS-360w Dokumentenscanner und DEVONthink Pro

Hallo in die Runde,

ich habe seit wenigen Tagen DEVONthink in der Pro Version am laufen. Auch wenn mich die Komplexität der Software fast erschlägt, komme ich Dank dieses Forums und eines Arbeitsbuch langsam Schritt für Schritt voran.

Bei einer Frage komme ich allerdings nicht weiter. Ich nutze den Dokumentenscanner Epson DS-360W. In einigen älteren Beiträgen habe ich den Eindruck gewonnen, dass man die gescannte Dokumente direkt in DEVONthink einlesen kann. Allerdings wird mir der Scanner in DEVONthink nicht angezeigt. Kann mir jemand beantworten, ob der Scanner auch ohne Epson Scan App kompatibel ist oder ob ich die Scan App mit dem Zielordner “Inbox” zwingend zum scannen benötige?

Viele Grüße

Funktioniert denn der Scanner mit der Digitale Bilder.app?

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Er wird dort zumindest nicht angezeigt. Mein Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion von Canon schon, jedoch nicht der Dokumentenscanner.

Wenn ich Sie richtig verstehe, würden Sie lieber die Epson-Scanner-Software nicht benutzen. Ich möchte Ihnen trotzdem beschreiben, wie ich die Software verwende, vielleicht hilft Ihnen das weiter.

Ich habe zwar einen anderen Epson-Scanner als Sie, gehe aber einfach mal davon aus, dass die Software bei Ihrem Gerät genau so oder zumindest ähnlich funktioniert.

Also: Um direkt vom Scanner auf einen Computer zu scannen, bietet der Scanner auf seinem Display drei “Knöpfe”: Scannen als image, als PDF und direkt in eine E-Mail. Diese Bezeichnungen sind aber einfach nur Namen, man kann das Format und das Ziel der Datei mit der Software frei belegen (umbenennen leider nicht).

Da ich fast immer in das Format PDF scanne, erzeugt der PDF-Knopf ein PDF, das im Download-Ordner meines Macs abgelegt wird.
Da ich gelegentlich in ein Bildformat scanne, erzeugt der Image-Knopf ein Bild (leider ist png keine Option), das ebenfalls im Download-Ordner abgelegt wird. Beides ist für Scans gedacht, die ich nicht in DEVONthink benötige.
Da ich so gut wie nie direkt in eine Mail scanne – und das in den seltenen Fällen manuell per Drag & Drop aus dem Download-Ordner in Mail erledige –, habe ich mir diesen Knopf für DEVONthink reserviert.

Es gibt zwei Varianten, wie man das in der Epson-Software handhaben kann: Zum einen kann man nach der Wahl des Formats (in meinem Fall wieder PDF) die Datei in einem Ordner ablegen lassen. Das könnte der Inbox-Ordner von DEVONthink sein. Oder auch jeder andere Ordner im Finder, den man in DEVONthink indiziert und dessen Inhalt man per Smart Rule in eine Datenbank bewegt.

Für welchen Ordner man sich entscheidet, liegt an der eigenen Nutzung. Wenn man zum Beispiel die Globale Inbox mit anderen Geräten synchronisiert, aber die Scans gar nicht auf den anderen Geräten benötigt, ist es praktischer, einen eigenen Scan-Ordner anzulegen, um nicht unnötige Uploads zu erzeugen.

Die zweite Variante ist das direkte Scannen in eine App. Die Epson-Scanner-Software erlaubt eben nicht nur, als Ziel einen Ordner anzugeben, sondern ebenfalls ein Programm. Wählt man DEVONthink, bestimmen dessen Import-Einstellungen, was dann passiert: Hat man in den Einstellungen festgelegt, das Imports grundsätzlich im Globalen Eingang landen, verhält sich alles so, als würde man diesen Ordner direkt ansteuern. Hat man aber Auswählen beim Import gewählt (es heißt vermutlich etwas anders, ich verwende DEVONthink mit englischer Benutzeroberfläche), dann erscheint der Sorter-HUD und man kann sich bei jedem Scan seine Zieldatenbank und -gruppe aussuchen.

Welche Variante besser oder schlechter ist, hängt auch wieder von der eigenen Nutzung ab: Möchte man Scans direkt nach dem Einscannen manuell einsortieren oder lieber erst einmal einen Schwung Scans laufen lassen und sich hinterher ums Aufräumen kümmern (oder kümmern lassen durch Smart Rules)?

Da ich gar nicht (mehr) so oft scanne, habe ich mich für das Scannen mit Ziel DEVONthink und Auswählen beim Import entschieden. Es funktioniert, zumindest bis einschließlich Catalina, gut. Ob und was auch ohne die Epson-Software geht, weiß ich nicht.

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PS: Lassen Sie sich nicht von den Möglichkeiten von DEVONthink erschlagen. Es gibt vermutlich kaum einen Benutzer, der alle Funktionen nutzt. Das braucht man auch nicht, man sollte sich nicht unter Druck setzen, alles lernen zu müssen.

Das Arbeitsbuch ist natürlich ein guter Einstieg, ansonsten empfehle ich: Herumprobieren, am besten mit Daten-Doubletten, keine Angst haben, dass etwas kaputtgehen kann. Selbst wenn man bei der immer wieder auftauchenden Frage “Eine große Datenbank oder mehrere kleine?” nach einer Weile feststellt, dass man sich falsch entschieden hat, ist es kein Problem, alles noch einmal umzubauen.

Wenn Sie Spaß an DEVONthink gefunden haben, ist es auch sehr lohnenswert, hier in diesem sehr aktiven und hilfreichen Forum einfach mal herumzulesen. Ich weiß nicht, wie oft es mir schon passiert ist, dass ich gedacht habe “Ach, so kann man das auch machen?” Und das betraft dann oft nur die eingebauten Funktionen. Wenn man dann erst einmal beim Skripten Blut geleckt hat, wird es richtig wild …

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Herzlichen Dank für die sehr umfangreiche Hilfe :+1: Auf die Idee mit der Scantaste am Scanner bin ich noch gar nicht gekommen, da ich diese bisher nie genutzt habe. Ich habe zwar eben dem Handbuch entnommen, dass das unter WLAN nicht funktioniert, doch das lässt sich ja über ein USB Kabel umgehen. Insofern noch einmal besten Dank für den Lösungsansatz.

Ich “arbeite” mit DEVONthink zwar erst wenige Tage, doch das Programm bereitet mir schon jetzt große Freude.

VG

Also bei meinem Epson WF-3640 funktioniert es auch über WLAN. Ihr Gerät ist neuer und für professionellere Anwender gedacht, und da klappt es nicht? Das ist ja blöd.

Leider nicht! Steht auch so im Handbuch, ich habe es dennoch getestet. Leider ohne Erfolg!

Der Epson DS 360 ist TWAIN-kompatibel, von daher sollte er auch in der Digitale-Bilder.app angezeigt werden und somit eigentlich auch in DEVONthink. Wenn er aber schon in der Digitale-Bilder.app nicht angezeigt wird, stimmt m.E. womöglich etwas nicht mit der grundsätzlichen Anbindung des Scanners an macOS bzw. an der Installation nicht.

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Danke! Ich werde es heute Abend erneut testen, wobei HIER steht folgendes:

DEVONthink Pro und Server arbeiten mit jedem Scanner, der mit Apples Image Capture funktioniert (TWAIN unterstützt es nicht)

VG

Die Angabe verstehe ich nicht ganz, denn eigentlich ist die TWAIN-Schnittstelle doch jene die bei Digitale-Bilder.app im Hintergrund werkelt (bitte Korrektur, wenn ich mich irre)

Digitale Bilder.app unterstützt TWAIN nicht, sondern so wie DEVONthink nur die Scanner-Schnittstelle von macOS.

Ich dachte immer das die DigitaleBilder.app im Backend von der TWAIN-Schnittstelle abhängig ist. Wieder was gelernt.