Aktuell verwende ich für meine Private Dokumentenorganisation Evernote. Ich bin nun seit ca. 2 Monaten „iPad only“ unterwegs. An sich klappt alles gut, aber ich möchte um ehrlich zu sein weg von Evernote. Die jüngsten Entwicklungen gefallen mit nicht.
Auf der Suche nach Alternativen bin ich dann auf DEVONthink To Go gestoßen. Vor ein paar Jahren habe ich auf dem MacBook Pro auf DEVONthink Pro Office eingesetzt - daher kannte ich es bin aber damals nicht ganz glücklich gewesen, da ich eine große Anzahl an Dateien auf im Archiv habe und mein lokaler Speicher auf dem MacBook Pro zu sehr damit „belastet“ war. Daher der Wechsel zu Evernote, wo ich alles rein online haben konnte.
Meine Frage nun:
Hat jemand schon Erfahrung damit DEVBONthink To Go ausschließlich zu verwenden ohne Desktop Anwendung? Geht dies mit großen Einschränkungen einher. Was ich hier im Forum schon gelesen habe ist, dass die Suche etwas „eingeschränkter“ ist als in der Desktop Version.
Daher mache ich mir auch etwas Sorge weil mein Archiv ja doch recht viele Dokumente enthält.
Hallo Benny,
herzllichen Glückwunsch zur Erkenntnis —> weg von Evernote…
In DTTG ist nach meiner Meinung das Suchen eher weniger das Problem. Das funktioniert über mehrere Datenbanken hinweg ziemlich gut.
In DTTG ist allerdings beim Clippen eher noch viel Luft nach oben und mit der Desktopfunktionalität nicht zu vergleichen.
Vielen Dank für Deine Antwort. Es freut mich, dass die Suche weniger ein Problem ist. Ich habe gestern einige Tests gemacht um für mich den besten „Workflow“ zu finden. Inzwischen bin ich auch schon einiges weitergekommen.
Falls es jemand auch als Anregung gebrauchen kann hier mal mein Ablauf, den ich nach vielen Test als den für mich Besten erachte:
Zielstellung:
Meine Zielstellung ist es schnell und einfach meine Emails, digitalen Dokumente und Papierdokumente (der größte Anteil) in DTTG zu bekommen. Das ganze ist als „iPad only“ zu realisieren.
Workflow Email:
Für meine Mails verwende ich Apple Mail auf dem iPad, die Emails die ich nun ablegen möchte gehe ich auf „Drucken“ und dort „zoome“ ich in die Vorschau. Dann wird daraus ein PDF generiert, dass ich dann per „Teilen“ Funktion direkt nach DTTG verschieben kann. Die Mail wird dann in ein Archiv Postfach verschoben.
Workflow Digitale Dokumente:
Email Anhänge und andere digitale Dokumente wie Bilder etc. verschiebe ich einfach per Teilen Funktion nach DTTG. Ich konnte hier bisher noch keine Probleme feststellen.
Workflow Analoge Dokumente:
Ich scanne meine Papierdokumente mit einem ScanSnap iX500 und der dazugehörigen iPad App direkt per Wifi auf mein iPad. Dann verschiebe ich diese Dokumente in ein spezielles Verzeichnis auf meinem Synology NAS. Auf dieser NAS läuft als VM ein Windows auf dem Abbyy FineReader installiert ist. Dies überwacht das Verzeichnis auf dem NAS. Wenn nun Dokumente darin sind macht Abbyy FineReader eine OCR Erkennung und verschiebt die fertige Datei in ein anderes Verzeichnis auf dem NAS. Dann schaue ich einmal am Abend in dieses Verzeichnis und kopiere die darin befindlichen PDF Dokumente per Drag‘n‘Drop auf dem iPad nach DEVONthink To Go. Anschließend leere ich das Verzeichnis auf dem NAS.
An sich bin ich jetzt mit dieser Variante recht zufrieden und ich bekomme damit aktuell alles in DTTG rein was ich benötige. Ich bin aber für Verbesserungsvorschläge jederzeit offen.
Das funktioniert ja sogar mit allem so… Bei mir war zum Teil auch das Problem mit Webseiten. Ich hasse es wenn ich mir einen Link zu einer Information speichere und der inhalt auf dieser Webseite nach ein paar Monaten nicht mehr vorhanden/geändert ist.
Jetzt weiß ich wie das einfacher geht und als PDF ind DTTG einfügen kann. Bei der Desktopversion ist das ja easy, beim iPhone/iPad hatte ich da immer so meine Umwege gehen müssen.
Hast Du vielleicht noch so ein paar “hidden Features” auf Lager?
Hmm … ich befürchte mehr habe ich leider nicht. Aber ich stehe noch am Anfang meiner Workflow Optimierung. Wenn mir noch was hilfreiches und nicht ganz offensichtliches begegnet werden das hier wieder erwähnen!
