Fragen zum Einstieg in das Programm

Hallo,
ich habe DT Pro 3 für die private Verwendung erworben mit dem Ziel, auf eine papierlose Ablage umzusteigen. Das Programm nutze ich im Moment aber noch nicht “produktiv”. Ich habe testweise eine Datenbank angelegt und alle Ordner, in denen sich meine Dokumente (Office-Dateien, PDF’s, Bilder etc.) befinden, indiziert. Das ist nahezu die komplette Festplatte. Wenn ich dann innerhalb von DT eine Suche starte, werden mir die Ergebnisse wie erwartet auch angezeigt.

Allerdings lese ich immer wieder, daß man erstellte Dateien nach DT importieren soll. Ich hatte angenommen, daß ich ganz normal wie bisher mit meinem Mac arbeite und die entsprechenden Laufwerke/Ordner von DT überwacht und Änderungen (z. B, neue oder geänderte Dateien) erkannt werden.
Das führt mich gleich zu einer für mich wichtigen Verständnisfrage:
Wie gehe ich anfangs grundsätzlich vor? Soll ich meine Inhalte importieren oder indizieren? Lt. Handbuch wird eine Datei beim Importieren in die DT-Datenbank kopiert. Existiert sie also einmal innerhalb und einmal außerhalb von DT? Ich hätte ein mehr als ungutes Gefühl, wenn ich alle meine Dateien nach einem Import an ihren ursprünglichen Orten löschen würde.

Gibt es Vor- bzw. Nachteile dieser beiden Methoden? Gibt es eine Empfehlung, wie man sinnvollerweise vorgehen sollte?
Ich würde gerne meine vorhandene Finder-Ordnerstruktur beibehalten, muß ich die in DT als Gruppen neu abbilden?

Das „DEVONthink 3 Arbeitsbuch.“ hilft mir hier leider nicht wirklich weiter.

Bin für jeden Tipp dankbar! Viele Grüße
Bernd

Willkommen @BerndHol .
Was meinen Sie mit der Bemerkung über die Indizierung fast Ihrer gesamten Festplatte? Haben Sie Ihr Home-Verzeichnis indiziert?

(Übersetzt mit https://deepl.com)

Man “soll” nicht, man kann. Beim Indizieren stoßen Anwender gelegentlich auf Schwierigkeiten im Zusammenhang mit Duplikaten und dem Löschen.

Du sollst das tun, was zu deinen Arbeitsabläufen und Bedürfnissen am Besten passt. Viele Leute hier importieren ausschließlich (auch ich), andere tun beides und wieder andere werden vielleicht nur indizieren.

Ja

Ja. Die sind hier im Forum, ggfs auf Englisch, mehrfacher ausführlich diskutiert worden.

Du müsstest mal sagen, was du erreichst willst, welche Aufgaben du lösen möchtest. Damit kann man deine Fragen besser beantworten. So ist es wie “soll ich mir ein Fahrrad oder ein Kanu kaufen?” Das hängt davon ab, ob du über Land oder über Wasser fahren willst/musst.

Nein, mein Home-Verzeichnis habe ich nicht indiziert. Ich habe mir eine Liste aller meiner Verzeichnisse erstellt und dann diejenigen indiziert, die mir wichtig erschienen. Aber das waren dann doch schon ziemlich viele Verzeichnisse, die auch sehr viele Dateien enthalten.

Als ich vor drei oder vier Jahren mit Devonthink angefangen habe, da habe ich alle Dateien in die Datenbank importiert, aber nicht aus meiner normalen Ordnerstruktur gelöscht. Dadurch hatte ich natürlich die Dateien doppelt auf der SSD.

Vor circa einem Jahr habe ich das Ganze umgestellt auf indizieren. Problem hatte ich seit dem Zeitpunkt noch keine. Ich empfehle aber dringend im Handbuch nachzulesen was beim Indizieren zu beachten ist.
für den Fall dass irgendwas schief geht, ist eine gute Back-up Strategie ebenfalls sehr wichtig.

viel Spaß bei der Arbeit mit DEVONthink

LG Frank

Zunächst schon einmal vielen Dank für deine Hinweise!

Ich habe in den vergangenen Tagen das deutschsprachige Forum durchstöbert und werde aber jetzt auch mal im englischsprachigen Ausschau nach dem Für/Wider von Import/Indizierung halten.

Nun ja - was will ich erreichen? Ich möchte, daß DT meinen ganzen vorhandenen Datenbestand durchforstet und mir bei Suchanfragen passende Treffer anzeigt. Und das klappt aus meiner Sicht schon sehr gut: uralte PDF-Bankauszüge, die sich in den von mir indizierten Ordnern befinden, werden durchsucht und die gesuchten Inhalte angezeigt.
Und da du geschrieben hast, “andere tun beides”, könnte ich mir vorstellen, daß ich den heute vorhandenen Datenbestand in der Tat indizieren werde. Und neu hinzukommende Dateien, beispielsweise neue Kontoauszüge, die ich von der Bank-Website als PDF’s herunterlade, könnte ich dann entweder auf der Finderseite in das entsprechende (DT-indizierte) Verzeichnis verschieben oder aber in DT importieren. Mir wäre es aber schon wichtig, daß sich alte und neue Kontoauszüge dann anschließend im selben Ordner befinden.

Vielen Dank!
Die Vorstellung, nach dem Importieren die Daten entweder alle doppelt zu haben oder sie anschließend auf der Finderseite löschen zu müssen, behagt mir nicht. Deshalb tendiere ich im Moment dazu, meinen vorhandenen Datenstand zu indizieren (und werde dazu das Handbuch auch noch eingehend konsultieren).
Ich muss dann noch überlegen, wie ich am sinnvollsten mit neu hinzukommenden Dateien umgehe.

Mit meiner Frage wollte ich eher erfahren, was Du so tust mit Deinen Daten.

Ich nutze DT fast ausschließlich für meine “Buchhaltung”, d.h. für das Einsortieren und Aufbewahren von Rechnungen, Belegen und Kontoauszügen. Dafür habe ich außerhalb von DT überhaupt gar keinen Aufbewahrungsbedarf. Einmal im Jahr bastele ich mir z.B. aus den Ausgaben eine Tabelle (in DT, könnte man auch mit den Einnahmen machen, aber das sind so wenige, dass das manuell geht). Alle Dokumente haben Tags, die sie über den Aspekt “Ausgabe” hinaus klassifizieren, z.B. “Spende” oder “Haushaltsnahe Dienstleistung” oder so.

Wenn jetzt meine Steuerberaterin ein Dokument haben willl, klicke ich es in DT an, wähle aus dem Kontextmenü “per E-Mail senden” und fertig. Sind es mehrere, bastele ich daraus ein ZIP (das Script dazu habe ich mal hier gepostet) und maile das.

Mit anderen Worten: Für meinen Anwendungsbereich habe ich alles in DT importiert. Manche Dateien würde ich niemals in größerem Maße in DT packen (Fotos z.B.), weil sie zu groß sind und ohnehin kaum zu durchsuchen. Das kann Apples App oder GraphicConverter oder andere Software genauso gut.

Anders sieht es natürlich aus, wenn Du mit anderen Programmen auf deine Kontoauszüge oder wasauchimmer zugreifen willst und dafür eine bestimmte Organisation der Dateien im Finder brauchst. Deshalb wäre eben interessant, was Du überhaupt tun willst, über das reine “Suchen” hinaus. Das ist ja in der Regel kein Selbstzweck, sondern man will mit dem Gefundenen irgendetwas machen.

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Ich nutze Mac und DT ausschließlich privat. Da ich nicht mehr am arbeiten bin, habe ich keine geschäftlichen Daten mehr, um mit denen irgendwelche Berechnungen oder Auswertungen anstellen zu müssen.

Dein Beispiel mit dem Steuerberater kommt auch bei mir vor. Auch Abrechnungen/Korrespondenz mit Krankenkassen, Ärzten, Behörden, Versicherungen oder Banken. Mir ist wichtig, im Zweifelsfall alle erforderlichen Unterlagen schnell und möglichst vollständig parat zu haben. Künftig will ich auch meine gesamte Papierablage durchsehen und noch relevante Dokumente digitalisieren.

Im Laufe der Jahrzehnte haben sich viele, viele Dateien in gewachsenen Verzeichnisstrukturen angesammelt, in denen ich mich natürlich gut auskenne. So etwas importiert man nicht so ohne weiteres in eine neue Software und löscht dann die Quelldateien und Ordner. Ich hatte aber auch noch keine Gelegenheit, mir die Vor- und Nachteile von Import bzw. Indizierung zu erarbeiten.
Wie ich schon geschrieben hatte, habe ich bei meiner testweisen Indizierung sehr gute Ergebnisse erzielt.

Auf den ersten Blick hat die Indizierung für mich den Charme, daß ich meine kompletten Datenbestände so verwenden kann, wie sie sind, und ohne sie verändern zu müssen. Aber vielleicht hat ein Import ja auch nennenswerte Vorteile gegenüber einer Indizierung - das muss ich noch in Erfahrung bringen.

Hauptgrund meiner gestrigen Anfrage war, den DT-Einstieg “richtig zu machen”. Ich hatte die Vorstellung, daß es sich bei Import/Indizierung um eine wichtige Weichenstellung handelt, also ein entweder/oder. Mittlerweile habe ich aber herausgehört, daß das auch ein sowohl/als auch sein kann. Und das beruhigt mich dann doch sehr, so daß ich nun endlich starten kann!

Man kann, und sollte meiner Meinung nach sogar, die Daten in DT3 im Grunde genauso in Gruppen abbilden, wie dies im Finder in Ordnern geschieht.
Auch werden die Dateien durch den Import in DT3 nicht umgewandelt, sondern belieben ja in ihrer ursprünglichen Form (z.B. als PDF) erhalten, und sind auch weiterhin über den Finder auffindbar, und in anderen Programmen darstellbar.
Ich importiere alles in DT3, und versuche den hier über Jahre gewachsenen Datenwust im Finder dadurch abzubauen, und einzudämmen, indem ich nur noch die Dateien in DT3 habe (mit entsprechenden Backups, natürlich!), und die “Originale” nach dem Import auch sofort lösche.

Einen ganz erheblichen Nachteil sehe ich z.B. beim Indizieren darin, dass eine Datei dabei “verloren” gehen kann, wenn sie im Finder verschoben wird.
Ich bin daher vom Indizieren komplett ab gekommen, und importiere nur noch.

Das kann man so allgemein nicht beantworten, es hängt von deinem Setting bzw. Deinen Anforderungen ab.

Der wesentliche Vorteil des Imports liegt in der Einfachheit und die Verlässlichkeit des Zugriffs auf den importierten Dokumentenbestand. Der Import kommt aber dort an seine Grenzen, wo du mit unterschiedlichen Programmen oder von unterschiedlichen Arbeitsplätzen auf die gleichen Dokumente zugreifen möchtest.

Das große Problem der Indizierung liegt darin, dass du parallele Strukturen hast, einmal in der DB, dann aber auch im Finder. Löschst du eine Datei im Finder, kann es Probleme in der DB geben.

Schwierig kann es auch werden, Dateibestände von einem NAS zu indizieren, besonders wenn auf das NAS unterschiedliche Rechner zugreifen (was ja meistens der Fall sein wird, andernfalls ist eine “normale” externe Festplatte m.E. die praxisgerechtere Lösung). Aber das ist beider ja wohl nicht der Fall.

Im Normalfall würde ich bei diesem Szenario keinen Vorteil in einer Indizierung sehen. Diese Dateibestände würde ich so, wie sie auch im Finder liegen, komplett mit der Gruppenstruktur nach DT importieren und am Ursprungsort löschen (voraus gesetzt, sie werden dort nicht aus irgendeinem bestimmten Grund gebraucht - dann solltest du eine Indizierung erwägen

Nur Mut. Die importierten Dateibestände werden von DT nicht angetastet oder verändert, sie werden nur mit den Mitteln von DT verwaltet - und die gehen weit über die Mittel des Finders hinaus.

Im Zweifel kannst du jederzeit in DT importierte Dateibestände incl. der dort angelegten (oder importierten) Verzeichnissstruktureen wieder in den Finder exportieren.

Es gibt gerade bei DT kein “von Anfang an richtig”. Du kannst irgendwie anfangen und dann kann sich deine Arbeitsweise, deine Verzeichnisstruktur etc. im Laufe der Zeit anpassen. Das ist anders als im Finder, der nur eine statische Dokumentenverwaltungssystem ermöglicht - da musst du von Anfang an etwas mehr nachdenken, wenn du später effizient mit den Dokumentenbeständen arbeiten willst

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