Moin.
Kann man mit DevonThink Dokumente und E-Mails GDPdU-gerecht archivieren?
Da jedes Land zurzeit auf eigene Regeln für die Archivierung von Dokumenten setzt, haben wir keine speziellen Vorkehrungen für etwa Deutschland getroffen.
DEVONthink ist lediglich ein Aufbewahrungssystem für PDFs und andere Dateien. Sind diese Dateien entsprechend den Archivierungsregeln, sollte dies GDPdU-gerecht sein.
Hallo Vatolin,
hast Du/haben Sie inzwischen eine revisionssichere Archivierungsmethode gefunden?
Bin nämlich mit der Frage beschäftigt, ob und wie ich über 10 Jahre Steuerunterlagen in gefühlt 3 Mio Ordnern archivieren kann?
Danke im Voraus.
Griß,
walwero
Moin valvero.
Nein. Ich habe bislang leider keine revisionssichere Archivierungsmethode gefunden und sitze deshalb weiterhin auf einem Riesenberg Papier.
Gruß. vatolin
Selbst wenn es möglich wäre (bspw. signierte PDFs) wären die Anforderungen trotzdem nicht unbedingt erfüllt; hier ausschnittsweise “Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handelssteuerrechtlichen Vorschriften” (IHK Niederbayern):
“Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Nach dieser Vorschrift muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform vorliegen oder - wenn sie als elektronische Abrechnung vorliegt - mit elektronischer Signatur mit Anbieter Akkreditierung nach § 15 Abs. 1 des Signaturgesetzes versehen sein. Nur diese beiden Varianten erfüllen den Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren).
Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.”
Wie die Sache vor Gericht ist, weiß ich.
Nach meiner Kenntnis genügt ein EDV-System den Revisionssicherheitsanforderungen, wenn die darin gespeicherten Daten nicht oder nur so verändert werden können, dass lückenlos nachvollziehbar ist und bleibt, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. In der Datei, die die Änderungen dokumentiert dürfen also keine Daten gelöscht werden können, und es muss sichergestellt sein, dass das System jede Änderung an den gespeicherten Daten und die Änderungsdatei einträgt.
Vielleicht hilft ja dieser Artikel weiter:
https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/index_htm.html
Das ist eine sehr interessante Information. Vielen Dank!