GoBD - Dokumente revisionssicher Archivieren

International Deutsch
1

Kann man mit DevonThink Pro Dokumente revisionssicher nach deutschem Recht ablegen?

Siehe “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”

bundesfinanzministerium.de/ … cationFile

Bzw. worauf muss man achten, dass die in DevonThink Pro gespeicherten Daten vom Finanzamt anerkannt werden?

2

Nein, das ist bisher nicht möglich.

3

Wird erwogen dies zu implementieren?

Wir haben ein gemischtes System mit mehreren Macs auf denen jeweils unter Parallels Desktop auch eine Windows VM läuft, in der jetzt Datev Software für die Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen / Steuer installiert wurde. Dort ist GoBD Pflicht. Auf der Mac Ebene wird E-Mail, Microsoft Office usw. benutzt.

Jetzt stehen wir vor der Frage, ob man nur die Finanzbuchhaltung unter Windows / Datev macht und sonstige Dokumente mit DevonThink archiviert, oder ob man dann alles unter Windows / Datev archiviert.

Datev unterstützt angeblich nur Multi-TIFF und kein PDF/A. Wäre irgendwie blöd für die beiden Archivierungssystem zwei unterschiedliche Formate zu nutzen.

Bei Datev wird der Scanner Fujitsu fi-7160 empfohlen, für den es soweit ich weiss keine DevonThink unterstützung gibt.

Unterstützt DevonThink auch Multi-TIFF? Wäre es denkbar, dass man unter Datev alles als Multi-TIFF 300dpi scannt und ablegt und dann hinterher auch noch mit DevonThink das OCR drüberlaufen lässt damit es auch dort mit Volltext durchsuchbar ist?

4

Liebe Leser, Werte Damen und Herren bei Devon Technologies,

ich will meine geschäftlichen Papierunterlagen digitalisieren (scannen), archivieren (DMS) und das Papier danach schreddern. Geschäftliche Dokumente sind zum Beispiel Eingangsrechnungen, Angebote, Telefonrechnungen, Versicherungsdokumente.
Wichtige Versicherungs- und Vertragsdokumente werde ich weiterhin als Originalpapier aufbewahren.

Meine Ziele

  • Mehr Platz im Schrank (weniger Papierordner)
  • gescannte Dokumente elektronisch leicht wiederfinden (OCR)
  • Rechtssichere Archivierung (Anerkennung beim Finanzamt bzw. bei Rechtsangelegenheiten)

Rechtssicher bedeutet nach meinem Verständnis:
Jeder Scan-Vorgang wird dokumentiert, die gescannten Dokumente sind manipulationssicher gespeichert.

Meine 2 Fragen an Euch, liebe Mitarbeiter von Devon Technologies

  1. Wird DevonThink eine nach deutschen Anforderungen rechtssichere Scan- und Archivierungs-Lösung für den Mac anbieten?
  2. Wann wird das voraussichtlich verfügbar sein?

Dankeschön.

5

Im Augenblick ist dies nicht geplant, u.a. da dies mit dem aktuellen, offenen Datenbank-Format nicht möglich ist.