indizierte Elemente automatisch aktualisieren

Hi,

ich habe mehrere Hunderttausend Dokumente in 10 Datenbanken indiziert und jeden Abend müssen diese Datenbanken aktualisiert werden.

Gibt es einen Weg dies automatisch erledigen zu lassen ?

Vielen Dank
michael

Eine Möglichkeit ist, das Skript “Synchronize.scpt” (s. Ordner Extras > Scripts > Triggered auf dem heruntergeladenen Disk Image) den indizierten Gruppen zuzuweisen (per Info-Fenster). Anschließend werden die Gruppen aktualisiert, wenn sie geöffnet bzw. ausgewählt werden.

Vielen Dank,
aber geht das auch anders ?
Wenn ich DTP öffne und dann Stundenlang warten muss, bis ich weiterarbeiten kann, ist das nicht sonderlich hilfreich.

Schön wäre es, wenn man wie bei Synchronisieren Zeiten festlegen kann, zu welchen Zeiten die jeweilige Datenbank aktualisiert wird, egal ob die gerade geöffnet ist oder nicht.

Vielen Dank
Michael

Bis jetzt leider nicht.

So lange sollte es eigentlich nicht dauern, sofern nicht jedes Mal sehr viele Änderungen auftraten. Ändern sich denn die indizierten Dateien/Ordner dermaßen?

Ja die Datenbanken ändern sich täglich und der Inhalt von 14 Festplatten mit ca 28 TB ist immer ab zu gleichen.

Ich hatte das mal mit CD-Finder und Neofinder versucht in den Griff zu bekommen mit dem aktualisieren der Inhalte über Nacht, leider ist das Programm absolut ungeeignet.

Könnte man DTP dazu bewegen, die datenbanken zu aktualisieren wenn man das Programm beendet?

Beim indizieren ist DTP so beschäftigt, das der gesamte Rechner so lahm ist, das so gut wie nichts mehr funktioniert !!!???!?!? :open_mouth:

Ist DTP überhaupt Multitasking fähig?
Mein iMac ist ein QuadCore i7 mit 2.9GHz und 16 GB Ram.

Es lässt sich auch kein Weitere DTP Fenster erstellen um weiter arbeiten zu können ?!?

michael

Bis jetzt nicht, ein paralleles Weiterarbeiten ist nicht möglich. Was für Dateien liegen denn primär auf den Festplatten bzw. werden häufig geändert/erstellt? Je nach Typ benötigt die Aktualisierung mehr oder weniger Zeit.

Nur neue/geänderte Dateien werden (erneut) indiziert. Aber bereits das Durchsuchen der Ordnerstrukturen nach neuen/geänderten Dateien/Ordnern dürfte bei dermaßen viel Material einige Zeit dauern.

Das Skript ist in Ihrem Fall vermutlich viel zu langsam, da es viel zu oft nach Änderungen sucht.

Im Moment wäre das nur über intelligente Gruppen machbar. Intelligente Regeln, die anhand bestimmter Kritierien bestimmte Aktionen ausführen, sind erst für zukünftige Versionen angedacht.

Wo finde ich dies? Den Pfad habe ich nicht und auch die Suche nach Synchronize.scpt mit Spotlight brachte nichts erhellendes.

Viele Grüße
Hartmut

Das Skript befindet sich auf dem heruntergeladenen Disk Image (devontechnologies.com/download) im Ordner “Extras”.

Also das mit dem Script funktionier t zwar sehr gut, aber jedes mal wenn ich darauf zugreifen will, muss ich bis zu 10 Minuten warten.

Das kann das wirklich nicht anders realisiert werden ?

Eventuell hilft es, das Skript nicht der obersten indizierten Gruppe zuzuweisen, sondern jeweils den Untergruppen. Dann würde immer nur ein Teil aktualisiert und nicht jedes Mal alles.

Also ehrlich, mit DTP als Datenbank zu arbeiten ist zwar sehr schön, aber die Datenbank ist nie aktuell.

Das mit dem aktualisieren der indizierten Dateien muss anders gelöst werden können.
Ich denke da mit einem zeitlich vorgegebenen Plan der in der Nacht gemacht werden sollte.

Auch finde ich, das solch eine Funktion das erste ist, was solch ein Programm können muss. Wenn ich nicht so viele Daten hätte, dann würde ich es nicht benötigen.

War ja klar, das hierzu kein Kommentar kommt.

Bei 28 TB nicht verwunderlich.

Das könnte man über ein wiederkehrendes Ereignis mit dem MAC OSX Kalenderprogramm machen:
Jede Gruppe oder Datei hat eine eigene URL (“Verweis”) innerhalb DEVONthinks, den man per Menüleiste > Bearbeiten > “Verweis kopieren” abgreifen kann. Diesen Verweis kann man als Lesezeichen speichern, > Menüleiste > Daten> Neu > Lesezeichen. Dieses Lesezeichen kann man außerhalb von DEVONthink speichern und dann über das oben angesprochene Kalenderereignis öffnen. Letzteres wird beim Erstellen des Kalenderereignisses über > Anhänge > “Datei hinzufügen” realisiert. Es ist hierbei normalerweise egal, ob DEVONthink geöffnet ist oder nicht, das Öffnen des Lesezeichens öffnet DEVONthink mit allen Datenbanken, die beim letzten Schließen des Programms verwendet wurden.

Also: Den Link (Verweis) zu der zu synchronisierenden Gruppe als Lesezeichen sichern und via Ereignis öffnen, z.B.jeden Tag um 6 Uhr. Wenn es mehrere Gruppen sind, die so automatisiert synchronisiert werden sollen, müssten natürlich dementsprechend viele Ereignisse erstellt werden, die sich zeitlich nicht überschneiden sollten, da DEVONthink wahrscheinlich den nächsten Verweis nicht öffnen wird, wenn die Synchronisation zum vorherigen noch läuft.

Es bliebe aber so, dass DEVONthink bei jedem manuellen Zugriff auf eine Gruppe, die Synchronisation wieder startet. Wenn das nicht gewünscht ist - wegen der Wartezeit - wäre ein Skript eine Lösung, welches die Gruppe anhand des Verweises synchronisiert. Dieses könnte man genau so über den Kalender zeitgesteuert laufen lassen, als auch jederzeit manuell. Bei Bedarf dafür liefert Herr Grunenberg bestimmt so ein Skript, ansonsten bitte im englischsprachigen Skript-Forum anfragen.

Übrigens gibt es eine elegantere, schnellere Methode, einen Verweis als Lesezeichen zu speichern und zwar mit diesem Skript, das mir der freundliche Forumskollege korm erstellt hat und zwar hier: [url=https://discourse.devontechnologies.com/t/fastest-access-to-often-used-files/10910/1]

Vielen Dank für die ausführliche Information.

Bin mal gespannt ob das klappt und wie gut man damit arbeiten kann.

Viele Grüsse
Mi

Es wird klappen, aber nicht ganz exakt wie von mir beschrieben. Ich habe mich falsch erinnert, ich habe sowas früher in iCal nicht über “Anhänge hinzufügen”, sondern über “Führe Skript aus” gemacht und genau diese Funktion hat Apple aus dem “Kalender” von OS 10.8. gestrichen.

Aber es geht über eine Automator-Aktion, siehe http://www.tuaw.com/2013/03/18/triggering-applescripts-from-calendar-alerts-in-mountain-lion/

Ich bin jetzt verabredet, ich schreibe Dir morgen, wie es genau vonstatten geht. Benutzt Du Mountain Lion / OS 10.8?

Ok, so geht es in OS 10.8:

  1. das Lesezeichen zur Gruppe wie oben erläutert erstellen und außerhalb von DEVONthink Pro speichern
  2. Automator öffnen (/Programme/Automator)
  3. in Automator einen neuen Arbeitsablauf erstellen (cmd + N)
  4. im sich dann öffnenden Fenster “Kalendererinnerung” wählen:
  5. aus der Liste der Aktionen für “Dateien und Ordner” zuerst die Aktion “Angegebene Finder-Objekte abfragen” nach rechts in das Fenster für den Arbeitsablauf ziehen und da den Pfad zum Lesezeichen (aus Schritt 1) bestimmen
  6. und als zweite Aktion die Aktion “Finder-Objekte öffnen” in den Arbeitsablauf ziehen

Das Ganze sieht dann so aus:


7. den Arbeitsablauf sichern, dann erstellt OS X im Kalender automatisch das Ereignis, das man dann editieren kann, sprich Startzeit, Wiederholungen etc. einstellen (Es wird dabei auch ein eigener “Automator-Kalender” erstellt.)

Das war’s. Funktioniert! Und DEVONthink Pro startet dann auch das Synchronize-Skript.

Die nächste Version wird indizierte Ordner zumindest teilweise automatisch abgleichen können, d.h. nach der Auswahl eines Ordners (z.B. in der drei/zweigeteilten Ansicht) wird dieser und dessen Objekte synchronisiert (sofern nötig). Dadurch sollte zumindest das, was man vor Augen hat, immer aktuell sein.