Hallo zusammen,
ich habe viele Rechnungen seit Jahren mit DEVONthink Pro und meinem ScanSnap verarbeitet.
Mit wechselnden Mitarbeitern versuche ich gerade etwas Ordnung in die Namensgebung zu bekommen. Dazu würde ich gerne intelligente Gruppen benutzen. Ich lege eine intelligente Gruppe an in der sich “Unternehmen X” anhand des names findet. Dies mache ich für verschiedene Unternehmen. Jetzt brauch ich eine Intelligente Gruppe die mir die übrigen, nicht bereits in anderen Gruppen vorhandenen Unternehmen zeigt. Gibt es da eine Weg für? Ich sehe keine “zeige wenn nicht in Gruppe x” ist.
Gruß
Stefan
Hallo Stefan,
keine Ahnung wie aufwendig das für Dich werden könnte:
Du könntest Deine Dokumente z.B. mit dem Namen des jeweiligen Unternehmens taggen. Entsprechend könnte eine intelligente Gruppe anhand des Tags erstellt werden.
Um bislang nicht getaggte Dokumente mit einer intelligenten Gruppe zu finden, könnte die intelligente Gruppe mit der Bedingung “Tag” “ist nicht” eingerichtet werden. Du müsstest halt für jedes Unternehmen eine weitere Bedingung hinzufügen.
Wenn Du die Dokumente bereits jeweils in einem Ordner mit Namen des Unternehmens hast, wird der Gruppenname als Tag übernommen, sofern das über die Eigenschaft der Datenbank eingestellt ist (“Gruppen beim Tagging ignorieren” darf dort nicht gesetzt sein). Dann entfiele schon einmal das Tagging der einzelnen Dokumente.
Aber vielleicht geht es auch einfacher…
Carsten
Wenn man die intelligente Gruppe zuerst für Unternehmen A angelegt hat, mit dem Auswahlkriterium <Name stimmt überein mit “Unternehmen A”>, kann man diese auf jeden Fall erstmal markieren (rechtsklick > Markieren > Als markiert). Dann diese Rechnungen in festen Ordner verscheiebn und z.B. als “Unternehmen A” betiteln.
Nun mit der inteligenten Gruppe nach “Unternehmen B” suchen, wieder markieren und wieder in festen Ordner “Unternehemen B” verschieben.
Am Schluß könnte man mit der intelligenten Gruppe nach allen unmarkierten Objekten suchen.
Hallo zusammen,
vielen Dank für die Tips.Freu mich über die Hilfe!! Ich habe eine vorhandene Struktur. Es gibt einen Ordner der verschiedene Objekte beinhaltet die wiederum jeweils einen Ordner für Belege und einen Ordner für Dokumente beherbergt. Da möchte ich auch nichts dran ändern. Leider können so wie ich es sehen Intelligente Gruppen keine Tags vergeben. Sonst wäre es einfach. Dann muss ich mal weiter mein Hirn bemühen und sehen über welche “Umwege” es vielleicht geht