Interaktion Finder >--> DEVONthink

Hallo zusammen,
ich digitalisiere bisher alle meine Dokumente durch einen Scansnap, und verwalte diese Dokumente als PDF im Finder.
Bei mehr als 50.000 Dokumenten wird dies langsam etwas unübersichtlich, weswegen ich auf der Suche nach einem DMS auf DEVONthink gestoßen bin.
Jetzt stellt sich für mich aber die Frage, wie das Programm grundsätzlich arbeitet?
Soweit ich dies bisher erkennen konnte, habe ich zwei Möglichkeiten gefunden mit dem Programm zu arbeiten:

  1. per Indizierung von Ordnern
  2. per Import
    Soweit ich dies aber erkennen kann, kann ich in DEVONthink mit indizierten PDF´s bisher nicht uneingeschränkt arbeiten. Will ich z.B. ein PDF bearbeiten, muss ich dafür den Umweg über Acrobat unternehmen (oder nicht?).
    Wenn ich aber den Weg über den Import wähle, so ist mir bisher aufgefallen, dass ich zwar die zu einem Zeitpunkt X vorhandenen Dateien importieren konnte, neu zu einem Ordner im Finder hinzugefügte Dateien (Zielordner des Scansnap) werden aber nicht automatisch erfasst, und in DEVONthink angezeigt (oder?).
    Weiter kann ich so zwar auch mit PDF´s arbeiten (z.B. Seiten löschen etc.) diese Bearbeitung findet dann aber offenbar nur Anwendung auf die Dateikopie, die DEVONthink offenbar während des Importes anlegt. Mit der Originaldatei im Finder kann ich auch so nicht arbeiten.
    Da ich meine Dateien zum einen nicht verdoppeln möchte, zum anderen aber auch nicht nur mit einem propritären Format arbeiten möchte, und z.B. bei der Einstellung des Programmes möglicherweise Schwierigkeiten mit der Weiternutzung der Daten (hatte ich bereits mit dem DMS Programm, welches ich vor meinem Umstieg auf OS X genutzt habe!) bekomme, habe ich mich gefragt, ob man mit DEVONthink nicht auch so arbeiten kann, dass das Programm quasi nur als “Finderersatz” dient, und alle Dateioperationen in DEVONthink direkt auf der entsprechenden Finderdatei angewendet wird?!
    Kann ich DEVONthink irgendwie so nutzen, oder muss ich weiter nach einer Alternative suchen?

Der einzige Unterschied zwischen indizierten und importierten Ordnern/Dateien ist letztlich der Ort, aber die Funktionalität (u.a. Editierbarkeit oder Durchsuchbarkeit) sind identisch.

Danke für die Antwort, dann mache ich offenbar grundlegend etwas falsch! :confused:
Bei den importierten PDF´s kann ich z.B. Seiten löschen, bei den indizierten wird mir diese Option, bei der gleichen Datei, scheinbar nicht geboten.
Hier kann ich die Datei dann nur in Acrobat öffnen, und die Seite dort löschen.
Wie muss ich also vorgehen, um diese Funktion auch bei indizierten Dateien zu nutzen? Sie scheint ja dann irgendwo anders “versteckt” zu sein!?

Ich habe jetzt einen Ordner mit gescannten PDF´s indiziert.
Anschließend ein PDF in Devonthink mit der Texterkennung bearbeitet.
Das Resultat ist nun, dass ich in Devonthink im Eingang die Datei zweimal am gleichen Speicherort angezeigt bekomme, einmal mit dem Hinweis, dass sie durch Devonthink erstellt wurde.
Wenn ich die Datei nun im Finder aufrufe, dan ist in dem Ordern nur eine Datei zu finden. Weiter ist diese eine Datei auch ohne OCR.
Rufe ich nun aus Devonthink die andere Datei im Acrobat auf, dann hat die OCR.
Weiter verwirrt mich irgendwie, dass die Originaldatei (ohne OCR) in Devonthink als “PDF+Text” angezeigt wird, die von Devonthink hinzugefügte nur als “PDF”!

Wie bekomme ich das hin, dass die in Devonthink bearbeiteten Dateien auch im Finder zur Verfügung stehen?
Wieso wird die in Devonthink mit OCR bearbeitete Datei nur als “PDF” angezeigt?

Weiteres Problem: verschiebe ich die Originaldatei in Devonthink in einen anderen Ordner, hat dies keine Auswirkung auf die Datei im Finder!
Im Eingang von Devonthink wird die Datei im neuen Ordner angezeigt, wähle ich diese dann mit der Funktion “im Finder anzeigen” aus, lande ich wieder in dem ursprünglichen Ordner!
Das sieht für mich so aus, als ob Devonthink auch bei indizierten Dateien alle Dateioperationen nur in seinem eigenen “Ökosystem” stattfinden lässt!?
Gibt es irgendeine Möglichkeit, mit Devonthink die Dateien so zu bearbeiten, dass dies auch in der Originaldatei im Finder abgebildet wird, und nicht nur auf eine Kopie der Datei bezogen ist?

Wenn Sie eine Datei in DEVONthink importieren, wird die Datei kopiert.
Wenn Sie OCR auf eine Datei in DEVONthink - importiert oder indiziert durchführen, wird die resultierende Datei in der DEVONthink-Datenbank erstellt. Dies ist kein konfigurierbares Verhalten.

Wenn Sie eine Datei an einem indizierten Ort in DEVONthink hatten und OCR durchgeführt haben, können Sie mit der rechten Maustaste auf die indizierte Datei klicken und In externen Ordner verschieben wählen, um sie in den Finder-Ordner zu legen.

(Übersetzt mit deepl.com)

Danke für die Erklärung!
Das bedeutet also, dass ich beim Arbeiten mit indizierten Dateien, jede einzelne wieder in den Finder verschieben muss, um die Ordnerstruktur dort aufrecht zu erhalten. Das ist natürlich bei >50.000 PDF´s nicht praktikabel.

Wenn ich nun mit dem Import arbeite, werden die Dateien ja, soweit ich dies bisher verstanden habe, intern in einer Datenbank nach Typen sortiert abgelegt?!

Wenn ich mich nun irgendwann dazu entscheide, nicht mehr mit Devonthink arbeiten zu wollen, oder zu können, habe ich dann die Möglichkeit die Dateien so zu exportieren, dass sie im Finder in der in Devonthink angelegten Gruppierung etc. in Ordnern angezeigt werden, oder kann ich dann nur quasi unsortiert die Dateien aus der Datenbank heraus kopieren, was für mich bei der großen Menge an Dateien der Supergau wäre?

Nein, das müssen Sie nicht mit einzelnen Dateien machen. Wenn Sie einen übergeordneten Ordner im Finder indiziert haben, verschiebt die Funktion In externen Ordner auf der übergeordneten Gruppe in DEVONthink den Inhalt in den Finder-Ordner.

Ja, Dateien werden beim Import in die Interna einer Datenbank kopiert.

Sie können jederzeit Dateien auswählen und Datei > Exportieren > Dateien und Ordner in einen neu erstellten Ordner im Finder wählen.

(Übersetzt mit deepl.com)

Danke!
:slight_smile: