Ich arbeite seit nicht allzu langer Zeit mit DT und fange an, immer besser klarzukommen. Ein Arbeitsschritt bleibt mir unklar bzw. kommt mir umständlich vor:
Wenn ich eine Datei im Eingang habe, kommt es oft vor, dass ich sie an einen Ort in der Haupt-Datenbank verschieben UND sie an einem anderen Ort replizieren will. Z.B soll eine Rechnung in der Gruppe “Garantiebelege” und in der Gruppe “Ausgaben” für die Steuer landen.
Verschieben ist kein Problem mit cmd-ctrl-M. Dann verschwindet die Datei aber schlagartig aus meinem Blick, denn ich arbeite ja immer noch im Eingang. Ich muss sie also umständlich in der Datenbank aufsuchen, um sie dann von dort aus zu replizieren. Ich hätte gerne die Datei dauerhaft im Blick, auch wenn ich sie verschiebe, repliziere oder sonst was mit ihr tue, und würde danach gerne in den Eingang zurückkehren, um mich der nächsten Datei zu widmen.
Was mache ich falsch? Könnt Ihr mir auf die Sprünge helfen?
Ich nutze dafür Tags: “Garantie”, zb, und die Gruppe “Ausgaben”. Replizierte Dareien führen gelegentlich zu Irritationen, weil nicht klar ist, welche das “Original” ist.
Eine Möglichkeit wäre eventuell der Siehe Auch & Einordnen-Inspektor, der die Auswahl mehrere Ziele erlaubt und somit beide Schritte vereinen könnte. Sofern die gewünschten Zielgruppen vorgeschlagen werden.
Das klingt logisch. Danke! Das würde bedeuten, dass ich für die eigentliche Ablage eher einfache Gruppen erstelle und vor der Ablage das Dokument ausführlich tagge, damit ich es sowohl bei der Steuererklärung als auch bei einem Garantiefall wiederfinde (um im Beispiel zu bleiben). Richtig?
Man kann dann, entweder dauerhaft, oder je nach aktuellem Bedarf, mit intelligenten Gruppen, bei denen die Tags als Filterregel angewandt werden, die Dokumente mit bestimmten Tags in dieser intelligenten Gruppe anzeigen lassen.
Klingt super, hat beim ersten Ausprobieren aber nicht perfekt geklappt. Teilweise werden Gruppen neu angelegt, teilweise werden übergeordnete Gruppen angelegt, die alle durch Gruppentags bezeichneten Gruppen noch mal enthalten, teilweise entstehen keine Replikanten, obwohl die Tags zu stimmen scheinen.
Wahrscheinlich mache ich noch irgendwelche Fehler. Ich probiere weiter!
Vielen Dank für die vielen Tipps!
Könntest Du das mal etwas genauer erklären, wie das funktioniert.
So wie es da steht, verstehe ich es so, dass wenn einer Gruppe ein Tag in den Informationen hinterlegt ist, ein Dokument mit diesem Tag, aber in einer anderen Gruppe, automatisch einen Replikanten in dieser getaggten Gruppe erzeugt?!
Am besten lässt es sich mit einer neuen Datenbank, bei der o.g. Option deaktiviert ist, testen. Wenn diese nun zwei Gruppen A & B enthält, dann fügt man dem Dokument im globalen Eingang beispielsweise diese Tags hinzu. Sobald das Dokument in die Datenbank verschoben wurde, befinden sich Replikanten in den Gruppen A & B.
Verstehe, und das Dokument an sich liegt dann ausserhalb dieser Gruppen in einer Art großem Sammelhaufen in der Datenbank?
Wo ist der Vorteil davon, diese Funktion zu nutzen, im Vergleich zur Nutzung von intelligenten Gruppen mit den entsprechenden Tags als Filter?
Dann hätte ich im vorliegenden Fall also drei Exemplare eines Dokumentes?
Andere Frage in dem Zusammenhang, wenn ich das “Original” lösche, was passiert dann mit den Replikanten?
Es gibt kein Original an sich, alle Replikanten sind gleichberechtigt. Erst wenn der letzte Replikant gelöscht wird, wird effektiv auch die Datei gelöscht.