Ich halte es für ungeheuer schwierig, allgemeingültige Regeln festzulegen, dazu ist die Anwendungspalette von DEVONthink einfach zu groß. Als grobe Regel kann vielleicht gelten, dass du in DEVONthink genau das Ablagesystem abbilden kannst, dass du auch außerhalb deines Rechners nutzt. Aber ein Rechtsanwalt wird da völlig andere Bedürfnisse haben wie ein Historiker oder ein Mediziner.
Im Prinzip hast du folgende Möglichkeiten der Zuordnung deiner Dokumente:
- Arbeiten mit themenbezogenen Datenbanken
- Einordnung in einer Gruppenstruktur
- Benennung der Dokumente
- Arbeiten mit intelligenten Gruppen
- Arbeiten mit Etiketten
- Verschlagwortung mit Tags
Z.B. kannst du eine feste Struktur für deine Kundenkontakte einrichten, dazu kannst du dir Vorlagen für eine Gruppenstruktur anlegen oder mal einen Blick in die bereits vorhandenen Vorlagen von DEVONthink werfen. Oder oder…
Meine Internetfundstücke, die ich nicht projektbezogen verwurstele, kommen alle in eine eigene Datenbank “Informationssammlung” - dort arbeite ich schwerpunktmässig mit Tags, dadurch habe ich eine flexible Zuordnung und beim Wiederfinden hilft mir das Zusatztool Ammonite. Darüberhinaus arbeite ich mit einer groben Ordnerstruktur, die meine Arbeitsfelder abbildet. Brauche ich solche Fundstücke verschiebe oder dupliziere ich sie dorthin, wo ich sie brauche.
Meine Bookmarksammlung - ebenfalls in einer eigenen Datenbank, werden ausschließlich verschlagwortet - hier gibt es überhaupt keine Ordner.
Und meine Bürorganisation ist im wesentlichen nach Kunden gegliedert, hier arbeite ich nicht mit Tags, ausschließlich mit Ordnerstrukturen - sämtliche Emails liegen hier drin, die Dokumentennamen werden per Script mit Datum, Absender, Empfänger und Betreff versehen. Alle Scans von irgendwelcher Korrespondenz werden hier eingeordnet, Arbeitsmaterialien, Projekte
Eine Arbeitsorganisation erreiche ich mit Hilfe von Etiketten und intelligenten Ordnern, die ich entsprechenden kombiniere - so weiß ich immer, was für eine Arbeit gerade ansteht, was ich morgens machen muss und was nächste Woche - dabei blieben die Dokumente am Ort und werden nicht hin und her verschoben
Eigentlich habe ich bislang noch alles wiedergefunden…