Neuling sucht...

Hallo!

Ich bin ziemlich neu in der digitalen Verwaltung. Ich möchte DevonThink office nutzen und es wäre schön, wenn ihr mir ein paar Beispiele aufzeigen könnt, wie ihr Eure Datenbänke (privat/beruflich) strukturiert habt, damit ich mich etwas an einer sinnvollen Ordnung orientieren kann.
Bislang habe ich sämtlichen Papierkram in Ordner abgeheftet, habe aber auch dort nie ein vernünftiges Ablagesystem hinbekommen.

Das soll sich nun ändern.

Über Beispiele würde ich mich sehr freuen. Vielen Dank.

Was sinnvoll ist oder nicht, ist in der Regel sehr subjektiv. Letztlich bringt ein Ablagesystem nur dann etwas, wenn man etwas auch wiederfindet. Zum Beispiel organisieren manche Anwender gar nicht ihre Daten und suchen einfach nur. Am häufigsten sind aber thematische, zeitliche oder projekt-bezogene Gruppen, wobei thematische für DEVONthink ideal sind, um ähnliche Inhalte zu finden oder neue Inhalte klassifizieren zu können.

Hallo!

Es hilft meines Erachtens ungemein bereits bei der Benennung der Dateien ein stringentes Vorgehen bzgl. des Dateinamens einzuhalten. Meine Vorgehensweise am Beispiel eines Kontoauszugs illustriert:

Ich benenne stets nach dem Muster Datum JJJJ-MM-TT gefolgt von den Kategorien von übergeordnet (Name der Bank) zur nächstkleineren Kategorie (Kontonummer) bis hin zur kleinsten Kategorie. Dabei trenne ich Datum und einzelne Kategorien durch die Zeichenfolge " - ", um die Lesbarkeit zu erhöhen. Einen eingescannten Kontoauszug des Kontos 1234567890 bei der Kreissparkasse vom heutigen Tage würde ich also folgendermaßen benennen:

2014-08-15 - Kreissparkasse - 1234567890 - Kontoauszug.pdf

Gespeichert wird der Kontoauszug dann in folgender Gruppenstruktur (Ordnerstruktur)

Privat > Banken > Kreissparkasse > 1234567890 > Kontoauszüge

Schickte mir die Kreissparkasse am heutigen Tage eine neue Kreditkarte für das o.g. Konto, so würde das eingescannte Anschreiben folgenden Dateinamen bekommen:

2014-08-15 - Kreissparkasse - 1234567890 - Kreditkarte.pdf

und in der Gruppenstruktur unter

Banken > Kreissparkasse > 1234567890 > Korespondenz

abgespeichert werden. Sortierst du die Darstellung dann nach Dateinamen, so hast du gleich eine chronologische Auflistung der gesamten Korrespondenz.

Wenn du tiefer in die papierlose Welt einsteigen willst, so empfehle ich dir folgende Lektüre (kostet ein paar Euros, diese sind jedoch nach meiner Einschätzung sehr gut investiert…)

itunes.apple.com/us/book/paperl … 3162?mt=11

Hallo “ppat”,

vor einigen Tagen bin ich von Evernote auf DEVONthink Pro Office umgestiegen. Vielleicht helfen dir einige meiner bisherigen Erfahrungen:

Eine Erstellung des eigenen Ablagesystems nach Vorgaben anderer Anwender halte ich für unbefriedigend. Überlege dir wie du deine Daten ablegen, suchen, organisieren, weiterverarbeiten u.s.w. möchtest und suche dann innerhalb der Software nach Möglichkeiten der Umsetzung. Mit DEVONthink hast Du dazu ein geeignetes Werkzeug welches für praktisch alle Anforderungen eine Lösung bietet.

Es ist sinnvoll sich vor dem Aufbau eines Ablagesystem erst einmal genügend Zeit in die theoretische Planung zu investieren. Jede Planungsminute erspart später viel Zeit die sonst bei der Umorganisation verloren geht.

Mache dir insbesondere Gedanken über die Bezeichnung (Dateinamen) der Dokumente und deren Art (PDF, PDF durchsuchbar u.s.w.) und die dadurch entstehenden Merkmale für das Suchen, Indexieren und Weiterverarbeiten.

Beginne mit einer “einfachen” Struktur der Ablage - komplexer wird sie von alleine. Es muss nicht alles bis ins letzte Detail am Anfang feststehen. Es genügt zu wissen das die Software immer eine Lösung anbietet, wenn man sie braucht.

Einige Denkanstösse für den Aufbau kann man sich im Internet suchen. Es gibt zahlreiche Seiten, Videos, E-Books für das “papierlose Büro”. Diese Vorschläge aber immer an den eigenen Vorgaben (s.o) prüfen. Das Lesen des Handbuchs bringt ebenfalls Input für die Umsetzung des eigenen Vorhabens.

Für mich war eine wichtige Investition der Kauf eines vernünftigen Dokumentenscanners.
Erst damit war die Erfassung der Dokumente keine Belastung sondern fast ein Vergnügen.

Sorge immer für ein zusätzliches Backup der Daten auf mindesten einem 2. Laufwerk.

@lutz

a) Deine Dateinamen beinhalten dann aber viel redundante Informationen.
b) Es gibt aber auch viele Dateien - jedenfalls bei mir - die ich im Internet fand, bei denen eine datumsmäßige Benennung nix bringt. Wie machst Du es da?
c) Kennst Du evtl. eine deutsche Broschüre?

Jochen

Ich halte es für ungeheuer schwierig, allgemeingültige Regeln festzulegen, dazu ist die Anwendungspalette von DEVONthink einfach zu groß. Als grobe Regel kann vielleicht gelten, dass du in DEVONthink genau das Ablagesystem abbilden kannst, dass du auch außerhalb deines Rechners nutzt. Aber ein Rechtsanwalt wird da völlig andere Bedürfnisse haben wie ein Historiker oder ein Mediziner.

Im Prinzip hast du folgende Möglichkeiten der Zuordnung deiner Dokumente:

  • Arbeiten mit themenbezogenen Datenbanken
  • Einordnung in einer Gruppenstruktur
  • Benennung der Dokumente
  • Arbeiten mit intelligenten Gruppen
  • Arbeiten mit Etiketten
  • Verschlagwortung mit Tags

Z.B. kannst du eine feste Struktur für deine Kundenkontakte einrichten, dazu kannst du dir Vorlagen für eine Gruppenstruktur anlegen oder mal einen Blick in die bereits vorhandenen Vorlagen von DEVONthink werfen. Oder oder…

Meine Internetfundstücke, die ich nicht projektbezogen verwurstele, kommen alle in eine eigene Datenbank “Informationssammlung” - dort arbeite ich schwerpunktmässig mit Tags, dadurch habe ich eine flexible Zuordnung und beim Wiederfinden hilft mir das Zusatztool Ammonite. Darüberhinaus arbeite ich mit einer groben Ordnerstruktur, die meine Arbeitsfelder abbildet. Brauche ich solche Fundstücke verschiebe oder dupliziere ich sie dorthin, wo ich sie brauche.

Meine Bookmarksammlung - ebenfalls in einer eigenen Datenbank, werden ausschließlich verschlagwortet - hier gibt es überhaupt keine Ordner.

Und meine Bürorganisation ist im wesentlichen nach Kunden gegliedert, hier arbeite ich nicht mit Tags, ausschließlich mit Ordnerstrukturen - sämtliche Emails liegen hier drin, die Dokumentennamen werden per Script mit Datum, Absender, Empfänger und Betreff versehen. Alle Scans von irgendwelcher Korrespondenz werden hier eingeordnet, Arbeitsmaterialien, Projekte

Eine Arbeitsorganisation erreiche ich mit Hilfe von Etiketten und intelligenten Ordnern, die ich entsprechenden kombiniere - so weiß ich immer, was für eine Arbeit gerade ansteht, was ich morgens machen muss und was nächste Woche - dabei blieben die Dokumente am Ort und werden nicht hin und her verschoben

Eigentlich habe ich bislang noch alles wiedergefunden…

Hallo Jochen!

Zu a): Richtig! Ich möchte beim Blick auf den Dateinamen schon möglichst viele relevanten Informationen haben. Weiter möchte ich die Dateien auch außerhalb von DEVONthink verwalten können, was z.B. mit Hazel sehr gut funktioniert.

Zu b): siehe oben, nur ohne Datum :slight_smile:

Zu c): leider nein!

@Danke Euch.

Da ich nicht mehr so Unmengen von Unterlagen ablegen muss, werde ich mich im wesentlichen auf:

Arbeiten mit themenbezogene Datenbank und Einordnung in einer Gruppenstruktur

beschränken können.

Jochen