weiß jemand, ob die Dokumente, E-Mails, Rechnungen (Eingang wie Ausgang) die ich in DEVONthink Pro speichere, ob die zur Wahrung der Aufbewahrungsfristen ausreichen? Muss man da noch was signieren oder machen, damit ich am Ende keinen Ärger bekomme, wenn ich das dazugehörige Papier vernichte?
Wie stabil läuft die Anwendung mit vielen Dateien und kann man gut von den Backups zurücksichern? Nicht, dass ich da jetzt hunderte von Dateien dort einpflege und scanne und die Papiere vernichte und am Ende die Datenbank die grätsche macht.
das mit der Aufbewahrung ist so eine Sache. Deutsche Behörden verlangen als Nachweis immer noch Originalbelege. Manche Belege müssen 5, andere 10 Jahre aufbewahrt werden, und bei wieder anderen ist es sinnvoll sie nie zu vernichten.
Da wird Dir wohl nichts anderes übrig bleiben als die Belege trotz Scannens aufzubewahren. Die genauen Fristen muss man sich vom Steuerberater etc. erfragen.
Für mich liegt der unbezahlbare Vorteil für diese Art der Dokumentenablage in der zentralen Datenbank und in der komfortablen und treffsicheren Suchfunktion.
Auf meinen Geräten (MacBook Pro 15 und PowerBook G4) läuft DTP zuverlässig und ohne murren. Backups brauchte ich noch nicht zurückspielen, toi, toi, toi.
Ich würde die Originale auch nie vernichten. Erst recht nicht, wenn sie von irgendwelchen Behörden noch gebraucht werden könnten. Aber man kann sie ja scannen und dann in den Keller tragen, damit nicht so viel Platz im Büro verschwendet wird.
Bei mir läuft DTP auch sehr stabil und das auch mit einigen tausend PDF Dokumenten und einer mehreren Gigabyte großen Datenbank. Die Backup-Funktion nutze ich zwar, weiß aber noch nicht warum. Gebraucht habe ich sie nämlich noch nie
