Start - NAS - DEVONthink

Hallo,

ich evaluiere gerade DEVONthink für die Verwaltung eines NAS Laufwerkes mit Dokumenten.

Situation: Auf einem QNAP NAS werden alle Dokumente von verschiedenen Quellen (Scanner, EMail Eingang, erstellte Dokumente usw.) in einem Eingangsordner abgelegt. Diese Dokumente sollen von dort OCR gescannt werden und nach Regeln umbenannt, kategorisiert und in verschiedene Ordner abgelegt werden. Die Dokumente sollen über das NAS in den Ordner zur Verfügung gestellt werden. Nicht über eine DMS Datenbank. Die Bearbeitung muss nicht zur Laufzeit erfolgen. Immer wenn das Tool aufgerufen wird oder ein Batch gestartet wird, soll er die Dokumente im Eingang abarbeiten.

Ich suche ein Tool welches diese tut (BS: MAC).
Ich frage mich wie und ob ich das mit DEVONthink realisieren kann.

Könnt Ihr mir vielleicht kurz Hilfe geben, ob das so funktionieren könnte und wie?

Die ersten Test mit dem Ordner waren nicht so erfolgreich, denn die Änderungen z.B. Löschen oder Umbenennen des Dokuments in DEVONthink hatten keine Auswirkung auf die reellen Dateien auf dem NAS. Da er das wahrscheinlich nur in seiner Datenbank durchführt.

Vielen Dank für die Hilfe!

Alex

Das hängt davon ab, ob du die Dokumente importierst oder indizierst. Die Unterschiede zwischen beiden Methoden sind im Handbuch erklärt und hier schon häufig diskutiert worden.

Wenn es dir allerdings nur um das OCR und Sortieren von Dateien auf deinem NAS geht und nicht um die übrigen Funktionen von DT, insbesondere die leistungsfähige Suchfunktion, kommst du vielleicht auch mit Hazel und PDFpen ans Ziel.

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Danke, Hazel und PDFpen habe ich schon mal probiert, war aber mit dem Ergebnis und dem Handling nicht zufrieden.

Werde ich mir anschauen. Ich denke indizieren wäre eigentlich vom Wortlaut das Richtige.
Zur Zeit evaluieren wir das Thema und ich muss schauen, wie schnell und mit welchen Aufwand ich mich in das Forum und dem Handbuch einarbeite kann, um eine Machbarkeit zu prüfen.
Danach muss man sich natürlich intensiv mit der Konfiguration beschäftigen.

Für weitere Anregungen oder Beiträge von ähnliche Umsetzungen der Anforderungen wäre ich ich dankbar.

Du versuchst im Grunde genommen auf dem NAS die Arbeit von DT nachzubilden. Das wird so vermutlich nicht zufriedenstellend funktionieren.
Warum nutzt Du nicht DT stattdessen vollständig, und legst die Datenbanken auf dem NAS ab?

Zumindest bei NAS, die nicht per Gigabit-Ethernet mit dem Rechner verbunden sind, wird davon in der Dokumentation und hier immer wieder abgeraten.

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Es gibt doch bisher überhaupt keinen Hinweis darauf, wie dieses spezielle NAS angeschlossen ist, oder übersehe ich da was!?
Immerhin scheint die Verbindung doch schnell genug zu sein, dass der Themenstarter es auch bereits jetzt für die Ablage etc. seiner Dokumente nutzt.
Darüber hinaus ist bei DT3 nicht die Netzwerkverbindung die Störquelle, sondern die ständigen Hänger des Programmes, sind die Ursache dafür, dass ein zügiges Arbeiten in vielen Fällen nur schwer möglich ist!
Und selbst wenn es “nur” ein Ethernet sein sollte, sind die Kosten, um dies heutzutage zu ändern, vergleichsweise gering!

Unter welchen Umständen denn genau?

Dokumente irgendwo im Netzwerk sind eine Sache, Datenbanken eine ganz andere.

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Habe den Ordner jetzt denke ich Indiziert und nicht importiert.
Einige Frage habe ich mal dazu.

  1. Kann ich sehen ob der die Datei importiert ist oder nur indiziert?
  2. Beim Umbenennen einer Datei dauert es eine Weile bis die Änderung im Finder (Mac) zu sehen ist. Ist das ein Mac Problem oder werden die Änderungen erst durch ein Patch ausgeführt.

ok jetzt mal zu Produktiven Umgang:
Kann ich einen Ordner als Eingangsordner festlegen? Beim neu einstellen von Dateien in einen Ordner werden die Dateien zwar relativ schnell angezeigt, aber nicht im Eingang.
Es sollen dann ja Aktionen ausgeführt werden (z.B. Incoming Scan oder ähnliches, Verschiebungen usw). wie muss ich das einstellen.

Danke für die Hilfe!

Ja. Indizierte haben ein Icon, und das ist auch in der Online-Dokumentation beschrieben

Es wäre mE sinnvoller, für neue Fragen einen neuen Thread zu eröffnen. Und zum Thema “Global Inbox” solltest Du auch einiges in der Dokumentation und hier im Forum finden.

Meiner Meinung geht es in diesem Thema um einen speziellen UseCase, also denke ich ein Thema sollte reichen. Leider sind Aussagen, steht in der Doku oder die Diskussion über den Speicherort der Datenbank nicht Ziel führend.

Ich habe wie gesagt, einen Ordner auf dem NAS der auch jetzt indiziert ist, der alle neuen Dokumente beinhaltet.

Ich bekomme es aber nicht hin, das dieser Ordner der EingangsOrdner in Devonthink ist.

Dann soll alle Dateien in dem Eingangsordner verarbeitet werden und nach Regeln: OCR erkannt, umbenannt und verschoben werden.

Ist das ein UseCase der unterstützt wird oder nicht? Wenn ja, gibt es ein paar kleine Tipps?

Gegenfrage: Warum muss das der Eingangsordner sein? Wenn der Ordner ohnehin indiziert wird, kannst Du ihn mit einer Intelligenten Regel auf eintreffende Dokumente überwachen und die dann so behandeln, wie Du es gerne möchtest.

Und ja: Das steht in der Dokumentation, es ist hier im Forum zigmal diskutiert worden (auch Fragen zum Umbenennen, zu OCR und zum Verschieben). Deshalb gibt es für mich im Moment dazu nicht mehr zu sagen – auf konkrete Fragen antworte ich gerne, wenn ich kann.

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