Ich bin ein neuer Benutzer von Devonthink und frage mich, wie sinnvoll/notwending/klug es ist, jedes Dokument zu taggen.
Ich möchte alle Dokumente, die ich lesenswert finde, die zu einem meiner Gebiete relevant sind, die Information enthalten, die ich wiederfinden möchte usw. in Devonthink ablegen. Um sie wiederzufinden gibt es ja die Suche und die AI.
Inwiefern ist es also noch nötig oder sinnvoll, jedem Dokument Tags zu geben? Ergibt sich daraus irgendein Mehrwert? Oder ist das verzichtbar?
Tatsächlich hängt das sehr von den eigenen Vorlieben ab. Manche Anwender bevorzugen die reine Suche ohne jegliche Form der Organisation, andere eine saubere Gruppenhierarchie und wieder andere Tagging. DEVONthink unterstützt alle Lösungen, die auch gleichzeitig verwendet werden können.
Wenn man z.B. die Option Ablage > Datenbank-Eigenschaften > Gruppen vom Tagging ausschließen deaktiviert, dann sind Gruppen automatisch Tags. Durch Ablegen/Replizieren in Gruppen vergibt man somit automatisch Tags.
Ich benutze Tags ganz gerne. Ein Anwendungsbeispiel aus meinem papierlosen Büro:
Alle Dokumente, die relevant für die jährliche Steuererklärung sind, werden mit dem Tag “Steuer 2015” versehen. Anschließend werden die Unterlagen thematisch in unterschiedliche Gruppen sortiert (Bank, Versicherung etc.)
Für die Steuererklärung lasse ich mir dann alle Unterlagen mit dem Tag “Steuer 2015” anzeigen unabhängig davon in welcher Gruppe diese archiviert sind. Auf diese Weise sind die Unterlagen thematisch sortiert (ein Umsortieren nach erfolgter Steuererklärung ist nicht nötig), dennoch habe ich alle benötigten Unterlagen via Tag zusammen.