Tags werden falsch zugeordnet / Dubletten beim Taggen

Hallo zusammen,

ich nutze Devonthink Pro Office, um meine Dokumente für die Schule zu sortieren. Ich unterrichte die Fächer Deutsch und Englisch, was mich vor diverse Probleme stellt: Devonthink ordnet nämlich vielen Dokumenten, die ausschließlich für das Fach Deutsch sind, automatisch das Tag “Englisch” zu. Das stellt ein echtes Problem dar, da ich so in meinem Englisch-Ordner teilweise nichts mehr finde.
Stellenweise werden auch Dubletten erstellt. Ich habe mal die Ordnerstruktur und die Tag-Leiste eines beliebigen Dokuments als Screenshot angehängt.

Ich möchte letztendlich eigentlich nur, dass Dokumente, die ich als Fach und der jeweiligen Klasse tagge, auch nur in dem entsprechenden Ordner landen.

Ich tagge alle Sachen selbstständig aus dem Schuleingang heraus, das vielleicht noch als Info.

Vielen Dank für die Hilfe! :slight_smile:
Dubletten.jpeg
Dateistruktur.jpeg

Welche Funktion verwenden Sie denn konkret für diese Zuordnung? DEVONthink vergibt eigentlich selbst keine Tags. Bzw. welche Tags befinden sich unterhalb von “Englisch”? Evtl. dieselben Zahlen wie unter “Deutsch”?

Ich tagge die Dokumente aus dem Eingangsordner heraus: Ich wähle ein Dokument aus und gehe dann im ganz unteren Fenster in das Feld für die Tags und schreibe sie nach und nach rein. im Anschluss wird das Dokument rot angezeigt und wenn ich mit allen Dokumenten fertig bin, lösche ich den Eingang und leere den Papierkorb.

Ja, in Englisch befinden sich die gleichen Zahlen wie in Deutsch. Ich unterrichte in Klasse 5 - 13, das kommt noch in diversen anderen Fächern vor, die ich unterrichte.

Vielen Dank!

Da die Namen der Tags nicht eindeutig sind, ist die Zuordnung undefiniert und der erste passende Tag wird verwendet. Eine Möglichkeit wäre daher, die Struktur umzudrehen, zum Beispiel so:

8
—> Deutsch
------> Buchvorstellungen
------> Zeitung
—> Englisch
------> Whatever

Ah, ich verstehe. Vielen Dank dafür, dann werde ich das wohl einmal durch die Mangel drehen.
Ich schätze, dass ich dann noch mal alle Dokumente neu taggen muss?

Nicht zwangsweise. Wenn Sie jeweils die gleichen Klassen (z.B. 5) auswählen und die Funktion Daten > Vereinen ausführen, dann müssten Sie anschließend nur noch die übergeordneten Tags Deutsch/Englisch entfernen und als untergeordnete Tags wieder einfügen.

Ich habe jetzt alles umgestellt, habe aber nach wie vor ein ähnliches Problem: Devonthink taggt immer noch automatisch andere Klassen hinzu.

Ein konkretes Beispiel:
Klasse 5, Fach Englisch, Thema Objektpronomen.
Ich habe dafür keinen eigenen Unterordner im Ordner Englisch erstellt, sondern tagge es mit “5” dann “Englisch” und gebe als weiteren Tag “Objektpronomen” ein. Die Tags 5 und Englisch sind grau, der Tag Objektpronomen ist blau.
Öffne ich jetzt die Datei etwas später erneut, wird mir als Tag wieder 8 angezeigt, das löschen wird ignoriert.

Es gibt immer wieder Dateien, die ich nicht gezielt einem Thema einzigartig zuordnen kann, sondern nur dem Ordner “Englisch” und einer Klasse zuordne.

Vielen Dank!

Ergänzung:

Problematisch wird es auch hierbei:
Ich habe ein Dokument zum Thema Betriebserkundung für das Praktikum in der Klasse 8.
Ich tagge es folgendermaßen: 8 (grau) - GL / OL (grau) - Betriebspraktikum (grau) Betriebserkundung (blau).

Schaue ich später wieder in die Datei hinein, stehen dort folgende Tag, in genau jener Reihenfolge:

5 (grau) - 8 (grau) - Betriebserkundung (blau) - Betriebspraktikum (grau) - Deutsch (grau) - GL / OL (grau) - GL / OL (grau).

Irgendwie klappt die eindeutige Zuordnung nicht und ich verstehe nicht, was ich noch tun soll. Es ist in meinem Beruf nun einmal üblich, dass man ähnliche Ordner hat, die sich in der Jahrgangsstufe unterscheiden. Alles in einen großen Ordner “5” zu hauen und die Unterscheidung in Ordnern generell wegzulassen, ob dies nun Deutsch, Englisch, Physik oder sonst irgendetwas ist, macht letztendlich keine Differenz im Chaos, als ob ich mir alles ausdrucken würde und ins Regal stelle. :frowning:

Ein Bildschirmfoto der kompletten Tag-Hierarchie plus ein Bildschirmfoto der eingegebenen Tags sowie der letztlich erzeugten Tags wäre hilfreich. Danke!

Was meinen Sie konkret mit Tag-Hierarchie? Eine Liste ALLER Tags, die ich in meiner Datenbank nutze? Das wären nach aktuellem Stand 412 Tags, also wäre das eine sehr lange Liste (die ich auch nicht unbedingt öffentlich teilen möchte.).

Ich habe jetzt noch mal meine Ordnerstruktur angehängt. Den Ordner GL / OL gibt es auch in den anderen Jahrgängen, sind aber teilweise noch leer.

Wie erwähnt, gebe ich die Tags 8, GL / OL, Betriebspraktikum, Betriebserkundung ein und als Ergebnis kommt dann das raus, was auf dem Screenshot zu sehen ist.
Tag-Leiste.jpeg

Ist denn die Option “Gruppen vom Tagging ausschließen” (s. Ablage > Datenbank-Eigenschaften) eingeschaltet? Und sind alle Tag-Namen inzwischen eindeutig oder gibt es noch immer mehrere Tags mit demselben Namen? In der Tag-Ansicht lässt sich dies z.B. relativ leicht überprüfen.

Ich habe nur die Funktion “Gruppen beim Tagging ignorieren.” Ich denke, dass das gemeint war und habe dort nun ein Häkchen gesetzt. Nun sind die ganzen Ordner-Zahlen und Beschriftungen der Ordner aus dem Tag-Bereich entfernt worden, auch bei allen Dateien.

Ja, manche Ordner haben immer noch die gleichen Namen, allerdings müssen sie das ja auch haben, weil ich ja das Fach “Deutsch” von Klasse 5 - 13 unterrichte.

Wenn ich nun also eine Datei tagge, muss ich diese vmtl. händisch vom Eingang in die jeweiligen Ordner packen und somit auch stärker mit Repliken und Duplikaten arbeiten?

Eine Möglichkeit wäre weiterhin, die Tag-Hierarchie (s. weiter oben) umzudrehen, so dass die Klasse der übergeordnete Tag ist, darunter die Sprache und letztlich das Thema. Dadurch gäbe es nur eindeutige Tags und die fehlerhaften Zuweisungen aufgrund Mehrdeutigkeit kämen nicht mehr vor.

Falls dies nicht möglich/gewünscht ist, wäre die einzige Alternative im Augenblick wohl, die Dokumente per Drag & Drop (z.B. auf das Gruppen & Tags-Fenster) und/oder per Kontextmenü mit Tags bzw. Replikanten zu versehen.

Genau das habe ich auf dem letzten Screenshot oben ja schon gemacht, bevor ich die Gruppen ignoriert habe. Da waren erst die Klassen als Ordner, dann die Fächer, dann die jeweiligen Themen. Das half aber nicht.
Dann habe ich jetzt “Gruppen beim Tagging ignorieren” aktiviert, also einen Haken gesetzt.

Wenn ich jetzt tagge, werden auch die Tags der Ordner, also bspw. “8”, “Deutsch”, blau hinterlegt, es wird aber nicht mehr automatisch verschoben.
Tags.jpeg

Jetzt bin ich zugegebenermaßen etwas verwirrt, weil Sie in der vorherigen Antwort noch schrieben…

Gibt es also noch mehrere Tags/Gruppen mit demselben Namen? Und wenn ja welche?

Gut, die Verwirrung sehe ich ein. :slight_smile: Also, so sieht es jetzt aus:

Ich habe Ordner für jede Klassenstufe 5 - 13 erstellt:
5
6
7
8
usw.

In jeder Klassenstufe gibt es dann mindestens einen Ordner Deutsch und einen Ordner Englisch
5 --> Deutsch
5 --> Englisch
6 --> Deutsch
6 --> Englisch
usw.

In den jeweiligen Ordnern der Fächer gibt es dann wieder Ordner, mit verschiedenen Themen, bspw.
5 --> Deutsch --> Zeitformen / Schullektüre
5 --> Englisch --> Past Tense
6 --> Deutsch --> Wasserprojekt
6 --> Englisch --> Book in a box
usw.

Wenn ich das ja vorab richtig verstanden habe, sind die Ordner Deutsch und Englisch ja nun als Unterordner möglich, auch wenn sie immer noch mehrfach in der Struktur vorkommen.

Keine Ahnung, was ich mir ursprünglich dabei gedacht habe :blush: , aber das Umdrehen der Tag-Hierarchie löst das Problem natürlich nicht, da es nun weiterhin mehrdeutige Tags gibt. Vielleicht wäre die einfachste Lösung, für jede Sprache eine eigene Datenbank zu verwenden. Eine zukünftige Version wird das Tagging zwar gründlich überarbeiten, aber das wird noch etwas dauern.

Okay, dann werde ich mir wohl damit behelfen, solange es keine Alternative gibt und den neuen Tag-Funktionen freudig entgegenblicken.

Danke für den Support!