In vielen Fällen kann DT das selbst automatisch erledigen, entweder beim Import oder nach der Texterkennung (OCR). Es gibt zu diesem Thema im englischsprachigen Teil des Forums zig Threads, die sich damit beschäftigen.
Ich (nur als Anregung, das kann ja jeder machen, wie er will) gehe so vor:
- Kontoauszüge von DKB, Volksbank und ING speichere ich zunächst via Browser-Banking im Downloads-Ordner.
- Ein paar Hazel-Regeln überwachen den und machen dann je nach Dateinamen “das Richtige”. Das heißt, Datum, Kontonummer und Nr. des Kontoauszugs ermitteln und daraus einen einheitlichen Dateinamen bauen (“KA yyyy-mm-dd Kontonr.”)
- Schließlich rufen alle Hazel-Regeln dasselbe AppleScript-Script auf, das anhand des Dateinamens die Dateien in die passenden DT-Gruppen einsortiert.
Warum überhaupt Hazel und nicht alles DT überlassen? Ersteres ist bislang noch etwas leistungsfähiger was das Durchsuchen und Zerlegen von Text mit Hilfe regulärer Ausdrücke angeht. Das macht das Umbenennen deutlich einfacher als in DT, in einigen Fällen sogar überhaupt erst möglich.
Ähnlich gehe ich auch mit den Telekom-Rechnungen um (Festnetz und Mobil), wobei Hazel für eine von beiden auch noch OCR anstößt (mit PDFPen Pro). Das ginge, wenn ich mich recht erinnere, auch mit DT-Mitteln alleine. Allerdings wollte ich nur einen “Workflow” haben, deshalb dieser Weg.
Ja, mit Untergruppen. Beispielsweise Kontoauszüge/DKB/Konto 1…3, Kontoauszüge/ING/Konto…
Aber nur, wo es sinnvoll für mich ist. Bei Ausgaben z.B. habe ich nur eine Gruppe, aber die Rechnungen bekommen Tags (Büro, Strom, Telefon, sowas halt). Außerdem benutze ich Intelligente Gruppen, eine für jedes Jahr (also Ausgaben, Kontoauszüge etc. für 2018, 2019, 2020).
@MichaelHD hat das mit der Replikation ja schon erwähnt, das ist definitiv hilfreich, wenn man Dokumente an mehreren Stellen sehen, aber sie nicht verdoppeln möchte. Allerdings soltest Du unbedingt erstmal die Dokumentation lesen, um die Unterschiede zwischen “duplizieren” und “replizieren” zu verstehen.
U.U. könnte auch das “Indizieren” von Dateien für dich interessant sein (ich benutze das fast gar nicht, aber YMMV). Auch dazu: Unbedingt die Dokumentation lesen, damit Du verstehst, was da passiert (bzw. nicht passiert), bevor Du damit rumspielst.
Es lohnt sich auch, ein bisschen im Forum zu stöbern zu diesen Themen, vor allem im englischsprachgien Teil. Da ist mehr Verkehr als im deutschsprachigen.