Umsteiger Ordnerstruktur -> DevonThink

Hallo zusammen,

ich bin absoluter Neueinsteiger mit Mac und Devonthink. Bisher hab ich mein papierloses Büro einfach einer Ordnerstruktur auf einem Windowsrechner abgebildet. Jetzt steige ich auf einen Mac und DevonThink um. Und da stellen sich für mich einige Fragen.

Mein Problem war bisher, dass ich die PDF nach dem Scannen manuell benannt habe.
YYYY-MM-DD_.pdf

und dann in eine Ordnerstruktur gespeichert habe:

  • Bank
    • Sparkasse
    • DKB

Beim Benennen habe ich manchmal unterschiedliche Benennungen gehabt, weil ich mich nicht mehr an mein System erinnern konnte. (also z.B. <-> )

Manchmal gab es auch das Problem, dass ein Dokument in zwei Ordner gepasst hätte, also zum Beispiel in den Ordner Finanzen/Steuern aber auch Wohnen/Abrechnung

Habt Ihr eine Idee, wie ich hier bei DevonThink starten soll? Wie strukturiert ihr eure Gruppen? Mit Untergruppen? Arbeitet man mit einer Obergruppe und dann Tags?

Für jede Anregung bin ich sehr dankbar :slight_smile:
Liebe Grüße
Manuel

Du kannst deine bisherige Ordnerstruktur erst einmal komplett übernehmen, anpassen kannst du sie später immer noch. Die Benennung der Gruppen ist ja auch nichts statisches.

Und das Abbilden von Dokumenten in zwei oder mehreren Ordnern ohne Duplizieren ist problemlos über die Funktion „Replizieren“ möglich

In vielen Fällen kann DT das selbst automatisch erledigen, entweder beim Import oder nach der Texterkennung (OCR). Es gibt zu diesem Thema im englischsprachigen Teil des Forums zig Threads, die sich damit beschäftigen.

Ich (nur als Anregung, das kann ja jeder machen, wie er will) gehe so vor:

  • Kontoauszüge von DKB, Volksbank und ING speichere ich zunächst via Browser-Banking im Downloads-Ordner.
  • Ein paar Hazel-Regeln überwachen den und machen dann je nach Dateinamen “das Richtige”. Das heißt, Datum, Kontonummer und Nr. des Kontoauszugs ermitteln und daraus einen einheitlichen Dateinamen bauen (“KA yyyy-mm-dd Kontonr.”)
  • Schließlich rufen alle Hazel-Regeln dasselbe AppleScript-Script auf, das anhand des Dateinamens die Dateien in die passenden DT-Gruppen einsortiert.

Warum überhaupt Hazel und nicht alles DT überlassen? Ersteres ist bislang noch etwas leistungsfähiger was das Durchsuchen und Zerlegen von Text mit Hilfe regulärer Ausdrücke angeht. Das macht das Umbenennen deutlich einfacher als in DT, in einigen Fällen sogar überhaupt erst möglich.

Ähnlich gehe ich auch mit den Telekom-Rechnungen um (Festnetz und Mobil), wobei Hazel für eine von beiden auch noch OCR anstößt (mit PDFPen Pro). Das ginge, wenn ich mich recht erinnere, auch mit DT-Mitteln alleine. Allerdings wollte ich nur einen “Workflow” haben, deshalb dieser Weg.

Ja, mit Untergruppen. Beispielsweise Kontoauszüge/DKB/Konto 1…3, Kontoauszüge/ING/Konto…
Aber nur, wo es sinnvoll für mich ist. Bei Ausgaben z.B. habe ich nur eine Gruppe, aber die Rechnungen bekommen Tags (Büro, Strom, Telefon, sowas halt). Außerdem benutze ich Intelligente Gruppen, eine für jedes Jahr (also Ausgaben, Kontoauszüge etc. für 2018, 2019, 2020).

@MichaelHD hat das mit der Replikation ja schon erwähnt, das ist definitiv hilfreich, wenn man Dokumente an mehreren Stellen sehen, aber sie nicht verdoppeln möchte. Allerdings soltest Du unbedingt erstmal die Dokumentation lesen, um die Unterschiede zwischen “duplizieren” und “replizieren” zu verstehen.

U.U. könnte auch das “Indizieren” von Dateien für dich interessant sein (ich benutze das fast gar nicht, aber YMMV). Auch dazu: Unbedingt die Dokumentation lesen, damit Du verstehst, was da passiert (bzw. nicht passiert), bevor Du damit rumspielst.

Es lohnt sich auch, ein bisschen im Forum zu stöbern zu diesen Themen, vor allem im englischsprachgien Teil. Da ist mehr Verkehr als im deutschsprachigen.

Ergänzend dazu:

Ich benutze SmartRules und vor allem darin Skripte um die Dokumente, die ich am häufigsten ablege (Gehaltsabrechnung, Sozialversicherung usw.) zu erkennen, nach meinem System zu benennen (Ersteller - Dokumentenart also z.B. Baumgas - Gasrechnung), zu datieren und im entsprechenden Ordner abzulegen. Dabei benutze ich das Dokumentendatum (teilweise unter Nutzung von RegEx erkannt) als Created Datum für die Datei. Das macht es mir einfach, die Dateien zu sortieren. Weil das ein Dateiattribut ist, würde es auch wenn ich jemals von DEVONthink weggehen sollte (NEIN) erhalten bleiben und in einem anderen System sortierbar bleiben.

Diese Regeln und Skripte habe ich nach und nach erstellt. Diejenigen Dokumente für die es keine Regeln gibt benenne ich selbst nach o.g. Logik (weniger ist hier für mich mehr) und ordne sie meist mit Hilfe der KI ein. Weiß ich nicht mehr, wie ich eine Dokument nennen soll (war es Baumgas - Gasrechnung oder Baumgas - Rechnung?) ordne ich zuerst (meist mit der KI) ein, wechsel in den Ordner und kopiere dann den Namen einer vorliegenden Datei. Weil die Namen für gleichartige Dokumente identisch sind (z.B. kein Datum enthalten) ist das einfach (das Datum brauche ich im Namen nicht, es steht ja in der Spalte daneben).

Ich habe mehrere Datenbanken, die alle an sich so unterteilt sind, wie ich das sonst auch mit einem physischen Ordner gemacht hätte - nur besser. Bank, Versicherungen, Fahrzeuge, Verträge sind z.B. Gruppen, darin bei Fahrzeuge z.B. Auto, Motorrad, Yacht, Jet dann Unterabschnitte. Die Versicherung für den Jet würde natürlich in 2 Gruppen passen - also gibt es eine Untergruppe Jet/Versicherung in dem die Versicherungsunterlagen für den Jet aus der Untergruppe Versicherungen/Jet repliziert sind.

Gerade für den Bereich der Steuer benutze ich extensiv SmartGroups. So z.B. habe ich eine Untergruppe Steuer/Sonstige Ausgaben. Dann habe ich Gruppen 2018, 2019, 2020 usw., die jeweils eine smarte Untergruppe /Sonstige Ausgaben enthalten; diese führt alle Dateien für das jeweilige Jahr aus der Untergruppe Steuer/Sonstige Ausgaben auf. Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die KI sonst bei der Rechnung für Reifen für den Jet immer alle Ordner vorschlägt, in denen eine ähnliche Rechnung liegt (also z.B. Steuer/Sonstige Ausgaben/2018, Steuer/Sonstige Ausgaben/2019) was wenig nützlich ist. So aber schlägt die KI nur Steuer/Sonstige Ausgaben vor, und die smarten Gruppen zeigen mir das Ganze dann dennoch jahresbezogen an.

Du kannst natürlich im Laufe der Zeit Änderungen an deiner Struktur vornehmen - ein gewisser Aufwand ist allerdings damit schon verbunden. Ich empfehle mit einer an deine Denkweise angepasste Struktur anzufangen, das was da ist schon mal einordnen, und einige Wochen damit leben, daran feilen, und dann erst komplexe Regeln erstellen.

Viel Spaß beim erlernen und erleben von DEVONthink :slight_smile:

Ja!

Danke für die Einblicke. Ich teste am Wochenende mal ein wenig und bei Fragen melde ich mich dann nochmal!

Übrigens: wie im echten Leben habe ich einen Kruschordner (den ich Scrapbook nenne) - auch der hat Unterordner (z.B. Nützliches, Welt, Zeichnungen, aber auch “Diverses”) - und da kommen die Sachen rein, die nicht wirklich wo anders hinpassen - das ist der Schuhkarton, in dem man den Zettel irgendwie noch aufbewahrt, weil es könnte ja sein, dass… in Welt liegt z.B. dieser Artikel - Wissen, das ich nicht brauche, aber von dem ich absolut fasziniert bin.

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