ich habe mir einige Videos zu DevonThink angesehen und auch schon etwas in der Testversion gespielt. Ich bin sehr begeistert davon, denn es scheint das fehlende Puzzle Teil auf meinem Weg zum papierlosen Büro zu sein.
Bisher habe ich fast alle Aktenordner eingescannt und OCR daraus gemacht.
Meine Konstellation sieht so aus:
Scanner legt Datei auf Synology NAS ab in “Eingang”. Die macht dann OCR draus und legt es aufgrund von erkannten Wörtern und Regeln in Ordnern ab wie “Versicherung, Auto, Kinder, usw.”
Dann wird es zu One Drive Syncronisiert.
Im Haushalt sind zwei Notebooks, auf denen die Dateien per One Drive landen.
Unterwegs greifen wir mit dn iPhones auf One Drive zu um nach den benötigten Dateien zu suchen.
Welche DevonThink Version(en) benötige ich?
Wie würdet ihr die synchronisation zwischen den Geräten am besten lösen? Ich habe gelesen, das die DT Datenbanken als Datei über iCloud und Co synchronisiert werden. Klappt das sauber? Habe da etwas Angst das da mal was “durcheinander” kommt.
Habe überlegt, mir einen MacMini zuzulegen und dort die DT Server Version zu installieren.
Habe verstanden, dass dann (unbegrenzt?) Nutzer auf diese Weboberfläche zugreifen könnten.
Dann hätte ich eben keine native App für das iPhone - richtig verstanden? Sondern würde auch vom iPhone via Webbrowser auf den DT Server zugreifen.
Vielen Dank im Voraus für eure Mühen und Antworten!
Für die reine Synchronisation von Dokumentenbeständen benötigst du keine Server-Version.
Ich würde auch das Scannen nach dem NAS so nicht umsetzen, sondern in einen lokalen Ordner scannen, der dann per Ordneraktion die Dokumente in die DT-Datenbank schaufelt. Die rechnerübergreifende Bereitstellung der Dokumente erfolgt mittels Sync.
Was das Szenario, das den Weg über OneDrive bezweckt, erschließt sich mir nicht. Mit DT baust du dir deine eigene Cloud auf, da braucht es externe Clouds nur für Spezialfälle.
das heisst, DT greift auch direkt auf die Dokumente auf der NAS zu? Wie wird das gehandhabt, wenn ich unterwegs, also nicht in meinem lokalen Netzwerk bin?
Wenn du von außerhalb auf deine Dokumentbestände zugreifen willst, erfolgt das über den peripher genutzten Rechner, auf dem eine Datenbank abgelegt ist, die mit den anderen Rechnern synchronisiert wird. Die Synchronisation selbst erfolgt über verschiedene Wege, z.B. über externe Cloud-Dienste oder über eine eigens aufgebaute WebDAV-Lösung. Die Serverfunktion ist eher speziellen Bedürfnissen vorbehalten
heisst das, dass auch die Dokumente selbst von meinem
“peripher genutzten Rechner”
zu den anderen Notebooks und iPhones synchronisiert werden?
Oder wird “nur” der Pfad wo das Dokument liegt synchronisiert und kann somit keine lokale IP Adresse sein?
Kurzum, erstellt DT Duplikate?
Die Dokumente werden von Rechner A nach Rechner B synchronisiert. Dabei können Duplikate angelegt werden, das muss aber nicht so sein.
Etwas anders läuft es, wenn der periphere Rechner ein iOS-Gerät ist. Dann werden je nach Einstellung die Dokumente (u.a. wegen Platzmangel auf dem Gerät) die Dokumente als solche synchronisiert oder aber nur ein Verweis auf das Dokument, das dann bei Bedarf heruntergeladen werden kann.
Danke @MichaelHD für die vielen und schnellen Antworten.
Weist du, ob die DevonThink 2 go App zum Einsatz kommen kann, wenn man die Server Version nutzt?
Oder muss dann alles via Weboberfläche erfolgen?
ICh würde Duplikate gern vermeiden und wenn ein PC sowieso laufen müsste um ggf. Daten nachzuladen, denke ich gerade wieder auf meiner MacMini Lösung mit der Server Edition herum
Da immer lokale Datenbanken synchronisiert werden, liegen die Dokumente immer auf allen beteiligten Rechnern vor. Insofern sind es tatsächlich Duplikate.
DTTG für iOS hat mit der Serverfunktion der macOS-Version nichts zu tun. Es wird dafür kein DT Server benötigt, aber DTTG funktioniert auch, wenn DT Server im Setting verwendet wird.
Nur, wenn du diese Dokumente indizierst statt sie zu importieren. Die Unterschiede zwischen beidem sind hier und in der Dokumentation ausführlich erläutert (worden). Du solltest dich mit den Vor- und Nachteilen beider Methoden vertraut machen, bevor du dich für eine entscheidest.
Welche Rolle OneDrive bei all dem spielen soll, ist mir nicht klar.
Die Version auf DTTG stellt im Grunde genommen kein Duplikat der Desktop-Version dar!
Du legst die Dokumente in DT3 ab (und ich würde sie dabei immer importieren, und nicht nur indizieren), und synchronisierst diese Datenbank z.B. mit Hilfe von iCloudKit.
Von DTTG greifst Du dann auf den selben Synchronisationsort (iCloudKit, in meinem Beispiel) zu, und kannst die Datenbank 1:1 auf deinem Mobilen Gerät speichern.
Du greifst hierbei dann auf die Dokumente zurück, die tatsächlich auf deinem iPhone/iPad liegen, und nutzt nicht nur einen Link, um auf ein Dokument auf einem entfernten Server zuzugreifen.
Es handelt sich insofern eben nicht um Duplikate, sondern um ein 1:1 Abbild Deiner Datenbank. Nimmst Du einen Änderung in DTTG an einem Dokument vor, wird dieses über den Sync auch an dem selben Dokument in DT3 erfolgen.
Die Serverversion ist, aus meiner Sicht, nur sinnvoll, wenn Du mit sehr vielen “fremden” Leuten auf Deine Datenbanken zugreifen können musst, z.B. in einer Firma, oder Du auch von “merkwürdigen” Betriebssystemen wie Windoofs auf die Daten zugreifen musst.
Für “Innerfamiliäre” Anwendungen würde ich DT3-Pro, und die DTTG Varianten nutzen.
