Hallo,
ich bin neu und versuche das Programm gerade zu verstehen bzw. evaluiere ob es etwas für mich ist. Daher meine sehr grundlegende Verständnisfrage:
Ist es möglich Einträge aus 2 verschiedenen Datenbanken irgendwie zu “verlinken”?
Vielen Dank im Voraus!
Eine DEVONthink-Datenbank ist eine Sammlung von Dokumenten, Informationen & Notizen (ähnlich einem Notizbuch oder einem Ordner). Standardmäßig gibt es in DEVONthink nur den globalen Eingang, der aber nicht für die dauerhafte Nutzung empfohlen wird, weswegen zumindest eine weitere Datenbank angelegt werden sollte.
Objekte in DEVONthink lassen sich z.B. über Verweise (s. Bearbeiten > Verweis kopieren) verlinken, sowohl in anderen Datenbanken als auch in anderen Apps.
Prima, danke. Kann man pauschal sagen wo es Sinn ergibt eine separate Datenbank anzulegen? Warum sollte ich Inhalte trennen anstatt alles in dieselbe Datenbank zu speichern?
Siehe Hilfe > Dokumentation > Erste Schritte > Aufbau Ihrer Datenbank.
(Übersetzt mit https://deepl.com)
Das ist natürlich hochgradig subjektiv - manche bevorzugen alles in einer Datenbank, andere eine saubere Trennung (z.B. für jedes Projekt oder privat/beruflich).
Einverstanden! Und deshalb sagen wir den Menschen, sie sollen sich in DEVONthink so organisieren, wie es für sie sinnvoll ist, und sie sind effizient beim Sammeln und Finden ihrer Dateien. Es gibt jedoch Vorteile für kleinere, fokussiertere Datenbanken, deshalb schlagen wir sie oft vor.
Eine Datenbank ist so eine Art Aktenschrank für deine Leitz-Ordner, es gibt sie in offen zugänglicher, aber auch in abschliessbarer Form. In den Datenbanken legst du beliebig viele Gruppen incl. Unterverzeichnissen an. Diese entsprechen den Leitz-Ordnern. Manchen reicht ein einzelner Leitz-Ordner, andere brauchen eine ganze Batterie.
Ich hatte beispielsweise mal einen Kunden, der war Versicherungsagent und hat für jeden einzelnen Kunden eine eigene Datenbank angelegt. Ob das sinnvoll ist, ist eine individuelle Entscheidung - möglich ist es.
Grundsätzlich würde ich geschäftliche und private Daten in getrennte Datenbanken legen, der Rest ist „Geschmacksache“.
Ergänzend zu dem, was die anderen schon geschrieben haben: wie du deine Daten ablegst kann auch von deiner Backupstrategie abhängen - so kann es einfacher sein 5 Datenbanken mit je 5 GB zu sichern als 1 Datenbank mit 25 GB (Erwägungen: Uploadgeschwindigkeiten, Netzwerktransfer, DVD/Blu-ray etc.)
Ich habe noch nie Datenbankkorruption bei DT erlebt - habe aber von jeder Datenbank mindestens 4 unabhängige Sicherungskopien. Kommt es aber zu einem katastrophalen Datenverlust wäre der Verlust von einem von fünf Datenbanken aber naturgemäß kleiner wie bei einer einzigen Datenbank.
Manche Datenbanken habe ich verschlüsselt, andere nicht. Es kann auch sein, dass du im Verlauf eine Datenbank mit jemandem teilen willst - dabei demjenigen aber keinen Zugriff auf andere Daten ermöglichen willst.
Die gute Nachricht ist: du kannst völlig problemlos eine neue Datenbank anlegen und Daten aus einer anderen Datenbank dorthin verschieben - d.h. du kannst deine Struktur auch nachträglich anpassen. Ein Verlinken von Dokumenten zwischen Datenbanken ist auch möglich - du kannst dir zumindest in einer Annotation einen Link zu einem anderen Dokument ablegen. Die Verlinkung erfolgt nach UUID, bleibt also sogar beim verschieben der Datei gültig.
Ich denke, ein wichtiger Grund ist noch die Trennung zwischen synchronisierten und lokalen Datenbanken, die man damit organisieren kann.
Wenn ich über iCloud nach DT to Go Synchronisiere, dann kann ich jeweils die einzelnen Datenbanken zur Synchronisation auswählen, und so schon grob vordefinieren, was ich in der Cloud haben möchte, und was nicht.
Eine anderes Beispiel:
Ich habe zwei Datenbanken:
DocBase: Diese enthält meine sauber benannten, kategorisierten, und eingeordneten Dokumente.
DocCheck: Hier habe ich alle unaufbereiteten Dokumente wild gesammelt und nicht strukturiert. (Oder z.B. meine alte Evernote Datenbank importiert.
Da die jeweils geöffneten Datenbanken ja komplett miteinander arbeiten, nutze ich nun die ganzen Funktionen von DT um die relevanten Dokumente zu finden, aufzubereiten und schliesslich in die “saubere” DB zu verschieben. Dort greifen dann noch Smartrules, welche die Dokumente automatisch nach ihren Metadaten umbenennen.