Ich versuche gerade meine ersten Schritte in DEVONthink und muss sagen, ich bin vom Funktionsumfang her echt begeistert. Selbst die OCR scheint bei gescannten Eingangsrechnungen eine ordentliche Arbeit abzuliefern. Allerdings haben sich bei mir nun zwei Fragen ergeben auf die ich hier im Forum keine Antwort gefunden habe.
Meiner Meinung nach ist die OCR gut. Macht es Sinn sich auf die zu verlassen und ggf. ein Rechnungsdatum oder den Lieferantennamen über die Volltextsuche zu ermitteln oder sollte man diese besser als Tag ablegen?
Wenn ich mich auf die OCR verlasse, womit ich im Augenblick schwanger gehe, dann möchte ich aber die Ordnerstruktur automatisch von DEVONthink verfeinern lassen. Dazu soll der Dateiname der Bilddatei (YYYY-MM-DD HH:SS.jpg) ausgewertet werden, welcher das Scan-Datum wiedergibt. Das Jahr und der Monat soll dann bei der automatischen als Gruppe angelegt werden unter dem Lieferanten angelegt werden wenn ich die Datei ‘Automatisch Einordnen’ lassen. Geht das!? Falls nicht, kann man Teile des Dateinamen als Tag nutzen!?
Eine hab ich noch. Das automatische Einordnen macht nicht das was es soll. Sagen wir mal ich habe eine Ordnerstruktur BANK-KONTOAUSZUEGE-ETFY. Ich habe bereits einige meiner Kontoauszüge manuell in den Ordner EFTY verschoben. Lasse ich jetzt weitere Kontoauszüge automatisch einordnen, so landen diese nicht im Ordner EFTY sonder im Ordner BANK. Da ist zwar fast richtig, aber eben nur fast.
Ich weiß, das waren mehr Fragen - seht es mir bitte nach!
Danke euch für eure Anregungen und Hilfe im Voraus.
Vorab vielen Dank für die schnelle Antwort. Die ersten zwei Punkte haben sich demnach für mich erst einmal erledigt. Allerdings habe ich bei deiner Erklärung des dritten ein Verständnisproblem.
Meine Gruppen Struktur ist im groben wie folgt aufgebaut.
Ich habe bereits einige Kontoauszüge manuell der Gruppe ‘Efty’ zugeordnet. Das automatische Einsortieren erneut gescannter und OCRter Kontoauszüge befördert diese nicht wie erwartet in den Ordner ‘Efty’ oder in eine x-beliebige Gruppe wie z. B. Immobilien, sondern in die ‘Root’-Gruppe (Bank) der Untergruppen. Die grobe Zuordnung klappt demnach also!
Wenn ich jetzt noch die ‘Dummy’ Ordner mit den entsprechenden Auszügen versorge und dann einen Mix aus allem automatisch einordnen lasse, dann liegt erneut alles in der ‘Root’-Gruppe. Von da aus müsste ich dann wieder alles manuell sichten und verteilen - was dem Sinn der Auto-Funktion widersprechen würde.
Bei den Kontoauszügen handelt es sich um welche der Sparkasse. Alle sehen vom Aufbau her gleich aus. Das einzige für mich sichtbare Unterscheidungsmerkmal für die Zuordnung ‘Efty’, ‘DummyX’ ist die abweichende Kontonummer und der Name. Alle anderen Informationen variieren jedesmal.
Das könnte sowohl an OCR-Problemen (u.a. fehlerhaft bzw. nicht erkannte Buchstaben/Wörter) als auch den Kontoauszügen liegen, d.h. es wird nur der Inhalt verglichen. Das ist von hier aus schwer zu sagen.
