Automator in Verbindung mit DEVONthink

Hallo zusammen,

bisher nutze ich Apple-Scripte in Verbindung mit Hazel, um meine eingescannten Dokumente automatisch in meine DEVONthink-Ablage zu importieren.

Das funktioniert auch verhältnismäßig gut. Allerdings ist das Script sehr anfällig bei Änderungen bzw. Ergänzungen von neuen Speicherorten was zur Folge hat, dass die Dokumente zwar in der richtigen Datenbank in DEVONthink landen, aber nur im Root-Verzeichnis und nicht mehr in den richtigen Ordnern/Gruppen.

Jetzt habe ich mal den Automator getestet, was auch soweit klappt, bis auf den letzten und entscheidenen Schritt. DEVONthink arbeitet ja mit em Automator zusammen und auch Hazel kann mit dem Workflow umgehen

Mit “DT - Set Current Group” habe ich meinen Ordner bestimmt (was auch noch funktioniert)

Mit “DT - Add items to Current Group” und “Import” sollten die Dateien nach DEVONthink importiert werden.

Hier bekomme ich aber folgende Fehlermeldung:

Add items to Current Group fehlgeschlagen
    Die Aktion "Add items to Current Group" konnte über die benötigeten Daten nicht verfügen
        No items to input

Benötigt der Automator oder DEVONthink noch irgendwelche Berechtigungen oder Freigaben?

Wo könnte der Fehler liegen?

Schönen Sonntag noch
Markus

den oben beschriebenen Fehler konnte ich beseitigen, ich habe die falsche Automator-Aktion genutzt.

Alle richtigen Dokumente werden “bereitgestellt”. Allerdings gibt es beim Import das Problem, dass die zuvor indizierten Dokumente zwar in den richtigen Ordner importiert werden, allerdings in Dauerschleife, d.h. 5-6 mal, bis ich die Aktion abbrechen.
Also werden die Dokumente anscheinend nicht verschoben sondern lediglich kopiert, was dann zu dieser Dauerschleife führt.

Vielleicht hat dafür jemand eine Lösung - als Anhang mal mein Automator Workflow

Angenehmen Brückentag
Markus
Screenshot 2017-10-02_07-39-42_AM.png

Das ist korrekt, die Originale werden beim Import nicht gelöscht. Das könnte eventuell die Aktion “Finder-Objekte in den Papierkorb legen” übernehmen.

ich habe vorher noch “Finder-Objekte Suchen” gesetzt, damit auch nur diese Dokumente gelöscht werden.
Das löschen funktioniert - allerdings taucht das Dokument 2x im DEVONthink-Ordner auf :open_mouth:

Und so sieht das Protokoll aus - evtl. ist das eingekreiste das Problem, ich weiß nur nicht wo es herkommt

Wie sieht denn der komplette Workflow aus?

So sieht der bisher aus:

BTW: kann ich die Breite der Bilder eigentlich auch begrenzen, damit man sie komplett sehen kann? Ich habe die bisher immer mit “Upload Attachment hochgeladen”

Die Breite wird vom Forum vorgegeben, aber die Bilder lassen sich ja vollständig in eigenen Tabs/Fenstern öffnen.

Eigentlich dürfte der Workflow keine Duplikate mehr erstellen. Klappt es denn mit einer leeren Datenbank oder anderen Dateien?

das muss ich morgen mal mit der Testdatenbank testen

Ich habe das Ganze jetzt noch einmal in der Testdatenbank mit 4 verschiedenen Automator Workflows durchlaufen lassen.

Die Dokumente werden in den richtigen Ordner verschoben und aus dem Ursprungsordner heraus gelöscht. So weit - so gut.

ABER:

Bei jedem der 4 Versuche/Tests wurde genau ein Dokument doppelt in der DEVONthink-Datenbank erzeugt.

  1. Beispiel-Ergebnis

  2. Beispiel-Ergebnis

Gibt es für ein solches Phänomen eine logische Erklärung? Auch wenn die doppelten markiert sind, wäre die Nachbearbeitung doch schon sehr groß und eigentlich auch nicht wirklich im Sinne des Erfinders.

Vielleicht haben Sie ja auch noch einen Lösungsansatz

Funktioniert denn dieser oder ein ähnlicher Workflow, wenn PathFinder/Hazel deaktiviert sind?

Was genau bedeutet in dem Zusammenhang deaktiviert? Wie realisiere ich das? Einfach die App beenden?

Ohne Hazel wäre das allerdings recht sinnlos :frowning: , da der komplette Workflow automatisch ablaufen soll

Beenden der Apps müsste reichen, evtl. sollte der Test-Workflow einen beliebigen Ordner verwenden, der nicht von Hazel beeinflusst wird.

die verschiedenen Möglichkeiten habe ich jetzt ausgetestet.

Wie es scheint, erzeugt Hazel das doppelte Dokument. Sobald ich den Automator Workflow mit einem Hazel-Befehl einsetze, wird das doppelte Dokument in DEVONthink erzeugt.

Beim Testen nur mit dem Automator (egal ob PathFinder geöffnet ist oder nicht) wird kein doppeltes Dokument in DEVONthink erzeugt.

Das ist natürlich ziemlich blöd, da der optimale Workflow mit Hilfe von Hazel vom Einscannen/Abspeichern der Dokumente, Umbennen der Dateinamen bis hin zum Einordnern in den richtigen DEVONthink-Ordner idealerweise ohne jegliches Eingreifen erfolgen soll (was auch funktioniert).

Noch irgendeine Idee oder einen Vorschlag :unamused: :astonished:?

Eventuell bleibt im Moment nur, zu den ursprünglich eingesetzten Skripten zurückzukehren. Eine zukünftige Version wird dies aber stark vereinfachen, d.h. Skripte, Automator oder Hazel werden sehr viel seltener nötig sein.

Das sind doch mal grandiose Aussichten - ich hoffe mal darauf, dass die zukünftige Version nicht all zu weit in der Zukunft liegt :smiley:

Das Skript habe ich wieder zum Laufen bekommen, ist halt sehr anfällig auf Ergänzungen

Genaueres kann ich noch nicht sagen, aber dieses Jahr wird’s definitiv nichts mehr. Wie genau sieht denn der komplette Hazel/Skript/Automator-Ablauf aus? Dann könnte ich schonmal überprüfen, ob das die zukünftige Version komplett übernehmen kann.

das neue Jahr fängt ja schon im Januar an :laughing:

ich versuche das mal in den nächsten Tagen per PN zu machen

Hallo, hier mal eine kurze Zusammenfassung des Workflows:

  1. Einscannen mit ScanSnap iX500 in 1.HazelOCR, dabei wird mit PDFpen Pro OCR durchgeführt. Allerdings klappt leider nicht immer einwandfrei, das scheint allerdings an PDFpen zu liegen

  2. Workflow ist hieraus [noodlesoft.com/forums/viewtopic.php?f=3&t=4694] abgeleitet.

  3. Unterteilung nach 2 verschiedenen Namen und ohne Namen (2.-4.)
    Screenshot 2017-10-08_03-20-36_PM.png

  4. Dokumente werden entweder mit Hazel automatisch oder manuell mit Hilfe von Textexpander umbenannt und danach automatisch in die Ordner 5.-8. verschoben

  5. Aus den Ordnern 5.-8. werden die Dokumente - aktuell noch mit manuellem Start - mit Hilfe der Skripte in die richtigen Ordner in DEVONthink importiert

Im besten Fall muss ich also bis auf das Einscannen nichts an den Dokumenten machen. Momentan starte ich die Aktionen in Hazel allerdings noch manuell, um die Automatik auf Fehler zu überprüfen

Das mit dem Automator habe ich mal getestet, als meine Scripte nicht funktioniert haben. Damit würde ich im Prinzip schon in den Ordnern 2.-4. ansetzen.

Reicht das für die Prüfung? Die Hazel-Regeln sind ja doch stellenweise sehr unterschiedlich.

Schönen Sonntag noch
Markus

Danke für die ausführliche Darstellung! Je nach Art der Umbenennung sind vielleicht noch Skripte nötig, aber insgesamt wird das definitiv sehr viel einfacher werden. D.h. externe Tools wie Hazel/Automator werden unnötig, ebenso die vielen Zwischenschritte oder Shell-Skripte.

ich bin echt mal gespannt, das hört sich auf jeden Fall sehr gut an. Auch jetzt ist das OCR noch nicht so gut, dass alles richtig erkannt wird. Deswegen ändere ich ganz bewußt einige Dokumente lieber manuell ab, bevor ich die hinterher nicht mehr wieder finde.

Wenn es dazu Neuigkeiten gibt, würde diese mich brennend interessieren :smiley: