Intelligente Gruppe für Dokumente ohne Schlagwort

International Deutsch
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ich hab schon im Forum gesucht, bekomme aber bei meiner Anforderung keine hilfreichen Treffer, wobei ich schon ein paar Artikel gefunden habe die meinen Wissensstand zu diesem Thema merklich erhöht haben, aber eine funktionierende Lösung war nicht dabei. Wobei ich damit sagen will, dass die Lösungen bei MIR nicht funktionieren. Vlt wegen des Altersunterschieds der Software (die Einträge sind teilweise von 2015,…)
Ich möchte eine intelligente Gruppe von Dokumenten erstellen, die noch keine Verschlagwortung haben. Klingt für die Spezialisten bestimmt simpel, ich bekomme es nicht hin.

Ich nummeriere mal meine Abschnitte, damit antworten präziser möglich ist.

  1. Mit “Schlagwörter ist” und dann Bedingungen einfach leer lassen geht es nicht, da ich den Dateien keine Schlagwörter hinzufügen kann - wobei sich mir das auch noch nicht erschließt, Anhänge die ich aus einer zb iMessage-Nachricht in DT gezogen habe, kann ich verschlagworten, aber Dateien die ich vom Finder in DT verschiebe, kann ich nicht verschlagworten. - NACHTRAG: das konnte ich vor dem Umstieg von der Trial zur Standard.

  2. Mit Tags komme ich nicht weiter, da ich den Dateien keine Tags hinzufügen kann (Dokumente liegen nur in der DB, nicht im Finder, daher kann ich sie auch nicht über den Finder taggen; wobei ich natürlich den Ort ausfindig machen kann wo die Datei im Finder wirklich liegt, aber dort zu vertaggen nutzt auch nichts, da diese Tags im DT nicht angezeigt werden.

  3. in DT zu taggen oder zu verschlagworten geht nicht, ist gesperrt - ich kann Autor, Kommentar, etc. alles nicht ändern oder hinzufügen. Ich nehme mal an, das ist eine Limitierung der Standard-Lizenz und fällt unter “custom metadata” ? Das wäre dann das k.o.-Kriterium für meine weitere Verwendung von dt…

danke für eure Hilfe!

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Sind die Dateien, die du versuchst zu verschlagworten gesperrt - also ist das kleine Schlosssymbol (z.B. unter ⌃1) grau ausgefüllt? Wenn nicht gesperrt, was für einen Dateityp versuchst du zu verschlagworten? Und meinen wir mit verschlagworten dasselbe, nämlich unter ⌃P das was bei mir als Keywords (unter Autor, Titel, Kommentar, Betreff aufgeführt) bezeichnet ist?

Wie versuchst du zu taggen? Denn Tags kann ich sogar bei gesperrten Dokumenten vergeben.

Weder die Verschlagwortung noch das Tagging sind m.W. in der Standardversion limitiert.

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Sind die Dateien, die du versuchst zu verschlagworten gesperrt - also ist das kleine Schlosssymbol (z.B. unter ⌃1) grau ausgefüllt?

nein, das Schloss ist nicht grau

Wenn nicht gesperrt, was für einen Dateityp versuchst du zu verschlagworten?

alles mögliche, txt, jpg, pdf

Und meinen wir mit verschlagworten dasselbe, nämlich unter ⌃P das was bei mir als Keywords (unter Autor, Titel, Kommentar, Betreff aufgeführt) bezeichnet ist?

ja

Wie versuchst du zu taggen? Denn Tags kann ich sogar bei gesperrten Dokumenten vergeben.

ich habs im Finder - also in DT Rechtsklick auf die Datei, im Finder anzeigen - probiert, da kann ich taggen, aber DT zeigt dieses Tag nicht an.
unter ^p könnte ich taggen (das hab ich falsch geschrieben unter Punkt 3 - taggen ginge, verschlagworten geht nur nicht), nur funktioniert meine Regeldefiniton nicht, d.h. ich schaffe es nicht, diese so zu definieren, dass sie mir alles ungetaggte zusammenfasst.

Weder die Verschlagwortung noch das Tagging sind m.W. in der Standardversion limitiert.

ok, dann ist die Metadatengeschichte der Pro-Version wohl was anderes (wenns denn so ist). Ich könnte das an einem bislang un-ge-devonthinkten Mac ausprobieren…

vlt noch mal ganz kurz, Ursachenfindung ist mir da nicht ganz so wichtig. Also warum zb Verschlagwortung nicht geht. Mit Tags kann ich auch arbeiten, aber dann bräuchte ich Hilfe beim Bau einer Regel die mir Dokumente “mit ohne Tags” gruppiert. Vielleicht gibt es ja einen Ausdruck für die Bedingung, den ich eintragen muss, sowas wie " Tag ist nicht * " (symbolisch ausgedrückt).

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Screenshot 2022-01-05 at 12.55.25
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Sind diese Dateien indiziert oder importiert? Denn ich kann importierte Dateien (also solche, die nur in der Datenbank liegen) verschlagworten, indizierte (also solche, die nur in der Datenbank gespiegelt sind) nicht.

Im Zweifel: hat die Datei unter ⌃1 einen gültigen Pfad (also ~/lalalala) oder einen “lokalen” (./lalalala)

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ach Gottchen, “ITEM” … auf das wäre ich nicht gekommen… ok, das braucht noch Feinarbeit, das listet mir nämlich alle Gruppen etc auch auf, aber das bekomm ich schon hin. Gibt sicher Filter für “ist Datei” oder so…

DANKE VIELMALS, das hilft mir schon seeehr viel weiter :slight_smile: !!

PS: warum auch immer hier “Okkultismus” drin stand… ich habs ausgebessert… :wink:

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genau, die Regel ist ausbaufähig, d.h. durch Kind is Document z.B.

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importiert. Ich arbeite NUR mir Import. Fliegt ausnahmslos alles in die DB :slight_smile:

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“Art ist beliebiges Dokument” scheint zu passen. Gruppen etc sind rausgeflogen… scheint zu passen!

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Super. Warum dir die Verschlagwortung nicht möglich ist, kann ich leider nicht beantworten.

Ergänzend: reine Textdateien kann ich auch nicht verschlagworten, genau so wenig Lesezeichen (weil vom Dateityp nicht vorgesehen). PDF und JPEG, z.B. geht.

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ist übrigens ein ganz eigenständiger Bereich, definiert über die Einstellungen, hinterlegt unter ⌃2, bearbeitbar per Script etc.; das ist nicht dasselbe wie die Metadaten wie Verschlagwortung, die m.W. grundsätzlich vom Dateityp vorgesehen/vorgegeben sind (weswegen du die Informationen z.B. auch im Inspector in Preview findest).

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Das hängt vom Dokument selbst ab, d.h. es handelt sich hier um Eigenschaften des Dokumentes, die nicht von allen Typen unterstützt werden. Eine Bearbeitung ist aktuell nur bei RTF(D), PDF und Bildern möglich, sofern die Vorschau des Dokumentes sichtbar ist. PDF- und RTF-Eigenschaften können z.B. auch mit Preview und TextEdit bearbeitet werden.

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Bei Text → naja, da behelfe ich mir mit Tags, bzw kann ich sicherlich damit behelfen, dass DT ja auch den gesuchten Text im Dokument findet.

Bei Lesezeichen hingegen wird das jetzt unglücklich, denn da wollte ich sehr viel machen. Meine bessere Hälfte will sich eine Datenbank für Häkelanleitungen bauen, und das sind alles HTML-Links… aber da finden wir einen Weg, ich denke es wird eh besser sein, die Anleitungen in PDF zu exportieren und damit zu speichern, dann sind sie physikalisch auch da. Bei Webseiten kanns ja jederzeit passieren dass was entfernt wird…

Ok, also soweit scheint es mir, als ob ich damit (weitestgehend) Ordnung schaffen kann in der Spiel-DB.

Vlt noch eines: weißt du, ob (und ggf wie) man den Text-Inhalt einer RAW-Datei (das sind Metadaten) auslesen kann, ohne (oder zur Not auch mit) das (dem) textbasierte(n) exif-tool…?
Im Grunde genommen müsste das Tool nur schauen, ob ein bestimmter Begriff drin vorkommt, und mir das Resultat übergibt, der Rest ist dann einfach.
Ich weiß, das ist sicher nicht Hauptaufgabe von DT, aber vielleicht kennt sich damit jemand aus und weiß, wie man sowas automatisieren kann. Vlt hat ja jemand schon versucht, DT auf ein Skript loszulassen, das meinetwegen auch mit exif etwas ausliest… Oder vielleicht ist jemand dabei, der weiß, wie man hazel dazu gebrauchen kann - es gibt ja hier auch fähige Hazelnutzer. Im hazelforum selbst hat noch niemand was dazu gefunden bzw geantwortet. Verzeihung wenn das bisschen offtopic geht und sogar Support für andere Software wäre, aber ich würde es am liebsten im DT realisieren, im besten Fall hat ja jemand schon sowas in der Art versucht :wink:

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oh, hilfreiche Info - danke!
Ja, das ist auch so eine Sache, ich missbrauche DT auch (ich hab bereits über 20 DB’s für alles mögliche :slight_smile: ) zur Organisation größerer Foto-Bestände.
Die sollen künftig mit Tags etc “vermehrwertet” werden. Da sind etwa die Hälfte RAW-Dateien, häufig sehe ich den Inhalt, häufig nicht. Im letzteren Fall aktiviere ich dann nochmals das Erstellen der Vorschaubilder, der Fortschrittsbalken macht dann was, und zu etwa 50% sehe ich anschließend auch Vorschaubilder. Wäre natürlich ideal, wenn das 100% wären, aber der Haupteinsatz von DT ist nicht unbedingt das Foto-Archiv. Kam halt durch “RAW reinkopieren in DT, wird dargestellt, super, funktioniert, dann kommt alles rein”. Und schwups, werden nicht alle gleich dargestellt… hm.
Vielleicht kannst du deinen Hinweis ergänzen, wie es grundsätzlich um die Behandlung von RAWs steht. Mir wurde schon geantwortet, dass DT nicht primär für Fotos (respektive dieser Art von Dateien) ausgelegt ist, das war mir auch von vornherein klar. Ist halt ein Test, und wenn ich zu 80% damit durchkomme, ist das ok. Wenns mir nicht alle Bilder im Thumb anzeigt, ist das auch kein Drama. Zigtausende Dubletten hat es mir dankenswerterweise schon entfernt, insofern - große Unterstützung! Das schaffen nicht mal Dubletten-Finder die dafür ausgelegt wären… :smiley:

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DEVONthink selbst beinhaltet keine spezielle Unterstützung für RAW-Formate. Diejenigen Bilder, die auch von macOS dargestellt werden können (z.B. per Quick Look oder in Vorschau.app), sollten aber auch in DEVONthink funktionieren.

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das ist ja das kuriose. Vorschau zeigt alles an, DT nur etwa die Hälfte aller Bestände.
Vlt bin ich da aber auch zu ungeduldig, was das Erstellen der Vorschau angeht. Angeklickt zeigt DT eh alles an, mir fehlen ja “nur” die Thumbs, teilweise…

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Eventuell werden die Vorschaubilder noch erstellt. Wird denn ein Vorgang in Fenster > Aktivität angezeigt?

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nö, da ist alles fertig.
Aber da ist auch nicht alles einheitlich, sehe ich gerade. Bei einigen RAWs tut das manuellen Erstellen sofort etwas, bei anderen Gruppen nicht…
Also eine Gruppe mit 350 RAW Fotos hab ich grad “vervorschauerstellen” lassen, war in 10 Sekunden durch und alles wird in der Vorschau dargestellt.
Bei anderen gehts nicht… eigenartig, da muss es Unterschiede geben… :thinking:

Aber ich lass mal welche durchlaufen, momentan tuts jedenfalls was…

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Ist denn der Dateityp identisch?

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ja, sind alle .ARW (Sony RAW-Format)
also heute ist mein Mac fleißig, auf Kommando legt mir jetzt brav die Vorschaubilder an…
Kann ich das automatisieren :slight_smile: ? Bei mehreren hunderttausend Fotos in zig Gruppen würde das etwas viel Geklicksel :slight_smile:

In den Einstellungen - Dateien - Vorschaubilder habe ich alles angeklickt :wink: