Hallo Zusammen,
die vielen positiven Rezessionen im Netz und das erscheinen der Version 3 möchte ich nutzen, um meine PDF Sammlung, welche ich aktuell im Finder pflege, zu DT umzuziehen.
Leider fehlen mir (trotz kauf & lesen des deutschsprachigen Arbeitsbuchs) ein paar grundsätzliche Herangehensweisen. Es wäre super, wenn mir ein erfahrener Nutzer helfen könnte. Der Sync zwischen iOS und Mac läuft, aber mit dem Dokumentenhandling habe ich Probleme.
Mein Ziel: Ich möchte alle Rechnungen in Devonthink archivieren um diese schnell und einfach für meine Steuererklärung exportieren zu können. Auch alle weiteren Dokumente (wie z.B. Versicherungsunterlagen) möchte ich findbar hinterlegen. Am Ende sollte am besten so eine Suche möglich sein: “Gebe mir alle Rechnungen aus dem Jahr XY, wo Steuer = ja”
Mein aktueller Workflow:
Scanner Pro von Readdle -> Nextcloud.
PDF Archiver (Mac App) -> Tagging & Sortierung in einen Jahresordner.
Ziel wäre:
Import direkt in Devonthink (DT auf iOS, oder Scanner Pro über Ordner).
Automatischer Import in die Inbox von Devonthink.
Automatische Erkennung um was für ein Dokument es sich handelt (z.B. Amazon Rechnung).
Unter iOS ist es möglich, Scans von Scanner Pro direkt an DEVONthink To Go zu schicken, sofern installiert.
Hier wird es schon schwieriger, d.h. es gibt keine integrierte Rechnungserkennung. Aber eventuell kämen auch intelligente Regeln mit passenden Bedingungen in Frage.
Auch dies könnten intelligente Regeln erledigen.
Aber manuelle Schritte sind in intelligenten Regeln nicht machbar. Ebenso…
Intelligente Regeln können aber z.B. Rechnungsbetrag und -datum erkennen und diese Informationen in benutzerdefinierten Daten verwenden.
Nur per AppleScript ließe sich der Workflow komplett wie gewünscht implementieren, abgesehen von der Absendererkennung.
Vielen Dank für die schnelle Antwort. Leider habe ich zwar die Anforderung nach einer “Rechnungsdatum erkennung” mehrmals gefunden, aber nirgends eine konkrete Lösung, wie man das umsetzen könnte. Bin ich blind, oder wurde die noch nirgends gepostet?
Das sogenannte Dokumentendatum lässt sich bisher nur in intelligenten Regeln und per AppleScript verwenden. Auf den Screenshots sieht man zwei Beispiele:
Danke! Leider bin ich noch nicht weiter gekommen. Ich befürchte dass ich mich gerade noch total dumm anstelle, oder ich erwarte gerade einfach zu viel von der Software.
Mein Usecase ist:
Möglichst viel Automatik in der Dokumentenerkennung. D.h.
Das Rechnungsdatum sollte erkannt und hinterlegt werden.
Ich würde jetzt davon ausgehen dass ich irgendeine smarte Regel beim Import in die Inbox laufen lassen muss. Aber welche? Kann ich DT irgendwie beibringen auf welches Feld er achten muss? Amazon Rechnungen schauen ja meistens gleich aus, versteht DT irgendwann wo das Rechnungsdatum steht? Wo finde ich eine SmartRule für die Datumserkennung, welche dann in ein Feld übernommen werden kann?
Das Dokument so nennen, dass es auch im Finder gefunden werden kann:
Gibt es irgendwie die Möglichkeit, den Firmennamen z.B. per Maus zu markieren und dann wird dieser direkt in ein Custom-Feld “Firma” übernommen? Dieses Feld könnte ich ja dann automatisch beim sortieren in eine Gruppe im Namen ergänzen lassen.
DEVONthink durchsucht den Text automatisch nach einem Datum, das Layout spielt keine Rolle. Was genau wollen Sie denn mit dem Datum machen bzw. wohin wollen Sie es übernehmen?
Das wäre ja perfekt. Wo kann man diese Funktion aktivieren und in welches Feld schreibt diese?
Dann müsste ich ja nur noch den Firmennamen manuell ergänzen und könnte das Dokument beim einsortieren in die Gruppe so bennen lassen: “Gruppenname, Firma, Datum”.
Vielen dank!
Die Funktion muss nicht aktiviert werden. Wenn Sie vor dem Verschieben das Dokument umbenennen in den Firmennamen, so würde dies folgende Regel erledigen:
Vermutlich müssten aber noch der Suchbereich (s. Suchen In) eingeschränkt oder weitere Bedingungen hinzugefügt werden, damit das nicht bei jedem Verschieben passiert.
Die auf dem Bildschirmfoto sichtbaren Platzhalter der “Name ändern”-Aktion lassen sich mit Hilfe des Kontextmenüs in das Feld einfügen.
Ich benötige einen einfachen Weg z.B. alle Rechnung der Firma XY zu finden, um diesen dem Steuerberater zu senden. Aktuell muss ich bei jeder Rechnung die Firma in das Custom-Feld neu eintragen, weil DevonThink nicht erkennt, dass es sich wieder um die gleiche Firma handelt und das Custom-Feld “Firma” nicht automatisch ausgefüllt wird. Sollte das eigentlich passieren?
Pikant dabei: Bis auf den Datum und die Rechnungsnummer sieht die Rechnung 100% gleich aus zu einer bereits vollständig gepflegten und aus dem Eingang verschobenen Rechnung.
Rückfrage: Soll eine bestimmte Anzahl an Firmennamen/Absendern erkannt werden? Oder jede x-beliebige Firma? Wenn letzteres: Woran soll DEVONthink diese erkennen?
Mir geht es nicht darum, dass Devonthink das automatisch erkennt. Super wäre: Nachdem mehrere Rechnungen mit dieser Firma markiert wurde und alle weiteren Rechnunge 95% gleich aussehen, dann wäre es super, wenn Devonthink den Rest automatisiert und zukünftig das Custom-Field automatisch auf diese Firma setzt.
Ich erstelle hierfür in der Regel eine Smart Rule, die auf möglichst einmalige Anteile des Dokuments hin ausgelöst wird - z.B. „Ziegelstein Kaffee - Hart aber Herzlich“ und „IBAN DE17 1234 5678 9012 34“ und „wir lieben unsere Kunden“; als Aktion dann der Eintrag „Ziegelstein Kaffee“ im entsprechenden Custom-Feld. Automatisiert von Haus aus - d.h. ohne Smart Rule - geht das nicht.
Grundsätzlich gibt es da aus meiner Sicht zwei Fallstricke:
man muss für jeden Absender eine eigene Regel bauen
wenn es sich bei den Originalen um PDFs ohne Textebene handelt, ist die Erkennung von den Fähigkeiten des OCR abhängig. Mit anderen Worten, eine lange Zeichenkette wie im Beispiel wird uU nicht erkannt.
Vielleicht ist die IBAN ein gutes Merkmal, um Absender zu identifizieren – das sind relativ wenige Zeichen, die immer in einer Zeile aufeinander folgen. Jedenfalls habe ich mir nur sehr wenige Regeln gebaut, für die Telekom und Kontoauszüge. Alles andere benenne ich manuell um. Geschmackssache.
Die IBAN ist relativ zuverlässig, erkennt die OCR doch die Ziffern mit hoher Genauigkeit. Ich habe für diejenigen Dokumente, die ich mindestens monatlich erhalte, Regeln. Alles andere benenne ich händisch um (und ab und an lege ich dabei dann doch noch eine Regel an ) Ähnlich wie die Datenbanken an sich, habe ich die Regeln über Zeit nach und nach ergänzt und ertüchtigt. So werden eben diese Standarddokumente benannt, datiert und in den richtigen Ordner verschoben; zum Schluss wird dann noch eine System Notification angezeigt, die den Dokumentennamen, das Datum und den Ordner enthält.
Geschmacksache - und eben das Tolle an DT3 - jeder kann seinen ganz eigenen persönlichen Weg nach Rom festlegen.
Vorab: Wenn die Informationen, die Sie an Ihren Steuerberater schicken, sehr wichtig sind, birgt die Automatisierung natürlich ein Risiko. Genauso wie die automatische Übersetzung von Text, denn ich bin sicher, dass es untenstehende Übersetzungsfehler gibt
Ich bin mir nicht sicher, ob die Antworten von @blanc und @chrillek bereits ausreichend waren, aber vielleicht finden Sie weitere Antworten auf Ihre Frage im Handbuch auf Seite 188 und Seite 263:
Die Idee mit Smart Rules ist:
einen Suchbereich festlegen (welche Dokumente gelten)
einen Ereignisauslöser setzen (wann soll die Regel laufen)
eine Aktion festlegen (was soll sie bewirken)
Ich bin mir nicht sicher, was die deutsche Übersetzung dieser Ereignisse und Aktionen ist, aber Sie sollten sie vielleicht verwenden:
Kriterien: Inhalt enthält (dies durchsucht die OCR-Ebene des Textes)
Ereignis: auf Abruf
Aktion: Setzen Sie das ‘Tag’, oder in Ihren benutzerdefinierten Metadaten
Sie können den auf Abruf-Auslöser in etwas anderes ändern, aber es ist einfacher, ihn während des Tests zunächst auf Abruf zu setzen.
Also als Beispiel:
Name: DEVONTechnologies Rechnung
Suchen in: Posteingang
Alle - der folgenden Punkte sind wahr Inhalt - enthält - DEVONtechnologies Inhalt - enthält - Rechnung
Führen Sie die folgenden Aktionen durch - auf Abruf
) Ähnlich wie die Datenbanken an sich, habe ich die Regeln über Zeit nach und nach ergänzt und ertüchtigt. So werden eben diese Standarddokumente benannt, datiert und in den richtigen Ordner verschoben; zum Schluss wird dann noch eine System Notification angezeigt, die den Dokumentennamen, das Datum und den Ordner enthält.
