Mit der persönlichen Korrespondenz zu DT3 Pro umziehen

Hallo Zusammen,
die vielen positiven Rezessionen im Netz und das erscheinen der Version 3 möchte ich nutzen, um meine PDF Sammlung, welche ich aktuell im Finder pflege, zu DT umzuziehen.

Leider fehlen mir (trotz kauf & lesen des deutschsprachigen Arbeitsbuchs) ein paar grundsätzliche Herangehensweisen. Es wäre super, wenn mir ein erfahrener Nutzer helfen könnte. Der Sync zwischen iOS und Mac läuft, aber mit dem Dokumentenhandling habe ich Probleme.

Mein Ziel: Ich möchte alle Rechnungen in Devonthink archivieren um diese schnell und einfach für meine Steuererklärung exportieren zu können. Auch alle weiteren Dokumente (wie z.B. Versicherungsunterlagen) möchte ich findbar hinterlegen. Am Ende sollte am besten so eine Suche möglich sein: “Gebe mir alle Rechnungen aus dem Jahr XY, wo Steuer = ja”

Mein aktueller Workflow:

  1. Scanner Pro von Readdle -> Nextcloud.
  2. PDF Archiver (Mac App) -> Tagging & Sortierung in einen Jahresordner.

Ziel wäre:

  1. Import direkt in Devonthink (DT auf iOS, oder Scanner Pro über Ordner).
  2. Automatischer Import in die Inbox von Devonthink.
  3. Automatische Erkennung um was für ein Dokument es sich handelt (z.B. Amazon Rechnung).
  4. Automatisches Tagging: $Rechnung, $Rechnungsdatum (aus OCR), $Absender (Aus OCR), $Jahr
  5. Automatische Verschiebung in die Gruppe “Rechnungen”
  6. Irgendwo ein manueller Prozessschritt, wo ich manuell eintragen kann : Steuer ja oder nein. z.B. durch ein Tag.
  7. Möglichkeit zu suchen nach “Alle Rechnungen aus dem Jahr XY, wo Steuer = ja”.

Ist es möglich so einen Workflow in Devonthink abzuarbeiten?

Herzlichen Dank!
Johannes

Unter iOS ist es möglich, Scans von Scanner Pro direkt an DEVONthink To Go zu schicken, sofern installiert.

Hier wird es schon schwieriger, d.h. es gibt keine integrierte Rechnungserkennung. Aber eventuell kämen auch intelligente Regeln mit passenden Bedingungen in Frage.

Auch dies könnten intelligente Regeln erledigen.

Aber manuelle Schritte sind in intelligenten Regeln nicht machbar. Ebenso…

Intelligente Regeln können aber z.B. Rechnungsbetrag und -datum erkennen und diese Informationen in benutzerdefinierten Daten verwenden.

Nur per AppleScript ließe sich der Workflow komplett wie gewünscht implementieren, abgesehen von der Absendererkennung.

Vielen Dank für die schnelle Antwort. Leider habe ich zwar die Anforderung nach einer “Rechnungsdatum erkennung” mehrmals gefunden, aber nirgends eine konkrete Lösung, wie man das umsetzen könnte. Bin ich blind, oder wurde die noch nirgends gepostet? :frowning:

Das sogenannte Dokumentendatum lässt sich bisher nur in intelligenten Regeln und per AppleScript verwenden. Auf den Screenshots sieht man zwei Beispiele:

Die Platzhalter, die bei der “Name ändern”-Aktion sichtbar sind, lassen sich über das Kontextmenü einfügen.

Danke! Leider bin ich noch nicht weiter gekommen. Ich befürchte dass ich mich gerade noch total dumm anstelle, oder ich erwarte gerade einfach zu viel von der Software. :confused:

Mein Usecase ist:

  • Möglichst viel Automatik in der Dokumentenerkennung. D.h.
  • Das Rechnungsdatum sollte erkannt und hinterlegt werden.

    • Ich würde jetzt davon ausgehen dass ich irgendeine smarte Regel beim Import in die Inbox laufen lassen muss. Aber welche? Kann ich DT irgendwie beibringen auf welches Feld er achten muss? Amazon Rechnungen schauen ja meistens gleich aus, versteht DT irgendwann wo das Rechnungsdatum steht? Wo finde ich eine SmartRule für die Datumserkennung, welche dann in ein Feld übernommen werden kann?
  • Das Dokument so nennen, dass es auch im Finder gefunden werden kann:

    • Gibt es irgendwie die Möglichkeit, den Firmennamen z.B. per Maus zu markieren und dann wird dieser direkt in ein Custom-Feld “Firma” übernommen? Dieses Feld könnte ich ja dann automatisch beim sortieren in eine Gruppe im Namen ergänzen lassen.

Herzlichen Dank!
Johannes

DEVONthink durchsucht den Text automatisch nach einem Datum, das Layout spielt keine Rolle. Was genau wollen Sie denn mit dem Datum machen bzw. wohin wollen Sie es übernehmen?

Das wäre ja perfekt. Wo kann man diese Funktion aktivieren und in welches Feld schreibt diese?

Dann müsste ich ja nur noch den Firmennamen manuell ergänzen und könnte das Dokument beim einsortieren in die Gruppe so bennen lassen: “Gruppenname, Firma, Datum”.
Vielen dank! :slight_smile:

Die Funktion muss nicht aktiviert werden. Wenn Sie vor dem Verschieben das Dokument umbenennen in den Firmennamen, so würde dies folgende Regel erledigen:

Vermutlich müssten aber noch der Suchbereich (s. Suchen In) eingeschränkt oder weitere Bedingungen hinzugefügt werden, damit das nicht bei jedem Verschieben passiert.

Die auf dem Bildschirmfoto sichtbaren Platzhalter der “Name ändern”-Aktion lassen sich mit Hilfe des Kontextmenüs in das Feld einfügen.

Vielen Dank für die super Tipps und die Geduld! Ich glaube ich bin jetzt ein wenig mehr durchgestiegen.
Wow ist die Software mächtig. Macht Spaß!